Управління проектами ієрархічна структура обмежень
У статті розбирається що таке обмеження, які вони бувають і на що впливають, а також показано, як відображати обмеження в документах для різних проектів.
Якщо в компанії існує система управління проектами та проекти йдуть на потоці, то виникає необхідність надійно виявляти всі обмеження проектів на самому початковому етапі. Логіка завдання зрозуміла і виникає вона з двох основних постулатів:
1. Поки в учасників ініційованого проекту найвище вплив на проект, а вартість змін найнижча - хочеться виявити всі обмеження і домовитися про утриманні проекту в рамках цих обмежень усіма зацікавленими сторонами.
2. Однією з основних завдань команди управління проектами є урівноваження конкурентних обмежень проекту. Тому і знати ці обмеження потрібно якомога раніше, і управляти обмеженнями з самого початку, а не тоді коли вже «вийшли за прапорці і витоптали весь газон».
Ну, а далі по пунктах, як разбрать завдання на складові:
Як виявити обмеження?
Департамент управління проектами повинен оперативно доповнювати структуру новими типами обмежень і вона завжди повинна бути актуальною саме для наших проектів і для нашої галузі.
Як зафіксувати обмеження?
Тут не варто городити город і просто взяти класичний Журнал припущень, який представляє з себе таблицю:
Тип - тип обмеження проекту з нашої ієрархічної структури ресурсів.
Обмеження - власне короткий опис самого обмеження, тобто стану, якості або розуміння стримуючих факторів, що впливають на певний образ дії або бездіяльності, які можна застосувати умов (внутрішніх або зовнішніх), що впливають на хід виконання проекту або процесу.
Елемент ІСР - елемент ієрархічної структури робіт (WBS), до якого відноситься дане обмеження. Якщо воно відноситься до кількох елементів, то ставитися елемент більш верхнього рівня аж до самого проекту.
Джерело - П.І.Б. і контактні дані зацікавленої сторони проекту, що визначає конкретне обмеження. Зацікавлені сторони проекту - це особи або організації (наприклад, замовники, спонсори, виконуюча організація або громадськість), які активно беруть участь в проекті або інтереси яких можуть бути порушені як позитивно, так і негативно в ході виконання або в результаті завершення проекту.
Відповідальний - П.І.Б. і контактні дані особи, яка несе відповідальність за управління обмеженням, в процесі врівноваження конкуруючих обмежень проекту.
Стан - обмеження зміняться по суті, як тільки стане доступною нова інформація.
Чи можуть змінюватися обмеження в ході проекту?
Для того щоб відповісти на це питання, давайте подивимося на найбільш прогресивне визначення успіху проекту: «Успіх проекту вимірюється відповідністю результатів проекту останнім базовим планам, схваленим уповноваженими зацікавленими сторонами».