Зберігання кадрових документів, статті, журнал «кадрове справа»
Документи, що створюються кадровою службою, часто містять персональні дані працівників і мають особливу важливість. Зберігання кадрових документів і формування їх у справи здійснюється відповідно до певної системою.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Реєстрація. щоб отримати доступ до великої бази правових документів
Опис справ постійного, тимчасового зберігання та з особового складу структурного підрозділу організації
Правила зберігання кадрових документів
Читайте по темі в електронному журналі
На практиці роботодавець забезпечує поточне і архівне зберігання кадрових документів на рівні організації, або після закінчення терміну оперативного зберігання передає їх в муніципальний або державний архів. Для зручності зберігання, пошуку і використання кадрові документи систематизуються - формуються в справи ще на стадії діловодства. Поряд зі справами застосовуються інші види систематизації, наприклад, об'єднання документів в журнали (книги) або картотеки.
Поточне зберігання документів в кадровій службі
Система зберігання кадрової документації має на увазі поточний (оперативний) і архівне зберігання. Поточне зберігання справ і окремих документів здійснюється за місцем їх формування і створення, тобто у відділі кадрів, до моменту передачі в архів організації. Справи постійного зберігання передаються в архів не пізніше ніж через три роки після завершення їх виробництва, а справи тимчасового зберігання знаходяться у відділі кадрів до закінчення визначеного законом терміну, після чого підлягають знищенню.
Інструкції з кадрової роботи
Щоб забезпечити збереження важливих документів, у відділі кадрів встановлюється режим безпечного зберігання. Приміщення, в якому зберігаються справи, необхідно обладнати спеціальними замикаються шафами або сейфами. Найцінніші документи і предмети (трудові книжки працівників, бланки організації, печатки і штампи, ключі від шаф з кадровою документацією) повинні знаходитися виключно в сейфах. Місця для прийому відвідувачів відокремлюють від зони зберігання документів, а всі зіпсовані бланки, чернетки і варіанти наказів перед закінченням робочого дня знищуються. Після закінчення кожного діловодного року здійснюється експертиза цінності кадрових документів, після якої вони знищуються або передаються на архівне зберігання.
Архівне зберігання кадрових документів
Документи передаються в архів на підставі результатів експертизи їх цінності. Як правило, в архів організації потрапляє лише мала частина документів, що утворюються в процесі діяльності відділу кадрів: в основному це документи довготривалого (понад 10 років) або постійного зберігання. Також можна зберігати документи в електронному вигляді (термін зберігання при цьому не змінюється).
Порядок зберігання кадрових документів в архіві має на увазі їх передачу у вигляді оригіналів, але при відсутності оригіналу допускається передача завіреної копії. Документи приймаються на зберігання відповідно до затвердженого роботодавцем графіком і розміщуються в умовах, що забезпечують захист від пошкоджень і виключають втрату (в спеціальних шафах або на стелажах, в сейфах і т. Д.).
Видача справ з архіву проводиться під розпис, а вилучення окремих документів зі справи з постійним терміном зберігання допускається тільки у виняткових випадках, на підставі розпорядчого документа керівника організації. Перед вилученням документа необхідно виготовити і запевнити його копію, яка повинна зберігатися у справі разом з актом про вилучення оригіналу.
Зберігання кадрових документів в організації, яка не має свого архіву, може здійснюватися службою кадрів, це не забороняється: в такому випадку для справ, які визначаються на архівне зберігання. необхідно виділити частину приміщення і обладнати її відповідно до вимог безпеки. Обов'язки архіваріуса в цьому випадку перекладаються на секретаря або інша особа, призначена керівником.
Анонси майбутніх номерів