Завдання і функції служби діловодства - студопедія
Організація служби діловодства
У будь-якій організації (фірмі) документаційне забезпечення управління покладається на спеціалізоване структурний під-поділ - управління справами, загальний відділ, канцелярію і дру-Гії, які носять узагальнена назва - служба делопроізвод-ства. У невеликих організаціях служба діловодства не з-здается, а вся робота, пов'язана з документами, виконується одним співробітником. Як правило, це секретар організації (фірми).
Незалежно від назви служби діловодства основною метою її діяльно-сті є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Досяг-ня цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:
Ø вдосконалення форм і методів роботи з документами;
Ø забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, застосування інформаційно-пошукових сі-стем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в відомчий архів відповідно до чинних державним-ними нормативно-методичними документами;
Ø скорочення документообігу;
Ø розробка івнедреніе нормативних і методичних докумен-тів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в орга-нізації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства 1 [7].
Цілі і завдання служби діловодства визначають види ра-бот (функції), що виконуються нею:
· Розробка і проектування бланків документів;
· Експедиційна обробка вступників та відправляються доку-ментів;
· Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
· Інформаційно-довідкова робота з документами організації (фірми);
· Організація своєчасного розгляду керівництвом орга-нізації (фірми), що надійшли;
· Підготовка документів, що надійшли до доповіді керівництву ор-ганізації (фірми);
· Контроль за правильністю оформлення документів, представ-ється на підпис керівництву;
· Регулювання ходу виконання документів, контроль за терміну-ми виконання документів;
· Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження;
· Розробка номенклатури справ організації, оформлення і фор-мування справ, забезпечення їх зберігання;
· Організація та ведення діловодства за пропозиціями, за-явищам, скаргами громадян;
· Організація роботи архіву установи (відомчого архіву) відповідно до чинних нормативно-методичними ре-комендації Росархіву Укаїни. 1 [8]
Це найбільш типові діловодних функції, кото-які виконуються практично кожної діловодної служ-бой незалежно від її назви, структури, обсягу документообо-рота і напрямків діяльності організації (фірми).
В окремих випадках до перерахованих функцій можуть добав-ляться додаткові. наприклад, контроль за веденням делопр-ництва в структурних підрозділах (для великих делопр-виробничих служб) і ін. У невеликих організаціях, навпаки, частина функцій може не виконуватися. Наприклад, така функція, як ведення діловодства за пропозиціями, заявами, жа-лобам громадян.