Журнал реєстрації наказів по особовому складу зразок і правила заповнення
В кожному підприємстві або організації відбувається постійний рух робітників і службовців. Люди приймаються на роботу і звільняються, йдуть у відпустку і хворіють. Існують інші нюанси, пов'язані з трудовою діяльністю співробітників. Для обліку пересування працівників кадровою службою ведеться журнал реєстрації наказів по особовому складу.
Призначення журналу реєстрації наказів по особовому складу
При прийомі на роботу на кожного нового співробітника заводяться особисті документи: особовий рахунок, фінансові документи і трудова книжка, в якій відбувається облік трудового стажу співробітників. При будь-якому пересуванні працівника, фахівцем з кадрів складається наказ про відповідному пересуванні, який підписує керівник підприємства.
Наказ по особовому складу є головний документ, що визначає службове становище співробітника організації. Наказ є підставою для внесення даних до особової картки працівника.
Нумерація наказів проводиться в рамках одного року, починаючи з першого робочого дня в календарному році. Всі розпорядження, підписані і затверджені керівником підприємства, реєструються в журнал встановленого зразка.
Реєстрація в журналі - це засвідчення того, що наказ відбувся і підписаний, і занесений до відповідної книги. Це надає значимість документу з юридичної точки зору. Поки наказ не зареєстрований, він не може вважатися офіційним документом.
Журнал реєстрації наказів по особовому складу - це книга, куди заносяться вказівки, що стосуються пересування співробітників на підприємстві, в хронологічному порядку. Ведення журналу покладається на спеціаліста з кадрів.
Існують певні норми і правила по веденню журналу реєстрації, встановлені чинним законодавством.
Важливо. Перед початком роботи новий журнал нумерується, прошнуровується і скріплюється печаткою щоб уникнути втрати та способи їх усунення даних, зареєстрованих в книзі! Журнал зберігається на підприємстві протягом сімдесяти п'яти років, оскільки в ньому відбивається облік трудового стажу співробітника.
На лицьовій стороні обов'язково прописується найменування організації, дата початку та закінчення. На різних підприємствах форма журналу може трохи відрізнятися. Замовити таку книгу можна в друкарні або купити в магазинах з продажу офісної документації.
Які накази підлягають реєстрації в журналі
У журналі реєстрації враховуються всі без винятку накази, створені і підписані керівництвом організації, пов'язані з пересуванням співробітників. Спеціаліст по кадрам на підставі тексту, прописаного в наказах, робить відповідні записи в журнал.
Основні накази, підлягають реєстрації:
Важливо! Фахівці організації, які здійснюють функції управління на підприємстві: директор підприємства, головний бухгалтер, керівник підрозділу, при призначенні або переведення їх на посаду, оформляються на підставі наказу по основній діяльності.
Якщо головний бухгалтер веде декілька установ одного відомства, наприклад, у відділах освіти в межах одного району, то раціональніше всього, журнали реєстрації бухгалтера і керівника вести окремо.
структура документа
За своєю структурою кожна сторінка книги містить сім стовпців різних розмірів:
- Номер по порядку. Тут фіксується номер наказу, підписаного і затвердженого керівництвом організації, що підлягає реєстрації.
- Дата. Прописується дата складання даного розпорядження по календарю. Передбачається, що номер і дата повинні стояти поруч.
- Номер наказу. Позначення, присвоєне документу при його реєстрації.
- Вид. Тут може бути всього три варіанти: прийом на роботу, переведення на іншу посаду та звільнення співробітника.
- П. І. Б. працівника. Дані записуються повністю на підставі паспорта, в називному відмінку. Скорочення тут не передбачаються.
- Табельний номер. Присвоюється кожному працівникові при прийомі на основну роботу.
- Підстава. Підставою для прийому на роботу, переведення і звільнення може бути трудовий договір або додаткову угоду, на підставі чинного трудового законодавства.
Є певні вимоги щодо заповнення журналу реєстрації.
Вимоги до заповнення
На титульному аркуші прописується найменування організації відповідно до установчого документу повністю і в скороченій формі. Обов'язково повинна бути вказана дата початку заповнення книги. У день, коли списана остання сторінка, проставляється дата закінчення. На зворотному боці, де записано кількість пронумерованих сторінок та стоїть печатка, відповідальний фахівець ставить свої ПІБ та розписується. Для подальшої роботи заводиться нова книга, а стара здається на зберігання в архів.
Протягом року може бути заведено кілька журналів, в залежності від кількості розпоряджень. Кожній книзі присвоюється індекс - порядковий номер, якщо в організації передбачено врахування журналів за номенклатурою.
Ведення журналу, як правило, покладається на одну особу, призначену керівником організації. По-перше, з однієї людини легше запитати, якщо виникнуть претензії від співробітників підприємства. По-друге, легше знайти потрібну інформацію. Відповідальним виконавцем може бути фахівець з кадрів, діловод або секретар, що знаходиться в прямому підпорядкуванні у керівництва. У разі відсутності фахівця, який вносить накази в книгу, призначається інша особа на підставі окремого розпорядження.
Для зручності при пошуку потрібних документів, всі записи в книзі нумеруються по порядку послідовно. Внесення змін, виправлень в записах не допускається! Якщо помилка все ж допущена, робиться позначка з поясненням в новому рядку із зазначенням номера абонента, якого потрібно вважати недійсною. Нижче ставимо посаду, ініціали особи, яка допустила помилку і розпис.
Важливо! При виправленні не допускається використання коректора і канцелярської гумки.
Всі фактичні дані вносяться згідно з датами по порядку. Якщо, наприклад, документ за минулий час залишився без реєстрації, то його краще передрукувати іншим числом.
На лицьовій стороні журналу прописують відомості про працівника, відповідального за його оформлення та ведення. На розсуд керівника, ці дані можуть бути записані на зворотному боці або на кожній сторінці.
Видаляти або підчищати записи забороняється. Слід закреслити тонкою лінією, щоб було видно текст, що підлягає виправленню. Вірну запис слід занести в ту ж рядок. У деяких книгах передбачено рядок «Примітка». В такому випадку виправлення заноситься саме в неї.
Приклад правильного заповнення:
Додаткова інформація. Всі рядки, заповнені в книзі реєстрацій, повинні точно відповідати і збігатися з текстом і номером за наказом. При проведенні перевірок іноді знаходять невідповідність номера наказу, посади, прізвища та інших показників. Рекомендується бути гранично уважним при заповненні книги.
Захист від внесення неправомірних змін
Зверніть увагу! Якщо помилку виявлено своєчасно, виправлення можна зробити так, як було викладено в розділі «Вимоги до заповнення».