Rybena - основні поняття діловодства
Діловодство як функція управління
Діловодство є документування діяльності організації (підприємства), засноване на науковій організації праці із застосуванням сучасної техніки.
В даний час термін «Діловодство» частіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДНЗ).
Таке визначення більш точно відображає весь комплекс робіт з документами в організації.
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат. В організаціях з невеликим документообігом ті ж функції виконує секретар керівника або спеціально призначена посадова особа.
Для всіх організацій, установ, підприємств Укаїни незалежно від форми власності або функцій встановлені єдині вимоги щодо складання та оформлення документів і роботі з ними. Ці вимоги викладені в основних положеннях Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і ГОСТах, інструкціях з діловодства, номенклатурі справ та інших нормативно-методичних документах з ведення діловодства.
Робота управлінського апарату, як будь-яка робота сьогодні, будується на засадах нау чной організації праці. Для підвищення оперативності та скорочення трудомісткості діловодного процесу впроваджується механізація і автоматизація роботи з документами.
Засоби механізації підрозділяються на:
- технічні засоби складання і виготовлення документів (які пишуть автомати);
Від раціональної організації діловодства залежить оперативність управління, надійність, економічність управлінської праці, культура роботи апарату, можливість використовування документарної інформації в майбутньому.
Залежно від функції управління створюються різні види і різновиди документів.
Вид документа слід відрізняти від його різновиду.
Вид документа - це позначення найменування документа. Наприклад, протокол - вид документа. Різновид його - протокол зборів, протокол засідання, протокол допиту та ін.
Або: акт - вид документа, його різновид - акт прийому-передачі справ, акт інвентаризації, акт ревізії та ін.
Управлінська діяльність фіксується в основному організаційно-розпорядчими документами (ОРД), які умовно поділяються на три групи:
Діяльність будь-якої організації регулюється правовими документами. Перш за все, це - організаційні документи, які розробляються самими засновниками і є нормативними. Організаційні документи регламентують завдання і функції організації, структуру, організацію роботи, права, обов'язки, відповідальність керівництва, структурних підрозділів та співробітників. До складу організаційних документів входять: статут та інші установчі документи, інструкція, штатний розклад, правила внутрішнього розпорядку та інші.
З метою вирішення основних завдань організації видаються накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження. Це друга група - розпорядчі документи.
Третя група - довідково-інформаційні документи - включає в себе службові листи, довідки, огляди, доповідні записки та ін.
Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських або ОРД. Винятком є фінансово-бухгалтерські документи, що мають специфічні особливості складання та оформлення.
З метою створення можливостей для проведення уніфікації та стандартизації документів, для того щоб виробити правила їх складання та оформлення, форми і методи роботи з ними, була проведена класифікація документів за певними ознаками.
За способом виготовлення (фіксації інформації) документи поділяються на:
За цінності змісту: наукові, історичні, оперативні і т. Д. За призначенням: для фіксації подій, для передачі інформації, для виконання основних завдань.
- документи постійного (безстрокового) зберігання (що представляють інтерес для науки, історії; плани, звіти, протоколи, постанови, рішення та ін.);
- документи, що мають тривалі терміни зберігання (понад 10 років), - особисті справи, історії хвороби, технічна документація та ін .;
- деякі документи мають тимчасові терміни зберігання (до 10 років).
За ступенем гласності: звичайні, секретні (з грифами ДСП, КТ, конфіденційно та ін.).
За юридичною силою: справжні (дійсні та недійсні), підроблені.
За способом викладу матеріалу: приблизні, індивідуальні, типові.
За родом діяльності: система банківської документації, система звітно-статистичної документації, система зовнішньоторговельної документації, система організаційно-розпорядчої документації та ін.
За формою: табличні, текстові, анкетні, трафаретні та ін.
- іменні, або особисті (що засвідчують особу);
- службові (що відображають роботу установи з основної діяльності та з особового складу).
По термінах виготовлення: термінові, нетермінові.
За назвою: наказ, лист, довідка, акт і інші види документів.
За ступенем складності: прості (розглядається одне питання), складні (декілька питань).
Помістити складання: внутрішні і зовнішні; зовнішні, в свою чергу, діляться на вхідні та вихідні.