Особиста справа співробітника - зразок оформлення титульного аркуша, інструкція щодо заповнення

Особиста справа співробітника - це сукупність документів, які відображають діяльність людини, свідчать про його працездатності. Особиста справа часто порівнюють з трудовою книжкою, але це груба помилка. Трудова книжка, в першу чергу, відрізняється тим, що не містить ніякої додаткової інформації про працівника, крім місця його нинішньої і попередньої роботи.

При влаштуванні на роботу, на підприємстві відразу ж формується особова справа нового співробітника, яке складається з ряду необхідних паперів (набір стандартний і регламентований законодавством). Відповідати за ведення, формування, внесення будь-яких змін до особової справи може лише кваліфікований співробітник відділу кадрів.

Особиста справа відображає якості працівника, його можливість виконувати свої обов'язки на місці роботи. За необхідності ці папери можуть надаватися правоохоронним органам.

Як правило, особиста справа містить не тільки інформацію про співробітника, але і всі зауваження і догани з приводу його роботи. Інформація про запізнення, попередження. Якщо одне із зауважень вноситися до особової справи, то варто насторожитися, адже це дуже серйозно.

Які документи входять до складу особової справи?

Рекомендується розміщувати документи в особовій справі в такій послідовності:

1. Опис складу особової справи, послідовність всіх документів для зручного пошуку.
2. Заява про прийом на роботу.
3. Анкета працівника з фотокартками.
4. Трудовий договір.
5. Копія наказу про прийом на роботу.
6. Копія атестата та диплома про освіту.
7. Документи з військової частини, а також підтверджують відсутність судимостей.
8. Прописка за місцем проживання.
9. Характеристики з минулих місць роботи, рекомендаційні листи.

Опис особової справи працівника складається з заголовка, номера та індексу документа, дати включення, номери аркушів і примітка. У примітці, як правило, вказується який документ використовується - копія або оригінал.

Як ведеться?

Всі особисті справи підприємства відображаються в спеціальному зошиті або журналі, де їм надається спеціальний номер за місцем роботи. В такому журналі міститься коротка інформація про справу: П.І.Б. співробітника, дата передачі в архів, дата початку ведення справи, номер.

Помилковою є думка, що будь-який співробітник відділу кадрів має доступ до особових справ працівників. Це не так, вся влада і можливість внесення змін проводиться уповноваженим людиною. Зміни можуть бути наступними: документи з РАГСу, зміну імені та інші. При цьому до особової справи вносяться копії документів, що підтверджують факти.

Правильне зберігання особистих справ дуже важливо, адже це конфіденційність інформація, доступ до якої має обмежена кількість осіб.

Терміни зберігання особистих справ:

• особисті справи співробітників зберігаються до 75 днів;
• особисті справи керівних посад можуть зберігатися необмежений кількість часу;

Термін зберігання починається з того моменту, коли справа передається в архів.

порядок оформлення

Так як на будь-якому підприємстві через великої кількості співробітників встежити за всіма документами і їх потоком неможливо, то дуже важливо дотримуватися всіх правил оформлення, щоб уникнути втрати важливої ​​інформації, яка може перешкоджати організації робочого процесу.

Грамотне зберігання і оформлення особистих справ усіх співробітників значно спрощує завдання:

1. Наприклад, якщо підприємство досить велике і на ньому працює велика кількість співробітників, слід розміщувати їх особисті справи за алфавітом. Це спростить пошук потрібної папки.
2. Сторінок в особовій справі працівника не повинно бути більше ніж 250.
3. Титульний лист повинен відображати тільки основні дані про особовій справі. Це П.І.Б. співробітника і номер справи на підприємстві.

Зберігання особистих справ можна робити такими способами:

1. В алфавітному порядку.
2. За структурним підрозділам компанії (відділи).
3. Нумерація справ за їхніми номерами або привласнення номерів при оформленні.

Як говорилося вище, тільки уповноважені співробітники мають доступ до внесення змін до особових справ.

Заголовком до особової справи служить П.І.Б. працівника. Також можуть зазначатися варіації написання прізвища або дівоче прізвище жінки. Наприклад: Хлібна (Калініна) Олена Максимівна.

При оформленні особової справи дозволяється приймати документи, які датуються більш раннім терміном, ніж дата прийняття на роботу працівника. Це питання розглядається в окремих випадках, але, як правило, вирішується на користь працівника.

Повне оформлення справи передбачає такі пункти:

1. Оформлення та внесення даних на обкладинку папки (оформлення обкладинки буде розглядатися далі).
2. Важливо зафіксувати кількість аркушів у справі (не більше 250 сторінок).
3. Оформлення листа-завірителя.
4. Внутрішній опис документів відповідно до наявний кількістю зібраного кількості, перевірка даних.
5. Підшивка, оправлення справи.
6. Внесення необхідної інформації в обкладинку особової справи співробітника.

Дуже важливо знати те, які документи підшиваються, а які ні. В підшивку справи входять тільки найважливіші та значущі документи, які можуть зберігатися на строк до 75 років. Якщо є документи про початок відпустки, заяви про відпустку за свій рахунок і подібне, то ці документи не входять в підшитий папки. Вони прикладаються до загальної кількості.

Завантажити бланк особової справи (приклад) в форматі .doc (Word)

Завантажити бланк внутрішнього опису документів особової справи працівника (приклад) в форматі .doc (Word)

Інструкція щодо заповнення

Після закладу особової справи співробітника необхідно, щоб він заповнив анкету. Анкета повинна давати вичерпні відповіді на всі питання. Лаконічні і чіткі відповіді без зайвої води. Після анкети слід розмістити фотокартку працівника.

Це повинно бути нове фото, а не те, де йому 18, коли насправді перед вами стоїть чоловік років 40. Автобіографія повинна бути складена грамотно, відображати всі етапи життя працівника. Освітні установи, інтереси, місця роботи і інше.

Копії документів про освіту або про підвищення кваліфікації в окремих сферах повинні бути завірені в першу чергу. Співробітник при складанні особової справи зобов'язується своєчасно повідомляти про будь-які зміни (прізвище, ім'я та інше).

Зовнішня характеристика працівника підписується директором підприємства, а внутрішня - керівником підрозділу або відділу фірми. Всі сторінки обов'язково повинні бути пронумеровані.

Завантажити обкладинку для особової справи працівника (рекомендована форма) в форматі .doc (Word)

Зразок оформлення титульного аркуша

1. Вгорі титульного аркуша може містити інформацію, яку дозволяється заповнювати тільки муніципальним або державним архівом, це коди, дати здачі документів в архів і інше.
2. У центрі титульного аркуша, злегка відступивши зверху, необхідно вказати назву організації. Як правило, в цьому місці пишеться скорочене найменування фірми.
3. Нижче найменування підприємства вказується відділ, в якому працює новий співробітник.
4. Потім вказується номер справи, який береться в дужки. Перед ним обов'язково потрібно вказати індекс, також в круглих дужках.
5. Потім прописується заголовок особової справи. Як заголовок використовується прізвище, ім'я, по батькові працівника.
6. Правий нижній кут титульного аркуша призначений для такої інформації, як термін прийняття на роботу працівника, день звільнення, термін зберігання документації, дата здачі в архів і інше.

• 

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку організації

Прибутковий касовий ордер і зразок його заповнення

Як створити прибутковий сайт для заробітку?

Схожі статті

• Журнал реєстрації наказів по особовому складу зразок заповнення скачати, бланк, реквізити

• Журнал реєстрації наказів по особовому складу зразок і правила заповнення

• Форми і правила оформлення титульного аркуша, світ зварювання