Формування справ і організація їх зберігання в діловодстві - компанія «ІнтерТраст»
Статті та інтерв'ю
Часто доводиться стикатися з такою ситуацією, коли працівники після виконання документів (наприклад, після відправлення листів) складають їх копії в ящик столу, щоб вони були "завжди під рукою". Але документи накопичуються, і через якийсь час відшукати потрібний практично неможливо.
Для організації бажаний такий порядок зберігання документів, при якому оперативно можна було б знайти потрібну інформацію для вирішення того чи іншого питання: адже необхідність повторного звернення до документів часто виникає і після завершення роботи з ними. Тому виконані документи повинні в певному порядку підшиватися в папки (швидкозшивачі, реєстратори), тобто поміщатися в справи.
Порядок формування справ в організації
ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" закріпив офіційне визначення справи.
СПРАВА - це документ або сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.
Правильний розподіл документів у справи дозволяє не тільки швидко знаходити потрібні для роботи документи, а й забезпечує збереження найбільш важливих з них.
Не менше значення має і те, як документи систематизовані або розкладені всередині справ, тобто, як справи сформовані.
ФОРМУВАННЯ СПРАВИ - це групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.
У невеликих організаціях, де за діловодство відповідає, як правило, один працівник (наприклад, секретар керівника), справи формуються централізовано в секретаріаті. У великих організаціях (при децентралізованому веденні діловодства) справи формуються в структурних підрозділах за місцем створення або виконання документів. Важливі внутрішні документи (статути, положення та ін.), Накази, розпорядження, листування керівників завжди формуються в службі документаційного забезпечення управління (секретаріаті, канцелярії).
Як же на практиці відбувається формування справ?
На початку календарного року на кожну справу з перерахованих в номенклатурі справ заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).
Наприклад, якщо в номенклатуру включено 20 справ, то заводиться 20 папок.
При закладі справ в діловодстві обов'язково оформляють обкладинки папок. Це оформлення носить частковий характер. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу при підготовці їх до передачі на зберігання в архів організації.
При частковому оформленні справи на його обкладинку виносяться відомості, які, по-перше, дають можливість швидко визначити, в яку папку слід помістити той чи інший документ. По-друге, після того як справу сформовано, вони вказують на склад документації, що знаходиться в папці, і дозволяють знайти потрібний документ.
На обкладинці поміщають такі відомості:
назва організації повне і / або скорочене, якщо воно офіційно визнано, т. е. зареєстровано державними органами. Наприклад: "Московський державний університет ім. М.В. Ломоносова - МГУ";
індекс справи відповідно до індексу, присвоєним йому в номенклатурі справ, наприклад: "Справа № 03-07", де 03 - це індекс структурного підрозділу (ділянки діяльності), 07 - порядковий номер справи в номенклатурі;
заголовок справи, т. е. короткі відомості про склад і зміст документів, поміщених в справу, - переноситься на обкладинку з номенклатури без змін;
термін зберігання справи, наприклад: "3 роки", "5 років", "зберігати постійно" і ін. (відповідно до номенклатури справ).
Після того як папки заведені і оформлені, починається власне робота по формуванню справ. Вона складається з наступних операцій:
розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах);
розташування документів всередині справ у певній послідовності.
Незважаючи на гадану простоту, всі операції по формуванню справ повинні проводитися за певними правилами. Тільки тоді буде можливий швидкий пошук документів та забезпечення їх збереження.
Порядок розподілу документів по папках-справах
Справа вважається заведеним з моменту появи в папці першого виконаного документа.
Потрібно знати, що норми і правила формування справ містяться в ряді загальнодержавних документів, таких як Державна система документаційного забезпечення управління (схвалено наказом Головархіву СРСР від 25.05.88 № 33), Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (зареєстрована МінюстомУкаіни від 27.01. 06 № 7418), Основні правила роботи архівів організацій (схвалені Росархивом від 06.02.02). Крім того, в конкретних організаціях або установах інструкції з діловодства обов'язково повинні включати розділи по формуванню і зберігання документації. Як відомо, такі інструкції розробляються з урахуванням специфіки організації служб документаційного забезпечення управління та складу документів установи.
