Оцінка запитів на зміну проекту

Джейн Сучан (Jane Suchan), PMP

Неконтрольовані зміни - один з найстрашніших ворогів керівника проекту. Тому надійний процес управління змінами може стати для нього найкращим другом. Застосування такого процесу дозволяє надавати клієнтові необхідні результати в потрібні терміни та в рамках узгодженого бюджету. Без управління змінами область проекту стає рухомою мішенню, і ви ризикуєте промахнутися, не виконавши завдання проекту. Можливість управління змінами, особливо що стосуються області охоплення проекту, грає важливу роль в досягненні цілей і зазвичай є індикатором продуктивності. Зміни в проекті неминучі, і ви повинні бути готові до них.

Баланс між управлінням змінами та бюрократією

Ще однією складним завданням є необхідність контролювати зміни проекту, при цьому уникаючи непотрібної бюрократії. Питання в тому, де золота середина? Так як кожен проект унікальний, момент, при якому контроль змін припиняє приносити результати і перетворюється в бюрократичну тяганину, залежить від проекту.

План управління змінами проекту

Щоб ви могли швидко реагувати, план управління змінами проекту наказує, що робити при виникненні відхилень. Він не призначений для запобігання змін; в ньому викладено процес, який визначає, як потрібно повідомляти про зміни, як будуть прийматися рішення і як буде адаптуватися проект.

Впровадження управління змінами

Процес управління змінами потрібно впровадити відразу ж після створення базового плану для ключових кінцевих результатів, наприклад бізнес-вимог і розкладу. Робоча група, зацікавлені особи і все, на кого впливають зміни проекту, повинні перевірити і схвалити план управління змінами, перш ніж він буде впроваджений.

Невеликі зміни, які мало впливають на успіх проекту, не повинні розглядатися так само суворо, як зміни вимог або віх на критичному шляху календарного плану. У плані управління змінами проекту має бути зазначено, коли необхідний офіційний запит на зміну проекту (PCR). наприклад:

які порогові значення для змін календарного плану та бюджету?

Чи є зміни, які завжди вимагають запит на зміну?

Які зміни можна виконувати без управління змінами?

Значні зміни. повинні оформлятися як PCR. Значні зміни проекту:

Впливають на вимоги або робочі елементи на критичному шляху, приводячи до затримок важливих віх або дати закінчення проекту на певний відсоток часу або тривалість. Критерії значних змін потрібно визначати для кожного проекту.

Вимагають додаткового фінансування (в певному розмірі або відсотку бюджету). Це значення потрібно визначати для кожного проекту.

Незначні зміни. звичайні зміни, для яких не потрібно PCR. Незначні зміни:

Чи не роблять істотного впливу на план. Чи не призводять до перенесення дати завершення віх і завдань з залежностями проекту.

Чи не роблять негативного впливу на фінанси. Чи не призводять до відхилень бюджету проекту.

Поради по оцінці запитів на зміну

План управління змінами проекту також повинен включати відомості про те, як оцінюються запити на зміну. Важливо визначити критерії оцінки до того, як вона буде потрібно, щоб не витрачати час на обговорення. Визначення цих параметрів дозволить знайти компроміс між змінами і спільними бізнес-цілями і перевагами.

Нижче описані деякі типові питання, які слід враховувати при оцінці запиту на зміну.

Чи впливає зміна на бізнес-вимоги?

Чи існує обхідний шлях або ж зміна необхідна для успіху проекту?

Чи потрібна збільшення фінансування?

Чи буде затримана кінцева дата проекту?

Чи є у зміни важливі бізнес-переваги, які компенсують його негативний вплив на проект?

Чи має сенс прийняти зміну зараз, а не відкласти його? Не обійдеться чи затримка дорого в кінцевому рахунку?

Чи притягнуті всі зацікавлені особи і схвалюють вони зміна?

Чи існують договірні наслідки, які слід враховувати? Наприклад, чи не призведе зміна до порушення зобов'язань перед зовнішніми постачальниками?

Затвердження запитів на зміну проекту

Важливо також визначити, хто може, а хто не може стверджувати запитані зміни. Часто визначається кілька рівнів повноважень, щоб звичайні зміни могли оброблятися більш ефективно, а значні зміни отримували належне уваги керівництва.

Якщо запропонована зміна впливає на область проекту, слід розглядати його як бізнес-рішення, яке потребує затвердження спонсором проекту. Якщо область не змінюється, робоча група і спонсор можуть вирішити, що керівник проекту має право самостійно затверджувати зміни в обумовлених межах. Для деяких проектів створюються і регулярно скликаються комісії, які розглядають і затверджують запити на зміну. В організації може бути кілька комісії, що розглядають різні типи запитів на зміну. Наприклад, комісія з управління технічними змінами працюватиме з питаннями технологій.

Рекомендації щодо затвердження запитів на зміни можна представити у вигляді таблиці, наприклад такий, як нижче.

Результати себе виправдовують

Робочі групи проектів завжди прагнуть швидше почати виконання проекту, іноді нехтуючи плануванням. Може здатися, що з проблемами можна буде боротися в міру їх появи. Але створення добре продуманого процесу управління змінами ще до того, як ці зміни відбудуться, виправдає себе, поліпшивши загальні результати проекту. Об'єктивний підхід до управління змінами дозволить робочій групі ефективно реагувати на них. Добре продуманий і детальний план управління змінами, схвалений учасниками проекту та зацікавленими особами, заощадить час і гроші, яких завжди так не вистачає керівникам проектів.