Зберігання кадрових документів
Всі внутрішні документи компанії після закінчення роботи з ними підлягають зберіганню. Особливе значення слід приділяти зберіганню кадрових документів, оскільки від цього можуть залежати вкрай важливі для працівників питання, такі, наприклад, як нарахування пенсійних виплат.
Вимоги до умов зберігання кадрових документів
Кадрові документи, підшиті в справи, необхідно зберігати в спеціально обладнаних приміщеннях з постійним температурним режимом і достатньою кількістю місць зберігання (замикаються шаф, сейфів).
Для роботи з документами в сховище повинні бути створені нормальні умови: приміщення обладнане письмовими столами, стільцями, настільними лампами. Доступ до місць зберігання заборонено захаращувати меблями.
Доступ до сховища можуть мати тільки співробітники відділу кадрів, відповідальні за зберігання документів, і начальник відділу кадрів. Протягом робочого дня ключі від шаф і сейфів знаходяться у співробітника, відповідального за зберігання. Роботу по визначенню термінів зберігання документів, підготовці їх до зберігання та відбору для знищення виконує спеціальна експертна комісія, що призначається керівником. Вона з-остоит з голови і помічників.
Рішення експертної комісії зі зберігання або знищення документів набирають чинності тільки після їх затвердження керівником компанії.
Комплектування архіву кадрових документів
Доцільно прийняти в компанії внутрішню інструкцію щодо організації зберігання документів.
терміни зберігання
У переліку встановлені такі терміни зберігання: один рік, три роки, п'ять років, 10 років, 15 років, 50 років, 75 років, постійно. Тривалість терміну залежить від ступеня значимості документів.
види зберігання
Залежно від терміну зберігання документів розрізняють види зберігання:
Поточне (тимчасове) зберігання означає, що документи виконані, але в певних обставинах вони знову можуть знадобитися для вивчення, уточнення або повторного розгляду.
Наприклад, документи кадрової служби фірми складаються на поточному зберіганні, як правило, протягом двох років.
За документами, для яких цей термін зберігання закінчився, експертна комісія може прийняти рішення про порядок їх подальшого зберігання (до 10 років) у внутрішньому архіві фірми.
Зберігання документів, знятих з поточного обліку, називають архівними.
Наказ МінкультуриУкаіни № 558 кадрові документи по терміну зберігання групує більш конкретно. Це документи:
- з обмеженим терміном зберігання (поточного зберігання);
- постійного зберігання (особові рахунки, картки працівників);
- зберігання до відпадання потреби (наприклад, виконавчі листи працівників);
- зберігання до заміни новими;
- зберігання до запитання (оригінали трудових книжок, дипломів, атестатів, посвідчень та ін.).
Документи також можуть бути передані на зберігання в державний чи муніципальний архів.
Деякі документи можуть бути витребувані з архіву через 20, 50 років після їх постановки на зберігання.
Відомі випадки, коли колишні працівники підприємств не змогли здійснити своє право на пенсію, тому що не зуміли підтвердити свій трудовий стаж: документи, що підлягають архівному зберіганню, були знищені.
Практична енциклопедія бухгалтера