Зберігання кадрових документів в організації
Які вимоги існують
У ст. 17 № 125-Ф3 прописано, що всі організації зобов'язані зберігати документацію з обліку кадрів. Для виконання закону заводяться і ведуться справи. Зазвичай формування справ з документації кадрової служби відбувається з наступного календарного року. Регламентується створення, оформлення та ведення ділової номенклатури, яка затверджується керівництвом компанії індивідуально. Сформовані справи зменшують час пошуку необхідних даних, і одночасно відбувається підготовка для відправлення закінчених справ у сховище.
Нижче представлений перелік вимог, згідно з якими необхідно вести кадровий облік:
- Створення та оформлення справ для будь-якої документації по кадрам відбувається згідно з регламентом діловодства підприємства.
- Справа вважається розпочатим, коли в нього був підшитий 1-й документ.
- При веденні справи оформляють обкладинку. На ній повинні бути вказані такі дані: юридичне найменування підприємства; назва підрозділу, в якому працює підлеглий; на папці справи зобов'язаний бути присутнім обліковий номер; назва самої справи; час, протягом якого справа буде зберігатися.
- Підшивати до справи дозволено тільки папери, які приведені у виконання і пройшли оформлення.
- У справу допущена підшивка тільки оригінальних паперів, крім ряду обумовлених випадків.
- В папку справи дозволено заносити папери, випущені і виконані в одному календарному році.
- Допустимий розмір справи - 250 аркушів і максимально допустимої товщиною в 4 сантиметри.
Згідно з останніми змінами, документи по кадрам повинні зберігатися 50 років.
Зміна торкнулася всієї документації, яка демонструє взаємини між роботодавцем і підлеглим.
різновиди документів
Кадрову документацію для зручності ділять на 4 види:
- Укомплектування штату компанії (укладені контракти і договори, переклад або призначення на іншу посаду).
- Переклад співробітника усередині підприємства (переклади на іншу роботу, суміщення посад).
- Заохочувальні накази чи розпорядження для співробітників (документи про надбавку, преміювання).
- Папери, що припиняють відносини між працівником і компанією.
Справи по штату упорядковано відповідно до часу зберігання, тобто для кожного часового проміжку створюється свою справу.
Справи діляться на короткострокові та довгострокові. До короткострокових відносяться документи, що зберігаються 5 років. Сюди входять дисциплінарні покарання, догляд співробітника у відпустку, нетривалі відрядження поїздки всередині країни. У довгострокових справах зберігається документація 50 або 75 років.
Як сортувати справи
Всередині справи вся документація розташована за номерами і хронології. При перевищенні допустимого обсягу справу підрозділяється на томи з послідовними порядковими номерами.
Якщо підприємство велике і кадрових паперів дуже багато, то дозволено розміщувати документацію в різних справах (прийом на роботу, переклади, звільнення).
Особисті картки співробітника заводять при прийнятті на роботу і заповнюють до останнього дня роботи людини. Зазвичай цей вид документів зберігається як картотека, ділиться на підрозділи, в яких застосовується алфавітна система. Після розірвання договору з підлеглим картка відправляється в справу з особистими картками звільнених працівників.
При веденні особистих справ підлеглих різноманітні контракти, договори та угоди включають в ці справи. Є й інший варіант: для цих документів створюється нова справа з найменуванням «Договори і угоди з співробітниками». Звільнивши співробітника, договори і угоди переміщаємо в справу «Договори і угоди звільнених працівників».
Збереження кадрової документації ділять на поточний і архівне. Поточне - це знаходження документації в нинішній момент в діловодстві. Архівними вважається знаходження справ в архіві. Якщо приміщення для розміщення в ньому архіву немає або його неможливо обладнати, то документи обох видів залишають на зберіганні в службі кадровиків, але окремо від місця прийому відвідувачів.
Вимоги до архівів
Архіви повинні відповідати певним вимогам, щоб забезпечити збереження документації:
- Наявність шаф або сейфів, які можна замкнути і опечатати.
- Номенклатурне розміщення справ всередині архівного приміщення.
Відправка паперів в архіви для подальшого зберігання відбувається за алгоритмом, який розроблений саме підприємство. Спочатку комісія з експертів дає оцінку переданих паперів. Виходячи з результатів цієї перевірки, справи відправляються в архів або залишаються в діловодстві. У більшості випадків в архів відправляються оригінали документів, в ряді обумовлених випадків оригінальні паперу дозволено заміняти засвідченою копією. Архівування документації відбувається за обумовленим і завіреному графіком.
При неможливості здійснити архівне зберігання з якої-небудь причини безпосередньо в організації, документацію дозволено передати в спеціалізовані організації (архіви держави або муніципалітету). У цьому випадку укладається договір про надання послуг з цією установою. У момент передачі сторонній організації вся документація повинна бути в належному вигляді.
При завершенні терміну зберігання постає закономірне питання: що далі робити з цими паперами? Така документація знищується. Для цього експертиза оцінює паперу, складає акт. В акті відображаються найменування справ, які підлягають ліквідації. Співробітник, який проводив експертну оцінку, ставить свій підпис на акті. Директор підприємства повинен затвердити складений акт.