Організація служб діловодства
Організація служб діловодства.
1. Організаційна побудова служби діловодства.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана.
При централізованій формі організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі або у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодних операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формеопераціі виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
знизити вартість діловодних операцій;
поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;
забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;
забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.
У сучасних умовах повністю централізувати діловодної обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.
У невеликих установах, які мають спільних відділів, відділів діловодства, діловодної обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділу відбивається в спеціально розробляється положенні (див. Прилож. 1.1).
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів в організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи (див. Прилож. 1.2).
2. Поділ функцій між підрозділами діловодства та виконавцями
Основою організації праці діловодного персоналу є глибоке і чітке розділення функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах - положеннях про діловодних підрозділах і посадових інструкціях їх працівників.
Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу спільно, з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами або керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.
Положення про відділ або його структурному підрозділі включає наступні розділи:
основні функції і завдання;
обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);
Положення повинно містити чіткі формулювання, які не допускають розбіжностей в питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підпорядкований і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути узгоджені з цими підрозділами.
При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності - скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату управління та його діловодної служби.
Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова інструкція, яка визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної роботи (див. Прилож. 1.3).
Інструкція складається з наступних розділів.
Загальна часть.Устанавліваются основні завдання працівника (наприклад, осн9вная завдання діловода - реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто ким призначається і звільняється з посади цей працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи, повинен знати. повинен вміти.), особа, якому безпосередньо підпорядкований працівник, основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
Обов'язки работніка.Указиваются обов'язки, пов'язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою і видачею інформації, які передбачають обов'язкове використання певних форм і методів роботи (наприклад, періодичний контроль за формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів і т.д.), що вимагають дотримання термінів виконання конкретних дій, що визначають порядок виконання доручень, етичні норми, яких необхідно дотримуватися в колективі. Іноді в цьому розділі описуються елементи технології виконуваних робіт.
Права работніка.Определяются права працівника з реалізації доручених йому функцій.
Взаємовідносини (зв'язки за посадою). Вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т.д.
Оцінка работи.Перечісляются критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т.д. Основними критеріями є якість роботи і своєчасність її виконання.
Посадову інструкцію підписує начальник відділу діловодства і стверджує керівник або заступник, який курує відділ діловодства.
3. Організація роботи секретаря-референта
Головна фігура діловодного процесу - секретар-референт. Його найважливіше завдання, яке реалізується при виконанні багатьох функцій, - надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу.
Наявність посадової інструкції - найважливіша передумова раціональної організації секретарської діяльності. Розглянемо особливості посадової інструкції секретаря-референта (див. Прилож. 1.4).
У розділі «Загальні положення» повинен бути суворо обмежений коло осіб, яким безпосередньо підпорядкований секретар. Оптимальне рішення - безпосереднє підпорядкування секретаря-референта одній особі. Повинен бути наведений максимально повний перелік інструктивно-методичних документів, якими керується секретар-референт у своїй діяльності, довідкових та інших посібників.
Слід визначити вимоги не тільки до професійної грамотності секретаря-референта, а й до його професійному вмінню (наприклад, друкувати, оформляти документи, користуватися розмножувальною технікою, володіти комп'ютером і т.д.).
З вичерпною повнотою повинні бути визначені обов'язки секретаря по кожній з виконуваних ним функцій (діловодство, машинопис, зв'язок, прийом відвідувачів, обслуговування керівника і т.д.). При перерахуванні обов'язків, які повинні викладатися ясно, чітко і недвозначно, доцільно вказувати дії, що випливають з тих чи інших умов або результатів виконання встановлених обов'язків.
У розділі «Відповідальність секретаря-референта» слід вказати відповідальність, яку несе секретар за неповне або неправильне виконання своїх обов'язків, за неправильне використання або невикористання своїх прав. При цьому слід мати на увазі, що в апараті управління не буває робіт, за виконання яких ніхто не несе відповідальність.
Організація прийому відвідувачів - одна з найважливіших функцій секретаря. При її виконанні секретар зобов'язаний виявляти тактовність, уміння вступати в контакт з відвідувачами, самостійно вирішувати деякі питання. Слід розрізняти три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні або разові контакти, - це співробітники установи, представники інших організацій, громадяни, яких керівник приймає при вирішенні питань, що відносяться до компетенції очолюваної ним установи.
Організовуючи прийом співробітників, доцільно дотримуватися наступних рекомендацій.
Якщо працівник наполягає на необхідності зустрічі з керівником у не відведених для прийому час, секретар-референт зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище працівника і істота цікавить його питання; в подальшому секретар-референт діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.
Ні в якому разі секретар-референт не повинен направляти прибулих осіб до керівника без попереднього повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар-референт повинен чітко назвати його прізвище, посаду, організацію.
Якщо в заздалегідь призначений для прийому час керівник відсутній з причин, відомим секретаря-референта, то секретар-референт зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримки) і узгодити час наступної зустрічі.
Істотно відмінні від викладених обов'язки секретаря з організації прийому громадян. У більшості випадків він виконує наступні функції:
веде реєстрацію громадян, які хочуть бути прийнятими керівником, при цьому в реєстраційній формі (картці) зазначаються відомості про відвідувача і подані ним документи. Досвідчений секретар-референт може вказати на відсутність документів, необхідних для розгляду справи;
забезпечує порядок в приймальні під час прийому (регулює черговість, підбирає на вимогу керівника необхідні документи, запрошує працівників апарату і т.д.);
при необхідності веде запис бесіди керівника з особою, що прибувають на прийом, робить позначки про хід розгляду справи в картці чи журналі.
При підготовці та проведенні наради функції секретаря-референта можуть бути наступними:
підготовка списку учасників і забезпечення запрошених необхідними матеріалами і письмовим приладдям;
оформлення доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;
реєстрація учасників і доповідь керівнику про кількість учасників, що запізнилися, відсутніх, причини неявки і т.п .;
ведення протоколу або стенограми наради;
підбір матеріалів для керівника;
виконання оперативних доручень керівника, отриманих в ході наради;