Зразок пояснювальної записки про запізнення на роботу

Пояснювальна записка про запізнення на роботу - що це?

Пояснювальна записка відноситься до групи службових. Вона складається з опису якоїсь події і пояснення до нього. Сюди належать: записки про запізнення, прогул, невиконання поставленого завдання. Іноді пояснювальна записка виступає в якості додатку до офіційної документації.

Пояснювальна записка про запізнення на роботу - це документ, в якому співробітник визнає факт запізнення і вказує причину цього події. Здавати записку потрібно або до відділу кадрів, або секретарю, або безпосередньо начальнику підрозділу. Слід пам'ятати про те, що систематичне запізнення на роботу може послужити причиною звільнення «за статтею». Такий запис в трудовій книжці однозначно не сприятиме пошуку нового місця роботи.

Запізненням вважається відсутність працівника на робочому місці на строк до трьох годин, подальше відсутність називають прогулом. Одного задокументованого прогулу досить для звільнення співробітника.

Як написати пояснювальну записку про запізнення на роботу

Зазвичай записку пишуть на альбомному аркуші (формат А4). Працівникові дають два дні на написання записки, інші критерії приблизні і можуть регулюватися підприємством або організацією.

Ніхто не скаже точно, в якому кутку повинна розташовуватися шапка, а в якому дата і підпис, так як у кожної організації є свої власні нормативи, з якими співробітникам відділу кадрів і секретарю легше працювати. Згідно із законом, неправильно оформлену записку про запізнення на роботу повинні прийняти, навіть якщо вона не відповідає побажанням кадровиків. Але на практиці все йде трохи інакше, тому, перед складанням документа потрібно порадитися з тими, хто вже мав подібний досвід.

Як би там не було, правильно складена записка обов'язково повинна включати в себе дві основні частини:

Фактичну - в якій міститься причина складання записки (в даному випадку - запізнення). Тут же вказують дату події і час, який співробітник пропустив.
Пояснювальну - в якій співробітник наводить аргументи, які можуть виправдати або хоча б пояснити те, що трапилося. Викладати ситуацію можна як коротко, так й у всіх подробицях. Головне, щоб пояснення виглядало правдоподібно. Якщо у співробітника є хоч якісь докази події, краще надати їх. Це захистить працівника від відповідальності або пом'якшить покарання.

Головна відмінність між пояснювальній і докладний записками полягає в тому, що перша може бути складена без вказівки логічнихвисновків і пропозицій про міру покарання.

Причини запізнення на роботу

Як не дивно, але статистика виділяє п'ять факторів запізнення, які вважаються класичними і найпоширенішими. Саме через таку популярності багато роботодавців не вважають їх серйозними і правдивими. Пам'ятайте, що кадровики так само, як і ви, відвідують різні сайти і давно знають всі хитрощі і виправдання, які намагаються надати на їх розгляд любителі поспати або посидіти біля телевізора перед роботою.

Отже, представляємо ТОП-5 причин запізнень. які фігурують в пояснювальних записках:

Пробки на дорогах - найпоширеніша причина запізнень співробітників великих міст. З одного сторони - це вагома і правдоподібна причина, з іншого ж таки, поширеність грає не на її користь. На сьогоднішній день можна перевірити справжність інформації, оцінити зведення новин, які збирають відомості про затори на дорогах. Потрапивши на брехні можна накликати на себе великі неприємності.
Не спрацював будильник - це завуальована формулювання банального «проспав (а)». На таку причину не кожен роботодавець відреагує нормально, так що краще орієнтуватися саме за обставинами. Звичайно ж, прикро, якщо механізм дійсно вийшов з ладу, але роботодавцю складно буде повірити в те, що сучасні мобільні пристрої, які дають можливість заводити відразу кілька будильників, відмовили саме у вашому випадку.
Поломка машини / автобуса / тролейбуса - досить поширена і реалістична причина запізнення. Але часто користуватися їй не варто, так як ймовірність поломки транспорту не так вже й велика, до того ж, якщо мова йде про громадському транспорті, завжди є ймовірність бути викритим. Якщо ви знаєте, що проблем з начальством не уникнути, спробуйте попросити водія засвідчити факт поломки письмово.
Поломка ліфта - досить прагматична проблема, яку можна зустріти в багатьох пояснювальних записок. Зазвичай, що застряг працівник відразу дзвонить на роботу і повідомляє кого-то про те, що трапилося. Часто в таких ситуаціях можна обійтися і без складання записки, всі залежить від специфіки підприємства або організації і від суб'єктивного ставлення начальства к конкретному підлеглому.
Прорвало трубу / затопили сусіди - закриває ТОП 5 причин запізнень. Така причина є «одноразової». Буває і так, що недбайливі сусіди просто обожнюють організовувати «потопи» і роблять це з завидною постійністю. Незважаючи на всю незручність ситуації, роботодавець не може постійно «входити в ваше становище». В такому випадку необхідно розбиратися з сусідами особисто або зобов'язати їх розібратися з неполадками з сантехнікою через суд.

Чому краще складати пояснювальну записку від руки?

Іноді кадровики дозволяють написати від руки тільки посаду, прізвище, і підпис. Цього зазвичай буває достатньо для проведення експертизи у разі претензій з боку працівника.

Структура пояснювальної записки про запізнення на роботу

Закон не регламентує чітку структуру змісту і формулювань, але, все ж, існують негласні правила складення пояснювальної записки про запізнення на работу.

Структура пояснювальної записки:

Якщо у працівника є документальне підтвердження причини запізнення, його потрібно обов'язково прикласти до записці. Це збільшить шанси на поблажливу реакцію керівника і скасування призначення дисциплінарної відповідальності.