Журнал реєстрації наказів по особовому складу зразок заповнення скачати, бланк, реквізити
Накази з особового складу використовуються для оформлення трудової діяльності кожного співробітника в організації з будь-яким юридичним статусом. Залежно від їх змісту, бухгалтерія нараховує премії, заробітну плату, відпускні нарахування, компенсації. Якщо працівник хоче взяти кредит в банку, то серед інших документів у нього зажадають надати документи про його трудової діяльності, в їх число входить копія наказу про прийом на роботу.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Накази по особовому складу відображають трудовий шлях працівників організації, і в різних судових розглядах вони мають юридичну силу, підтверджуючи одну з версій спору.
Види наказів по руху кадрів
До наказам, які мають термін зберігання до сімдесяти п'яти років, відносяться наступні:
В окрему групу також можна виділити накази по особовому складу, що мають термін зберігання до п'яти років:
- Про дисциплінарні стягнення.
- Про короткострокових відрядженнях.
- Про щорічні оплачувані відпустки.
- Про святкові дні і ін.
У будь-якій організації з часом накопичується великий обсяг документів, призначених для щоденного користування. До них звертаються в разі проведення перевірки, аудиту або при необхідності надання співробітнику певної довідки.
Для систематизації документів і оптимізації роботи з ними, підтвердження їх наявності та швидкого пошуку в організації створюють різні журнали обліку документів, до них відноситься і журнал реєстрації наказів по особовому складу.
Для чого потрібен журнал реєстрації наказів по особовому складу?
Якщо організація реєструє будь-якої документ, тоді визнається його виробнича сила, його законність. Для реєстрації документа йому присвоюється унікальний номер.
Журнал реєстрації наказів по особовому складу дозволяє впорядкувати в компанії даний вид документації, захистити діяльність організації від видання наказів заднім числом, затвердження несвоєчасних розпоряджень або підробок наказів.
Щоб журнал виконував свої функції, його необхідно прошнурувати і пронумерувати. У журналі в хронологічному порядку фіксуються затверджені документи.
Сторінки журналу можна додавати або вилучати, знищувати, підміняти. Для цього перед заповненням журналу необхідно пронумерувати кожну його сторінку, потім прошнурувати журнал.
Шнурівку необхідно закріпити спеціальним бланком, в ньому вказується кількість сторінок в буквеному і числовому позначенні, підписує і ставить печатку відповідальна особа - зазвичай це керівник організації.
Тобто, підпис відповідальної особи повинна бути закріплена печаткою для документів, підпис керівника або генерального директора організації - гербовою печаткою.
Коли складається журнал реєстрації наказів по особовому складу?
Так як накази по кадрам формуються з самого початку роботи організації, необхідно їх певним чином реєструвати. На поточний день немає єдиних вимог щодо оформлення даного документа, тому формат може бути затверджений нормативним актом компанії.
Є певні вимоги щодо ведення самих наказів, однак формат журналу реєстрації таких наказів може розроблятися самостійно фахівцями організації.
Також можливо придбати готовий журнал в книжкових або в інтернет-магазинах. Кадровики-консультанти, грунтуючись на власному досвіді, розробили зручний формат даного документа і різними способами його поширюють.
Все залежить від можливостей і потреб самої організації.
Можна придбати журнал:
- Опломбований.
- Пронумерований.
- Прошнурований.
Що таке загальний журнал робіт форма КС-6 і як правильно вести цей документ на підприємстві, ви можете дізнатися за посиланням.
Хто повинен вести журнал?
У зв'язку з тим, що журнал з обліку наказів по особовому складу відноситься до основних архівних документів, в кожної компанії повинен бути співробітник, який буде нести відповідальність за заповнення журналу.
Такого працівника можна призначити спеціальним наказом по основній діяльності, але найчастіше цей обов'язок міститься в посадовій інструкції спеціаліста з кадрів, з якої він повинен під розпис ознайомитися при прийомі на роботу.
Якщо кадровик, в чиї обов'язки входить вести журнал з обліку кадрових документів, йде в тривалу відпустку, то виконання даної робочої функції необхідно покласти на іншого працівника за допомогою відповідного наказу.
Вимоги до оформлення
Як уже було відзначено вище, єдиних закріплених законодавчо вимог до оформлення журналу з обліку документів по кадрам не існує. проте необхідно слідувати загальним правилам оформлення.
Титульний аркуш журналу містить дати початку і закінчення ведення журналу, реквізити організації, номер документа, відомості про працівника, який несе відповідальність за ведення журналу, термін його зберігання (п'ять чи сімдесят п'ять років).
Необхідно також вказати літери, присвоєні наказам, які підлягають обліку в журналі:
- це ЛЗ для документів з терміном зберігання в сімдесят п'ять років.
- К - для інших документів, якщо вони реєструються в книзі.
Сам журнал містить такі графи:
Також на кожній сторінці журналу може стояти підпис особи, яка відповідає за її заповнення. Не можна вилучати з журналу листи; якщо потрібно зробити якесь виправлення, то його необхідно внести під таким порядковим номером, а також потрібно вказати підставу, чому воно було внесено.
Де можна скачати зразок заповнення та бланк документа?
Завантажити зразок заполненіяжурнала реєстрації наказів по особовому составуможно за посиланням. А ось тут знаходиться бланк документа.
Електронна форма журналу реєстрації наказів по особовому складу
При високій плинності кадрів в компанії і при великому документообіг дуже складно відстежити рух всіх документів за допомогою журналу в паперовому варіанті.
Тому компанії бажано мати електронну форму журналу з обліку кадрових документів, яка значно прискорить процес пошуку необхідної інформації по кожному окремому співробітнику: коли він був у відрядженні, скільки днів він провів у відпустці, чи брав відпустку без оплати праці та ін.
Журнал обліку та утримання засобів захисту: зразок заповнення і покрокова інструкція знаходяться в цій статті.
За допомогою електронної форми документа буде досить просто зібрати цю інформацію. Паперовий варіант потрібно буде довго і уважно переглядати, а якщо потрібно буде вивчити діяльність співробітника, наприклад, за чотири роки, то в такому випадку процес займе дуже багато часу.
Якщо управлінський документообіг в компанії ведеться за допомогою програми 1С, то все накази реєструються в ній автоматично.
Також для внутрішнього користування можливо створити електронну версію журналу в програмі Excel. Якщо в компанії журнал спочатку ведеться в електронній формі, то всі листи, які були згодом роздруковані, нумеруються, прошиваються, а потім опечатуються для здачі в архів.