Організація роботи архіву БТІ
Архів бюро технічної інвентаризації призначається для зберігання обліково-технічної, оціночної і правовстановлюючої документації або копій з неї на об'єкти житлового фонду та інші об'єкти, облік яких ведеться БТІ. Архіви БТІ відносяться до державного архівного фонду Укаїни і є федеральною власністю, що знаходиться в користуванні суб'єктів Укаїни. Відчуження архівів не допускається. Нормативною основою діяльності архіву БТІ є: «Інструкція про порядок зберігання та користування архівом Бюро технічної інвентаризації» затверджена наказом Міністерства Комунального господарства РРФСР від 12.01.71г. № 13, «Інструкція про проведення обліку житлового фонду в Укаїни», затверджена наказом Міністерства Укаїни по земельній політиці, будівництва та житлово-комунального господарства від 04.08.98г. №37.
Посадові обов'язки працівника архіву БТІ:
- забезпечує збереження і комплектування в установленому порядку інвентаризаційної-технічної та правовстановлюючої документації;
- веде облік і відповідну реєстрацію наявної і надходить в архів документації;
- видає з сховища персоналу БТІ документи та здійснює контроль за поверненням справ у встановлені терміни;
- готує за вказівкою керівництва БТІ інформацію про склад, стан, вартості та приналежності основних фондів ЖКГ;
- підновляє які прийшли у старіння інвентарні справи;
- виконує інші роботи за вказівкою керівництва.
Види і різновиди документів, що зберігаються в архівах БТІ
Одиницею зберігання є:
інвентарна справа на домоволодіння, що складається з одного або декількох основних будівель, розташованих на окремій земельній ділянці; окрема основна будівля, межі земельної ділянки якого не відокремлені: інвентарні справи на інші об'єкти, облік яких ведеться БТІ.
Постійному зберіганню в архіві підлягають:
- схематичні плани міст, інших поселень:
- інвентарні справи на домоволодіння, основні здания,
- інвентарні справи на об'єкти, облік яких ведеться БТІ;
- інвентарні книги;
- реєстрові книги:
- алфавітні картки власників будинків, житлових приміщенні (квартир);
- статистичні картки на домоволодіння, основні здания,
- статистичні звіти про житловий фонд;
- книги обліку інвентарних справ, переданих на зберігання до державних
архіви;
- інші документи, які стосуються діяльності бюро технічної інвентаризації.
Матеріали інвентаризації на будівлю (інвентарна справа, статистична картка на будівлю), алфавітна картка на власника, погашення через припинення права власності на земельну ділянку при його викупі (вилучення) для державних і муніципальних потреб, знесення, пожежі або іншого стихійного лиха, зберігаються в архіві 3 року. Після закінчення цього терміну, що обчислюється з моменту відшкодування вартості домоволодіння (будинку), основні показники інвентарного справи записуються в книгу обліку справ, переданих на зберігання до державних архівів.
Терміни зберігання документів встановлено інструкціями: «Інструкція про порядок зберігання та користування архівом Бюро технічної інвентаризації» затверджена наказом Міністерства Комунального господарства РРФСР від 12.01.71г. № 13 і «Інструкція про проведення обліку житлового фонду в Укаїни», затверджена наказом Міністерства Укаїни по земельній політиці, будівництва та житлово-комунального господарства від 04.08.98г. №37.
Що зберігаються в архіві матеріали оформлені в установленому порядку, укладені в тверді папки, зшиті і пронумеровані. Плани великих форматів сброшюровивани і зберігаються окремо. На кожному з них проставляється інвентарний номер того справи, до якого вони належать. Металеве скріплення документів не допускається.
Інвентарна справа на домоволодіння поділяється на три групи документів. До першої групи належать матеріали, складені в результаті останньої інвентаризації, розташувавши їх в справі в такій послідовності:
- технічний паспорт на домоволодіння (будинок):
- план земельної ділянки;
- поверховий план будівлі;
- експлікація до поверхового плану.
До другої групи належать всі правовстановлюючі документи або копії з них, окремо зброшуровані в хронологічному порядку, в міру надходження їх в БТІ.
До третьої групи - абрису, журнали підрахунку площ, технічні документи, складені в результаті попередніх обстежень (інвентаризацій), розташовані у зазначеній вище послідовності.
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться щорічно із зазначенням терміну зберігання. У нашому БТІ номенклатурою справ підприємства займається секретаріат. Номенклатура справ на технічний архів БТІ не складається.
Організація роботи і зберігання документів в архіві БТІ
Крім інвентаризаційних справ, що зберігаються в архіві БТІ, підлягають зберіганню схематичні плани міст, селищ, окремо зброшуровані матеріали обліку об'єктів. Інвентарні книги, алфавітні картки, статистичні картки, книги обліку знищених інвентарних справ.
Статистичні картки складаються виконавцем робіт на кожне враховане основна споруда і разом з інвентарним справою здаються в архів.
По кожному населеному пункту картки зберігаються в окремих ящиках з розташуванням їх по фондам приналежності і в алфавітному порядку найменування вулиць, провулків і т.д.
Матеріали технічних інвентаризацій підшиваються виконавцем в тверду скоринку. Матеріали підписуються бригадиром і начальником, здаються техніку архіву БТІ, який записує у відповідних графах дані про нього в інвентарні книги. Номер в інвентарній книзі відповідає номеру на інвентарній справі.
Зберігання інвентарних документів проводиться вертикально в папках-блоках. Матеріали, що зберігаються в архіві, видаються наступному колу осіб:
- за заявкою бригадира із посиланням на прийнятий до виробництва замовлення;
- по пред'явленню виконавцем заявки з резолюцією керівника;
- за усною вказівкою керівництва БТІ;
- головному інженерові на прийом відвідувачів.