Як зберігати кадрові документи
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Кадрова служба організації, як правило, відповідальна за зберігання документів з особового складу.
Ситуація: які документи відносяться до документів з особового складу?
- накази по особовому складу (прийом, переміщення, переведення, суміщення, звільнення);
- особисті справи;
- особові картки;
- особові рахунки;
- відомості по нарахуванню зарплати;
- трудові договори;
- документи про проходження навчання та підтверджують отриману освіту (дипломи, атестати, сертифікати і т. п.);
- документи по атестації і встановлення кваліфікації (атестаційні і кваліфікаційні листи, посвідчення, протоколи засідання атестаційної комісії і т. п.);
- документи, що підтверджують шкідливі умови виробництва;
- списки співробітників, які мають право на пільгову пенсію (документи: клопотання, довідки, анкети);
- форми обліку виданих документів (журнали, книги), записи в яких можуть служити підставою для підтвердження трудового стажу, освіти або пільг.
терміни зберігання
Термін, протягом якого потрібно зберігати документи, що підтверджують, що співробітник отримав освіту за рахунок організації, обумовлений вимогами податкового законодавства. Справа в тому, що пунктом 3 статті 264 Податкового кодексу України встановлено, що для списання цих витрат у зменшення оподатковуваного прибутку організація повинна зберігати всі підтверджуючі навчання документи (договір з освітньою установою, наказ керівника про скерування працівника на навчання, акт про надання послуг, диплом , атестат, сертифікат і т. п.). Їх термін зберігання обмежується терміном дії договору навчання і одним роком роботи співробітника, але не менше чотирьох років.
Так, Правила трудового розпорядку зберігайте навіть після заміни їх новими. Термін зберігання - один рік. Річний строк зберігання встановлений і для графіків відпусток.
Табелі обліку робочого часу зберігайте п'ять років. А при важких, шкідливих і небезпечних умовах праці - 75 років.
Умови зберігання
Ситуація: чи може комерційна організація не створювати власний архів?
Порада: накази по особовому складу, що мають різні терміни зберігання, формуйте в різні справи, інакше у організації можуть бути проблеми з передачею таких «змішаних» справ на архівне зберігання.
З самого початку присвоюйте документам з різними термінами зберігання різні номери. За допомогою кодування можна відокремити накази, які потрібно зберігати 75 років (про прийом на роботу, перекладах, переміщенні, преміювання та т. П.), Від наказів з п'ятирічним терміном зберігання (про відрядження і т. П.). Це полегшить їх підшивку в різні справи.
Ситуація: чи можна видавати співробітникам за їх запитами документи з особового складу?
Порядок видачі таких документів у тимчасове користування закріпіть або в Положенні про архів організації, або в Положенні про роботу з персональними даними. Наприклад, сформулювати такі правила можна так: «Документи з особового складу з архіву можуть видаватися у тимчасове користування тільки співробітнику, якого вони стосуються, керівнику структурного підрозділу, де він працює, або керівнику організації за їх письмовими запитами. Інші співробітники до документів з особового складу права доступу не мають. Видача справ з архіву проводиться тільки під розписку працівника, якому видається справа, в журналі або картотеці обліку видавали справ ».
За порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів передбачена адміністративна відповідальність (ст. 13.20 КоАП РФ).
Заходи відповідальності - попередження або адміністративний штраф в розмірі:
- від 100 до 300 руб. - для громадян;
- від 300 до 500 руб. - для посадових осіб (наприклад, керівника організації).
Ситуація: куди направляти документи з особового складу після ліквідації організації?