Пояснювальна записка при запізненні на роботу
Пояснювальна записка - це такий службовий документ, в якому найманий працівник пояснює своєму керівництву причини того чи іншого дисциплінарного проступку. Без такої записки роботодавець не має права застосовувати до свого співробітнику дисциплінарне стягнення.
Якщо співробітник спізнився на роботу, він повинен пояснити роботодавцю, з яких причин так вийшло. Для цього він пише пояснювальну.
Такий вид документа відноситься до розряду службових кадрових документів. Здавати її потрібно або до відділу кадрів, або секретарю керівника, або безпосередньо керівнику.
У цьому службовому документі працівник визнає за собою факт запізнення на своє робоче місце, і вказує на причини, за якими даний факт мав місце бути. Але варто пам'ятати, що систематичні і постійне запізнення на робоче місце може стати приводом для звільнення такого недбайливого співробітника «по статті» за порушення дисципліни праці.
Записка пишеться від руки на звичайному аркуші паперу, або на фірмовому бланку підприємства. Вона повинна включати в себе 2 частини:
- Фактичну - це твердження факту запізнення;
- Пояснювальну - тут працівник пояснює, чому він запізнився. У цій частині документа співробітник приводить підстави і докази, які можуть виправдати (або хоча б пояснити) трапився факт запізнення.
Як написати записку про запізнення
Працівник пише записку в довільній формі, але він повинен в ній відобразити наступне:
- У правому верхньому куті оформляється «шапка» документа. Тут вказується:
- Найменування роботодавця разом з організаційно-правовою формою;
- Посада та ініціали керівника, якій призначається документ. Як правило, це керівник організації або ж структурного підрозділу.
- Потім вказується назва документа. В даному випадку, «пояснювальна записка», вказується без лапок і посередині аркуша;
- Дата складання документа і його вхідний номер при реєстрації у секретаря. Якщо у керівника немає секретаря, і він не фіксує вхідну документацію, то і номер ставити не потрібно;
- Тема - то є підстава. В даному випадку, «про запізнення на роботу»;
- Текст документа. Тут винний співробітник лаконічно описує причини, за якими він запізнився сьогодні на роботу;
- Потім він ставить свій підпис і розшифровує її. Також він повинен вказати свою посаду.
Якщо у працівника на руках є документ, який виправдовує факт запізнення, він повинен докласти його до записці. Наприклад, якщо працівник спізнився по вині несподіваної аварії на залізниці або в метро, на кінцевій станції йому можуть видати офіційний документ про те, що запізнення сталося з не залежних від даного громадянина причин.
Приблизний текст пояснювальної при запізненні на роботу повинен виглядати так:
Генеральному директору
ТОВ «Неромашка»
Скубінь Р.О.
Системний адміністратор (підпис) Ростовкін Петро Олегович
Коли співробітник вчасно не з'явився на роботу з тієї причини, що він проспав, роботодавець не сприймає це як поважну причину. Крім того, працівник не може підтвердити саме той факт, що у нього не спрацював будильник. Тому при написанні пояснювальній «проспав на роботу» не бажано вказувати.
Крім того, в пояснювальній частині службової записки не потрібно писати саме «проспав». Бажано вказати «не спрацював вчасно будильник». Хоча не кожен роботодавець нормально зреагує на таку причину запізнення. Тому варто орієнтуватися за обставинами.
Запізнення через затори
Багато добираються на роботу на своєму автомобілі. Але, на жаль, на дорогах виникають пробки. Причини можуть бути різні - від поломки автомобіля до ДТП.
Якщо причиною утворення пробки стало ДТП, то можна взяти у співробітників ДПС документ, який підтверджує цей факт. Цей документ потрібно буде докласти до пояснювальної «запізнився через затори».
Але якщо працівник не може підтвердити свої слова, то краще таку причину не вказувати. Через свою поширеності, дана причина перестала бути поважною. Крім того, перевірити справжність слів співробітника досить важко, але не неможливо. Роботодавець може перевірити наявність або відсутність пробок на тій чи іншій ділянці дороги, промоніторивши інтернет-портали, які регулярно публікують відомості про пробки на дорогах. Потрапивши один раз на брехні, можна втратити довіру начальника надовго!
Запізнення на роботу через транспорту
Працівники добираються до своїх робочих місць не тільки на машинах, але і на громадському транспорті. А він має властивість ламатися, але не часто. Тому зловживати цією причиною не варто. Начальник може легко перевірити факт поломки тролейбуса, трамвая чи автобуса, зателефонувавши в автопарк.
Якщо співробітник знає, що йому все одно доведеться пояснення з начальством, він може попросити водія зафіксувати факт поломки транспорту в письмовому вигляді. Цей документ він докладе до пояснювальної «запізнення на роботу через транспорту».
Точно також варто вчинити, якщо працівник спізнився через неполадки на залізниці. Нерідко електрички скасовують в останню мить. В цьому випадку, можна взяти в касі станції відправлення довідку про те, що електричка була скасована з тих чи інших причин. Цю довідку потрібно буде докласти до записці.
Залежно від начальства, якщо співробітник може підтвердити причину запізнення документом, то записку можна не писати. Досить буде пред'явити керівнику виправдувальний документ.