Як зберігати і знищувати документи, а також що робити, якщо вони пропали
У всіх без винятку організацій в процесі роботи накопичуються документи - первинка, регістри бухгалтерського обліку, звітність. Їх компанії повинні зберігати певний час і спеціальним чином.
Я розповім, як правильно зберігати документи, що робити, якщо вони пропали, і як їх знищувати. Зосередимося на тому, які бланки потрібно оформити в таких ситуаціях.
Перші питання, які виникають у кожного бухгалтера: де і як зберігати первинку та інші документи? Тут все і просто, і складно водночас.
Щоб створити необхідні умови для зберігання бухгалтерських документів в компанії, організуйте архів. Залежно від обсягу документів це може бути як самостійний структурний підрозділ організації, так і відділ у складі служби діловодства. Правила зберігання раджу чітко прописати в будь-якому внутрішньому регламенті компанії. Наприклад, це може бути Положення про архів (див. Зразок нижче. - Прим. Ред.).
Виділю кілька важливих моментів. Бланки суворої звітності зберігайте в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження. Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документами збирайте в хронологічному порядку і прошивати.
Документи з грифом «комерційна таємниця» зберігайте в сейфах. Що стосується інших документів, то їх тримаєте в спеціальних приміщеннях або закритих шафах, які перебувають під відповідальністю людей, уповноважених головним бухгалтером.
Рахунки-фактури реєструйте в журналі обліку в хронологічному порядку. А самі журнали зберігайте не менше чотирьох років з дати останнього запису в них.
Питання учасника семінару
- Що буде, якщо не дотримуватися порядку зберігання документів?
- Мабуть, що інспектори оштрафують компанію. Так, якщо бухгалтерські документи відсутні, це вважається грубим порушенням правил ведення обліку доходів і витрат. За негостатьей 120 НК Україна передбачена податкова відповідальність в розмірі до 30 тис. Руб.
Крім того, за кожен ненадання на вимогу податківців документ компанія заплатить 200 руб. (Ст. 126 НК РФ).
Але і це ще не все. Суд за заявою перевіряючих може накласти на посадових осіб компанії штраф за порушення порядку та строків зберігання документів в розмірі від 2 до 3 тис. Руб. (Ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
Але в ряді випадків паперу доведеться зберігати набагато довше. Наприклад, документи на покупку основних засобів повинні бути в компанії протягом усього періоду, поки об'єкт числиться в обліку. А це може бути і 10-15 років, і довший період часу.
Якщо компанія заявляє збитки, то доведеться зберігати всі документи, що підтверджують їх обсяг. Робити це потрібно протягом усього терміну, поки організація переносить негативний фінрезультат на майбутнє (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Папери при зникнення первинки та інших документів
Тепер припустимо, що документи, які підтверджують відображені в обліку операції, були загублені. В такому випадку обов'язково зробите дії з розслідування причин і відновленню пропажі.
Насамперед співробітник, який знайшов втрату, повинен написати службову записку в довільній формі.
На підставі службової записки оформите наказ за підписом керівника про призначення комісії з розслідування пропажі. Наведу приблизний зразок такого документа (див. Нижче. -Прімеч. Ред.).
Нарешті, результати роботи комісії оформите актом (див. Зразок нижче. - Прим. Ред.).
Як бути, якщо в період роботи комісії податківці вимагатимуть документи, які були загублені? Вихід з такої делікатної ситуації є. Просто попросіть інспекторів збільшити термін подання документів. Так дозволяє поступити пункт 3 статті 93 НК РФ. Будьте уважні: лист з проханням представити документи пізніше потрібно направити до інспекції на наступний день після того, як отримали вимогу з ИФНС.
Наказ про створення комісії і акт з розслідування пропажі документів будуть документальним обґрунтуванням. А ви тим часом запитайте у контрагентів дублікати паперів.
Але не виключено, що і ділові партнери не зможуть надати вам документи. Наприклад, ця організація вже не існує, а отже, просити документи не у кого.
У такому випадку ви, на жаль, не зможете підтвердити дані бухгалтерського і податкового обліку. Що напевно призведе до податкових донарахувань.
Акт знищення документів
Рано чи пізно документи доведеться знищити. Це не стосується тільки тих паперів, які зберігаються безстроково. Давайте розберемося, як оформити знищення за всіма правилами, які передбачені чинним законодавством.
Для цього слід скласти спеціальний акт, який затвердить керівник організації (див. Зразок нижче. - Прим. Ред.). При цьому в акті на знищення необов'язково докладно розписувати реквізити всіх паперів.
Які папери вважати однорідними, компанія має право визначити самостійно. Наприклад, це можуть бути документи з однаковою назвою.
Папки з документами, що підлягають знищенню, треба передати на переробку (утилізацію) в спеціалізовану компанію. Оформіть передачу накладної або актом. У ній вкажіть дату передачі, кількість документів та їх вага.
Навантаження і вивіз паперів на утилізацію обов'язково повинен контролювати співробітник, що забезпечує збереження документів в організації.
Але на практиці компанії часто підходять до знищення документів простіше. Тобто використовують знищувач паперів, спалюють їх або просто викидають.
Але тут будьте уважні: несанкціоноване спалювання - це порушення екологічного законодавства. Викидати непотрібну документацію теж ризиковано.
Наприклад, згідно з трудовим законодавством роботодавець зобов'язаний забезпечувати захист персональних даних працівників. До того ж ділові папери цілком можуть представляти інтерес для конкурентів.
Ірина Мамина - генеральний директор ТОВ «Аудиторсько-консалтингова партнерство Маміної», експертжурнала «Семінар для бухгалтера»