Службова, доповідна і пояснювальна записка
Якщо службові або доповідні записки необхідно складати далеко не кожному співробітнику організації, то зразок пояснювальної записки може знадобитися рано чи пізно майже будь-якому працівнику. Кожна з цих видів службової документації має своє певне призначення інформаційно-довідкового характеру. Розглянемо, які види записок найкраще підходять для того чи іншого випадку.
Докладаная записка - зразок пояснювальній
Складена вона може бути як з ініціативи працівника, так і відповідно до усним розпорядженням керівника. Найчастіше з її допомогою вносять пропозиції, пов'язані з поліпшенням технічного оснащення на виробництві, висловлюють незгоду з будь-яким рішенням керівництва, викладають свою позицію при конфліктах з колегами.
Oб'яснітельная записка зразок
В основному тексті цього документа передбачається формулювання своєї позиції і чітке виклад доводів по суті питання.
Розрізняють такі види доповідних записок:
- Звітні. Припускають інформування про закінчення будь-яких робіт або етапів, виконання розпоряджень і т.д .;
- Інформаційні. Складаються для викладу результатів, деталей, ходу і методів виконання робіт. Є регулярними;
- Ініціативні. Містять ініціативи, пропозиції, рекомендації і т.д.
Доповідна записка зразок
Доповідна записка про невиконання посадових обов'язків
Внутрішні доповідні записки складаються на ім'я глави організації, для їх оформлення використовуються звичайні листи. Такий документ містить наступні елементи:
Одним з видів внутрішніх документів є доповідна записка про невиконання посадових обов'язків. Вона призначена для інформування про невиконання або неналежне виконання працівником його безпосередніх обов'язків, а також включає пропозицію про призначення цього співробітника дисциплінарного стягнення.
Службова записка - приклад написання і журнал обліку
До однієї з різновидів доповідних записок відноситься службова. Вона є документом інформаційного характеру і використовується для взаємодії різних горизонтальних (тобто не підпорядкованих один одному) об'єктів управлінської структури з метою вирішення питань, що стосуються їх компетенції. Як пишеться службова записка?
У загальноукраїнському класифікаторі управлінської документації (ОКУД) не передбачений цей вид документації. При цьому їх використовують в різних цілях виробничого призначення:
- для запиту інформації;
- при видачі інструкцій;
- в якості супровідного документа;
- як інформаційний лист.
У тексті даного виду документа містяться дані про те, що послужило причиною його оформлення, тобто прохання, заявка, пропозиція і т.д. У ній може міститися інформація про проведені зустрічі, кадрові переміщення співробітників, будь-які зміни в роботі організації та її підрозділів і т.д. Документ також може містити інформацію для служби охорони про співробітників, які працюють у вихідні дні з метою їх допуску в приміщення компанії.
За трудові успіхи співробітників можуть заохотити грошовою премією. цінним подарунком або званням, грамотою. Для цього оформляється службова записка на премію, складена начальником відділу, профспілкою або колективом.
Службова записка на премію
У законодавстві відсутні суворі вимоги щодо оформлення службової записки. Однак зразок заповнення службової записки схожий за формою з доповідною, він може бути розроблений і складений безпосередньо в організації з урахуванням специфіки підприємства.
З метою контролю документації слід завести спеціальний журнал. Згідно зразком журналу реєстрації службових записок, він може містити дані про реєстраційні номери документів, їх дати, найменування або короткому змісті, даних про посадову особу, яка підписала документ і т.д.
Журнал реєстрації службових записок зразок
Крім журнальної реєстрації, передбачений також картковий або автоматичний облік документації.
Форма пояснювальної записки
Для пояснення обставин будь-яких подій і фактів передбачений такий вид документа, як пояснювальна записка, складена працівником підприємства на ім'я вищої посадової особи.
Мається на увазі її написання від руки в одному примірнику на звичайному паперовому аркуші на ім'я зажадати її особи. У деяких організаціях передбачено оформлення пояснювальної записки на комп'ютері. Форма пояснювальної записки на законодавчому рівні не закріплена, проте, в деяких установах існують типові форми її оформлення. У той же час пояснювальна записка, складена не за формою, є дійсною.
Згідно ТК Україна (ст. 193), перш, ніж застосовувати до співробітника дисциплінарне стягнення, з нього повинна бути затребувана пояснювальна, де співробітник може повідомити обставини і причини скоєних дій.
Пояснювальні можуть бути складені або співробітником, або структурним підрозділом в цілому.