Відрядження співробітника організації (зразки документів), електронний помічник секретаря (ЕРС)
Відрядження співробітника організації (зразки документів)
Відрядженням в межах, визначених чинним законодавством є поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).
Виконання доручення роботодавця в тому ж населеному пункті не є відрядженням. На практиці для цих ситуацій використовується термін «місцева відрядження». Працівник, направлений у іншу організацію, зберігає за собою місце роботи і середню заробітну плату, проте ніякі витрати, передбачені ст. 168 ТК РФ, йому не відшкодовуються.
У разі направлення у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику:
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.
Існують певні обмеження на направлення у службові відрядження. Направляти у службові відрядження забороняється:
• вагітних жінок (ст. 259 ТКРФ);
• працівників у віці до 18 років (ст. 268 ТКРФ). Направлення у службові відрядження:
• жінок, які мають дітей віком до 3 років,
• працівників, що мають дітей-інвалідів або інвалідів з дитинства до досягнення ними віку 18 років,
• працівників, які здійснюють догляд за хворими членами їх сімей відповідно до медичного висновку.
Далі розглянемо, як відбувається процедура оформлення відрядження.
Оформлення починається з підготовки службового завдання (уніфікована форма № Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання»).
Зразок заповнення форми № Т-10а
Завантажити уніфіковану форму № Т-10а
Цей документ є підставою для видання наказу (уніфікована форма № Т-9 (про направлення працівника у відрядження) або № Т-9а (про направлення працівників у відрядження)).
В наказі зазначається:
- місце призначення,
- мета відрядження,
- термін в календарних днях,
- джерело фінансування.
Зразок заповнення форми № Т-9
Завантажити уніфіковану форму № Т-9 і Т-9а
Самий останній документ - посвідчення про відрядження (уніфікована форма № Т-10)
Посвідчення про відрядження оформляється кожному працівникові, направленому у відрядження.
Після підписання керівником організації та ознайомлення працівника під розпис з цими документами, посвідчення про відрядження видається працівникові.
На перевертнів боці форми № Т-10 необхідно оформити першу позначку про вибуття працівника і проставити відбиток печатки організації.
У кожному пункті призначення робляться відмітки про час прибуття і вибуття, які завіряються підписом відповідальної посадової особи і печаткою.
Зразок заповнення форми № Т-10
Завантажити уніфіковану форму № Т-10
Під час відрядження необхідно зберегти всі посадочні талони і квитки, квитанції.
Після повернення з відрядження в організацію працівником складається короткий звіт про виконану роботу за період відрядження, який узгоджується з керівником структурного підрозділу і в триденний термін надається в бухгалтерію, разом з посвідченням про відрядження і авансовим звітом, з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати.