Діловодство як функція управління, його місце серед інших управлінських функцій
Діяльність будь-якої організації пов'язана зі створенням документів, в яких відображаються різні сторони її деятельності˸ фінансовий стан, робота з персоналом, матеріально-технічне забезпечення і т.д.
Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, оскільки прийняте рішення записується, закріплюється в документі.
Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою документов˸ планування - за допомогою підготовки різних планів, облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; керівництво - виданням розпорядчих документів і т.п.
Діловодство в даний час визначається стандартом як''отрасль діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документамі'' (ГОСТ Р 51141-98''Делопроізводство і архівна справа. Терміни та определенія''), тобто весь процес від моменту створення або отримання документа до ᴇᴦο виконання або знищення, або передачі на зберігання в архів (3).
Після видання (складання) або отримання документа ᴇᴦο необхідно зареєструвати, передати виконавцю, проконтролювати ᴇᴦο виконання, зберегти і т.д.
У діловодстві виділяються два досить самостійних аспекта˸
· Документування - забезпечення вовремяго і грамотного створення документів;
· Організація роботи з документами (документообіг) - прийом, передача, відправка, обробка, реєстрація, контроль виконання, облік і забезпечення схоронності документів, формування справ, підготовка справ до передачі в архів, знищення (4).
Документування - це''запісь інформації на різних носіях за встановленими правілам'' (ГОСТ Р 51141-98), тобто процес створення та оформлення документів. Документуванням займаються практично всі працівники сфери управління.
Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Цей термін визначається Держстандартом як''організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності учрежденія''.
Робота з документами залежить не тільки і не стільки від кількості та рівня професійної майстерності працівників служби ДОП, а й більшою мірою від наукової організації і управління роботою в службі діловодства.