1 Діловодство, як одна з функцій управління
Діловодство є документування діяльності організації (підприємства), засноване на науковій організації праці із застосуванням сучасної техніки.
Процес управління підприємством включає операції:
1 Збір та обробка інформації;
2 Підготовка рішень;
3 Ухвалення рішення;
4 Доведення до виконавця;
7 Пошук інформації.
Управління підприємством - процес отримання інформації і роботи з нею.
Організація роботи з документами - створення умов для всіх видів робіт з документами. На підприємстві повинен бути єдиний порядок щодо складання документів і роботі з ними. Цей порядок закріплений в Типової інструкції з діловодства.
Діловодство присутній в кожній організації, незалежно від її типу, організаційно-правової форми, характеру діяльності. З плином часу значення діловодства в діяльності організацій не зменшується, а зростає. Не потребує доведення положення, що без налагодженої системи діловодства організація не може працювати успішно. Будь-яка організація, яка не додавала до пори до часу значення роботи з документами, неодмінно приходить до необхідності організувати роботу з документами, т. Е. Створити систему діловодства.
1.1 Найважливіші завдання документаційного забезпечення управління
Документаційне забезпечення управління (ДОУ) - найважливіша функція управління ступінь вдосконалення роботи з документами визначається: оперативністю виконання і переміщення документів.
- керівники і фахівці здійснюють переважно творчу роботу;
- технічні виконавці виконують операції, пов'язані з обробкою документів;
У діловодстві з визначення документаційного забезпечення управління виділяється два аспекти:
- організація роботи з документами.
Перша частина охоплює всі види робіт, які пов'язані з підготовкою документів, друга - роботу з вже створеними документами.
Служба документаційного забезпечення управління в організації вирішує кілька дуже важливих завдань:
- встановлення єдиного порядку роботи з документами;
- створення умов, що забезпечують ефективне використання сучасних комп'ютерних технологій при роботі з документами;
- забезпечення збереження документів, що створюються в діяльності організації.
З завдань служби документаційного забезпечення управління випливають її функції. До найбільш важливим відносяться:
- організація за дорученням керівництва підготовки проектів документів, забезпечення їх оформлення та випуску;
- прийом, облік, реєстрація вступників та відправляються документів;
- ведення контролю за виконанням документів, систематичне інформування керівника про стан виконавської дисципліни;
- організація виготовлення документів, копіювання і оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів;
- розробка зведеної номенклатури справ організації, забезпечення підготовки номенклатур справ структурних підрозділів;
- організація роботи архіву установи і використання архівних документів;
- розробка спільно з підрозділами організації заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.