Загальні вимоги до формування справ
У діяльності підприємств і організацій створюються і використовуються різноманітні документи, що розрізняються за видами, призначенням, термінами зберігання і т. Д. Їх потрібно правильно розподілити по папках. Тому при формуванні справ, куди входять різні документи, повинні дотримуватися загальні вимоги, сформульовані в Основних правилах роботи архівів організацій. Розглянемо їх докладніше.
Справи, за якими розподіляються документи, повинні точно відповідати номенклатурі справ.
Якщо протягом року з'являються нові документи, не передбачені номенклатурою справ, з них формують самостійну справу. Тема нового справи вносять до номенклатури під резервним номером.
У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають його заголовку.
У справи повинні міститися тільки виконані документи - невиконані забороняється підшивати в папку.
Документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи.
У справу включається по одному примірнику кожного документа.
При цьому забороняється групувати в справи чернетки і дублетні - тобто повторювані - екземпляри документів (за винятком особливо цінних), а також документи, що підлягають поверненню. Оригінали документів відокремлюються від копій.
Додатки та додаткові матеріали, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать. Однак додатки, що мають великий обсяг, групуються в самостійну справу, про що в документі робиться відмітка.
У справу групуються документи одного календарного року. Виняток становлять:
перехідні справи (містять документи з питань, вирішення яких переноситься на наступний календарний рік);
особисті справи (формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації);
справи з документами виборних органів і їх постійних комісій (формуються за період їх скликання);
справи з документами навчальних закладів (формуються за навчальний рік);
справи з документами театрів, котрі характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), і ін.
Будь-яка справа має містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 4 см.
У разі, якщо документів у справі більше, його поділяють на томи, що мають ті ж заголовки. Кількість томів вказується в номенклатурі справ наприкінці року.
Не менше значення має і систематизація документів, т. Е. Їх правильне розташування всередині справи. Від цього також залежить швидкість пошуку необхідної документної інформації.
Документи всередині справи повинні розташовуватися в певному порядку так, щоб за своїм змістом вони послідовно висвітлювали ті чи інші питання. При цьому потрібно мати на увазі, що при формуванні кожної справи важливо визначити, але яким принципом розташовувати документи. Найбільш часто застосовуються такі принципи:
предметно-питальний або логічний;
кореспондентський і географічний.
Розташування в хронологічному порядку передбачає угруповання документів за певний період часу.
Так, в одну папку поміщають звіти або плани за квартал ( "Квартальні звіти підвідомчих підприємств"), в іншу - за рік ( "Річні звіти підвідомчих підприємств").
Він же передбачає розташування документів у хронологічній послідовності, наприклад: вхідні документи - по датах надходження, вихідні - по датах відправлення.
З хронологічним розташуванням документів збігаються предметно-питально і нумераційний принципи.
Предметно-питально порядок передбачає розміщення документів у справі відповідно логічної послідовності вирішення питань. В цьому випадку в справу поміщають документи, присвячені одному питанню, наприклад: "Листування про організацію будівельно-монтажних робіт з реконструкції спортивного комплексу".
При нумераційного принципі виробляють угруповання однорідних документів, які мають у своєму розпорядженні по порядку їх номерів. Наприклад: накази, протоколи і т. Д.
За номінальному принципом в справи групуються документи одного виду (різновиду): акти, довідки і т. Д. Наприклад: "Акти ревізій фінансово-господарської діяльності".
Для угруповання листування часто використовуються кореспондентський і географічний принципи. У цьому випадку за основу приміщення документів у справу беруть конкретного кореспондента, з яким ведеться листування, або його місце розташування. Наприклад: "Листування з ДПІ" Гіпротеатр "або" Листування з вузами Московської області ".
Про способи угруповання документів всередині справ організації, складанні внутрішнього опису документів і про те, які функції виконують лист-замінник і карта-замінник, ви дізнаєтеся з наступного номера журналу.