Втратила маша касу, або що робити, якщо пропали документи # діловодство # СЕД #ecmj
Для подібної події можуть бути цілком поважні причини - повінь, землетрус, цунамі або пожежа в офісі, але частіше документи пропадають через безладного до них відносини. Однак, як і вона була причина, але відновлювати паперу доведеться. Постараємося розібратися, яким чином можна повернути пішли в небуття документацію, і при цьому бажано зберігши свою репутацію і гроші.
Договір - це гроші компанії, документ, що встановлює права і обов'язки сторін, його уклали. У ньому також міститься ряд угод, які сторони зобов'язані виконати. Коли подібний документ втрачається, величезної трагедії в дану подію може і не бути, але репутація компанії піддається серйозному випробуванню. Перше, що можна зробити в такій ситуації, звернутися до іншої сторони і оформити дублікат. Найчастіше копія тексту договору знову підписується сторонами і можна вважати, що інцидент вичерпано. Але ж ні! Інцидент вичерпано лише до тих пір, поки сторони, що його уклали, задоволені його положеннями і тим, як він виконується. У разі якщо виникли розбіжності переростуть в судовий розгляд, дублікат, оформлений таким чином, може бути визнаний недійсним, так як експертиза покаже, що підписи і печатки на договорі проставлені значно пізніше тієї дати, що на ньому значиться. А це означає, що документ складено заднім числом і юридичної сили не має, контрагент ж може в суді не пред'явити свій екземпляр договору і все ...
Юридично правильним і більш обґрунтованим підходом до справи в даному випадку буде роздруківка тексту договору із зазначенням на його лицьовій стороні (титульній сторінці) в будь-якому верхньому кутку позначки «Дублікат», а на зворотному боці останньої сторінки викладаються підстави і причини складання дубліката договору. Після цього договір підписується обома сторонами, підписи необхідні і на останній сторінці, де вказані причини складання дубліката. Незайвим буде докласти до дубліката копію оригінального документа.
Не менш надійний варіант заверки наявної копії договору в присутності зацікавлених осіб у нотаріуса. В даному випадку нотаріально завірена копія набуває статус оригінальної.
У разі ж якщо єдиний залишився примірник договору є тільки у другої сторони, а звернення до неї або неможливо, або не бажано, то відновленням документа доведеться займатися самостійно. Спочатку йдемо шляхом, описаним вище: роздруковуємо текст договору з позначкою на першій сторінці «Дублікат», висловлюємо причини і підстави для його складання на останній сторінці, проставляємо дату і ставимо підписи. В даному випадку можна обійтися без підписів інших Договірних сторін. На останній сторінці вказуються інші документи, які б прямо або побічно свідчили про дійсне існування договору: рахунки-фактури, накладні, платіжні доручення та багато іншого. У деяких з перерахованих і інших документах, підписаних іншою стороною, може бути вказівка на договір, за яким виконувалися роботи, надавались послуги або переводилися гроші, і вказано номер і дата його складання. У разі виникнення розбіжностей між сторонами справа буде розбиратися в суді. Договір, який має підпису тільки однієї сторони, а його справжність підтверджують лише «вторинні» документи, може лягти в основу як позитивного, так і негативного рішення суду.
«Ні, ти не касу втратив! Ти совість втратив! »Це саме м'яке, що може почути касир від боса, якщо канула в небуття вся купа касових паперів. Слово «совість» можна замінити на «премію», «роботу», «свободу» - варіанти можливі, але, що робити, якщо таке сталося? Проблема - не проблема, якщо використовувався електронний метод ведення документації, а якщо річний - часу на відновлення піде багато. Касову книгу, прибуткові та видаткові ордери, звіти, журнал обліку можна відновити на підставі паперів, наданих банком, на підставі укладених договорів та касових документів контрагентів, актів звірки платежів та інших документів.
Особливу увагу слід звернути на документи, що підтверджують отримання грошей сторонніми особами або фірмами і містять їх підписи. У разі якщо дані фізичні та юридичні особи не претендують на повторні виплати, можна скласти дублікати документів з відміткою про статус документа. Дублікати підписуються особою, яка одержала гроші, керівником, головним бухгалтером і касиром. Якщо людина, яка отримувала гроші, не хоче або не може проставити вдруге підпис під документом, то папір підписується тільки співробітниками підприємства, а сам факт отримання грошей підтверджується сторонніми документами: рахунком-фактурою, накладною тощо.