Організація архівного зберігання документів
Головна> Статті> Організація архівного зберігання документів
В ході комерційної діяльності кожного підприємства завжди формуються інформаційні дані в друкованому або електронному вигляді в певних обсягах. Коли тимчасові рамки їх справжності закінчуються, вони піддаються систематизації, проводиться організація архівного зберігання документів.
Різновиди архівного зберігання документів
Державні структури зобов'язані завжди передавати справи на архівне зберігання виключно в спецпідрозділу Архівних ФондовУкаіни. А комерційні структури мають більш багатий вибір способів зберігання документації.
Відносно компаній всіх наявних форм власності працюють такі критерії:
- Терміни безпосереднього зберігання документів визначає тільки політика діловодства самої організації, тобто до того моменту, коли мине потреба в актуальності паперів.
- Наявність обмеженого часу зберігання, що зазначено в положенні Переліку, - 1, 2, 5 і 10 років. При цьому сам архів знаходиться в офісі компанії.
- Законодавство про діловодство організацій, що займаються комерційною діяльністю, і внутрішні корпоративні положення визначають порядок постійного зберігання документів.
- Допускається як знаходження архівів в філіях спеціалізованих служб, так і організація системи справ всередині фірми.
порядок архівування
Організація архівного зберігання документів всередині компанії повинна проводитися в локальних зонах або спеціальних приміщеннях. Важливо наявність систем у вигляді коробів, архівних папок, боксів і профільного обладнання - каталожних полиць, стелажів. При цьому папери, що мають особливу цінність, і ті, які несуть високу комерційну значущість, обов'язково розміщують в металевих шафах, де є сейфові замки. Коли встановлені терміни закінчуються, уповноважений співробітник компанії проводить ліквідацію документів і складає відповідний акт про знищення.
Якщо для зберігання необхідний необмежений період часу, то проводиться процедура фондування з подальшою передачею справ до спецустанов.
Вимоги щодо організації архівного зберігання документів
Архівне зберігання документів має на увазі певний варіант систематизації паперів на підприємстві, який дозволяє дотримуватися всіх актуальних правил і законодавчих норм, щоб виключити втрату важливих даних.
Архів розташовують в спеціальному приміщенні або в ізольованому приміщенні. Неприпустима його організація в кімнатах з підвищеною вологістю і посиленим опаленням. Також він не може перебувати біля служб громадського харчування, хімічних і харчових складів.
Підприємство, яке займається архівними розміщенням, має у своєму розпорядженні сховищем для документів клієнтів, кімнатою для проведення дослідницьких робіт. Також до складу повинно входити приміщення, де приймають паперу, виконують їх акліматизацію, тут же можливо тимчасове зберігання носіїв інформації.
Вимоги, що пред'являються до сховища паперів
Організація архівного зберігання документів вимагає чіткого дотримання наступних правил:
- безпеку в усіх відношеннях - саме приміщення має бути стійким до займання, а також захищеним від можливих затоплень, обов'язкова наявність запасного виходу;
- в самій кімнаті не повинно бути магістральних трубопроводів, допускаються тільки ті, які ізольовані за допомогою захисних пристосувань або матеріалів;
- в архіві може бути тільки прихована електропроводка і штепсельні герметичні розетки;
- забороняється застосовувати вогонь і будь-які нагрівальні прилади в архіві, як і зберігати там продукти харчування, а також інші сторонні предмети;
- в приміщенні повинні бути металеві стелажі пересувного або стаціонарного типу.
Стелажі, що розміщуються в сховище, також повинні відповідати ряду певних вимог. Наприклад, головний прохід між рядами повинен займати не менше 1,2 м, між стелажами - 0,75 м. Відстань від полиць, які стоять паралельно стіні, до зовнішньої стіни має дорівнювати не менше 0,75 м. А між торцем і стіною стелажа повинна бути більше 0,45 м. від нижньої полиці кожного стелажа від підлоги необхідно відстань в 0,15 м.
На самих стелажах документи розташовують виключно в зв'язках або коробках. Не допускається перебування документації на підлозі або на підвіконні в не розібрався вигляді.
Стелажі необхідно розташовувати тільки перпендикулярно щодо стін з вікнами і елементів живлення. При цьому відстань від джерела тепла або вікна до стелажа повинна становити більше 0,6 м. Прилягання стелажів до тих же джерел тепла і зовнішніх стін не допускається.
Як правильно зберігати документи
Світло в приміщенні, де зберігаються архіви, може бути організований як штучним, так і природним шляхом. Якщо є тільки природне освітлення, то важливо повністю виключити потрапляння прямих сонячних променів на папери. Для цього на вікна вішають світлозахисні штори і жалюзі.
Штучне освітлення - це зазвичай лампи розжарювання, обов'язково знаходяться в закритих плафонах. Якщо використовуються люмінесцентне обладнання, то краще щоб це були прилади з невеликим УФ-спектром.
Організація зберігання документів завжди має на увазі підтримування правильного температурно-вологісного режиму. Паперові носії інформації зберігаються при температурі 17-19 ° С і вологості повітря 50-55%. Якщо дані знаходяться на плівкових носіях, то вологість повітря повинна складати 40-45%, температура для чорно-білих плівок - близько 15 ° С, для кольорових - 2-5 ° С. Якщо інформація розміщується на магнітних стрічках і дисках, то вологість повітря в діапазоні 50-65% і температурний режим в 15-20 ° С буде ідеальним.