Архівна обробка документів як змусити вашу компанію працювати краще
Ті, хто Новомосковскл казку про Білосніжку, знають, що одним з найважливіших секретів ефективного менеджменту є порядок. Спробуйте провести хоча б одну генеральне прибирання в документах - і вже завтра складання квартального звіту або пошук черговий платіжки НЕ будуть здаватися кошмаром номер один у вашій офісного життя. Але перш запасіться терпінням: процес архівної обробки може приготувати для вас ряд «казкових» сюрпризів.
Що таке архівна обробка і для чого вона потрібна
Архівна обробка - не розкіш, не примха і не нав'язлива ідея скрупульозних архівістів, одержимих бажанням створити струнку всесвіт гармонії і порядку, не встаючи з робочого місця. Як було сказано раніше, архівація документів має під собою чіткі організаційні обгрунтування. Грамотно проведена обробка документів допомагає уникнути проблем, пов'язаних з проведенням аудиторських та інших перевірок з боку державних органів. Вона також полегшує пошук необхідних для складання звітів документів і відновлення втраченої інформації на основі архівуються документів, а при переїзді компанії з одного місця дозволяє врахувати і зберегти все до останнього листочка.
Основні етапи архівної обробки документів
Склад заходів в рамках архівної обробки документів залежить від потреб компанії і професіоналізму співробітників, які змогли правильно їх оцінити. У найзагальнішому вигляді можна виділити чотири основні етапи архівації.
Проведення експертизи цінності документів. В ході експертизи встановлюється наукова, історична і практична цінність документів. Ті документи, які представляють для організації ту або іншу цінність, підлягають подальшій архівної обробці. Серед них неодмінно виявляться:
- Документи, пов'язані з основною діяльністю організації: установчі документи протоколи засідань ради директорів і акціонерів, накази по основній діяльності, зборів акціонерів, річні бухгалтерські баланси, кошториси витрат та доходів, штатні розписи.
- Документи, пов'язані з фінансово-господарською діяльністю: регістри бухгалтерського обліку, первинні облікові документи та їх застосування, договори про надання та отримання послуг та ін.
- Документи по особовому складу: трудові договори (контракти), накази про прийом на роботу і звільнення, переведення працівників, документи з нарахування заробітної плати (розрахункові відомості, особові рахунки), особисті картки звільнених співробітників (форма Т-2).
Систематизація документів і формування справ
Згідно з Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання, на даному етапі відбувається формування справ документів з особового складу, постійного, тимчасового (до 10 років включно) та довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання.
Опис і оформлення справ. Ця процедура регламентується архівних законом України і включає в себе підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів, складання засвідчувального напису, складання внутрішнього опису документів справи, оформлення обкладинки справи. Для справ тимчасового терміну зберігання допускається часткове оформлення справ.
На підставі результатів основних етапів можливе проведення інших процедур, пов'язаних з підготовкою справ до знищення, передачею документів на зберігання до державного архіву і розробкою номенклатури справ. Кожна з них може бути виконана як в комплексі з іншими заходами, так і окремо від них.
Особливі випадки з практики архівної обробки
Навіть якщо ви уважно вивчили архівне законодавство, яке регламентує порядок проведення архівної обробки, і ретельно розпитали знайомих колег, з великою часткою ймовірності можна стверджувати, що без належного досвіду помилок і казусів вам уникнути все одно не вдасться. Розглянемо кілька випадків з практики компанії «Деліс Архів», фахівцям якої доводилося мати справу з масивами документів як приватних компаній, так і з архівами федерального значення.
Визначення термінів зберігання. Незважаючи на те, що існують затверджені типові переліки документів, що утворюються в діяльності організації, і розроблені спеціалізовані онлайн-сервіси для визначення термінів зберігання документів. нерідко віднести той чи інший документ до конкретного виду в залежності від термінів зберігання виявляється вельми проблематично.
Деякі документи досі не входять не в один список документів основного переліку. В СРСР цю проблему вирішували за допомогою введення системи галузевих переліків, які включали специфічні для кожної галузі (будівельній, нафтогазовій та ін.) Документи. Сьогодні фахівцям архівних компаній доводиться звертатися до таких переліків для встановлення термінів зберігання окремих документів, однак простим смертним отримати доступ до переліків подібного роду досить складно. Наприклад, багато кредитних організацій під час архівної обробки на свій подив виявляють, що до сих пір немає відповідного переліку документів, згідно з яким їх можна класифікувати. Як правило, в архівних компаніях з великим досвідом архівної обробки ця проблема вирішується на законних підставах, але для цього архівістам потрібно вивчити безліч нормативно-правових актів і при необхідності підключити до роботи інших фахівців.
Крім цього, можливі помилки, пов'язані з незнанням нюансів зберігання окремих видів документів, строки зберігання яких законодавчо встановлені в переліках. Так, при визначенні терміну зберігання договорів зазвичай забувають про те, що він обчислюється з урахуванням терміну дії договору. Наприклад, іпотечний договір може в кінцевому підсумку зберігатися не 5 років, а 30 років з розрахунку: 25 років іпотеки + 5 років зберігання договору. У разі судового розгляду або перевірки з боку контролюючих органів відсутність важливого договору може призвести до неприємних наслідків для організації. В інших ситуаціях постраждалими можуть виявитися працівники компанії, як ілюструє практика ВАТ «українські залізниці». При архівної обробки документів з особового складу на основі типового переліку співробітники встановили, що табель обліку робочого часу повинен зберігатися 1 рік. Однак в тому ж самому переліку зазначено, що якщо справа стосується шкідливого виробництва, то табель необхідно зберігати протягом 75 років. В результаті невірного визначення терміну зберігання документа табелі були знищені, а працівники РЖД залишилися без значного збільшення до пенсії в майбутньому.
Як визначити склад заходів по архівної обробці
Сьогодні архівні компанії пропонують різний набір послуг в рамках того, що можна вважати архівної обробкою документів, тому і вартість цих робіт може значно варіюватися у різних виконавців. Як визначити, який комплекс заходів необхідний саме вашій організації? З цією метою компанія «Деліс Архів» пропонує безкоштовний експрес-аудит. який дозволяє оцінити поточний стан корпоративного архіву з подальшими рекомендаціями щодо його поліпшення. Зазвичай проведення попередньої експертної оцінки стану архіву займає від кількох годин (для малих і середніх компаній) до трьох днів (для великих підприємств) і вимагає присутності одного із співробітників (архівіста або головного бухгалтера або адміністративного директора і т.п.).
Крім загального обсягу збереженої документації та процесів руху та обліку документів, експрес-аудит допомагає проаналізувати ризики втрати документів і несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації а також ефективність використання архівних площ. Зайве говорити про те, що проведення попередньої оцінки може вберегти від додаткових грошових витрат, пов'язаних з неправильним визначенням архівних потреб організації, і деяких помилок, які трапляються через незнання правових і організаційних тонкощів заходів по архівної обробці.