управління діловодством
Діловодство - це діяльність, що охоплює документування і роботу з документами, під якими розуміються матеріальні об'єкти, оформлені в установленому порядку, мають відповідно до чинного законодавства правове забезпечення і містять інформацію в зафіксованому вигляді для її передачі в часі і просторі. Як правило, діловодство на підприємствах і в організаціях здійснює канцелярія - спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу і підпорядкована безпосередньо керівнику організації або його заступнику. До складу канцелярії можуть бути включені: підрозділи з обліку, реєстрації, контролю, вдосконалення роботи з документами і розгляду листів (скарг, заяв), експедиція, секретаріат, машинописне і розмножувально-копіювальне бюро, архів та ін.
У своїй діяльності ця служба керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами державної влади і управління, розпорядчими документами органів управління освітою управління і самого підприємства, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями установ національної архівної служби та іншими нормативами з питань документаційного забезпечення управління. Організаційна структура управління службою діловодства на підприємстві встановлюється в залежності від обсягу документообігу, наявності коштів організаційної та обчислювальної техніки та інших факторів.
Організаційно-розпорядча документація - це система документації, що забезпечує організацію процесів управління і управлінської праці. Вона застосовується при оформленні распорядительно-виконавчої діяльності адміністративно-управлінського персоналу і не залежить від характеру повноважень та їх розподілу. Виділення цієї системи визначено тим, що не всі зв'язки, що існують на підприємстві, відображаються в його організаційній структурі управління.
Організаційно-розпорядча документація поділяється на:
- організаційні документи, що носять нормативний характер і регламентують правовий статус організацій і їх структурних підрозділів, функції, права та обов'язки посадових осіб (статути, положення, інструкції, правила, протоколи);
- розпорядчі документи, за допомогою яких оформляється розпорядча діяльність органів управління, що здійснюється, як правило, на основі єдиноначальності і колегіальності (накази, розпорядження, вказівки, рішення, інструкції);
- довідково-інформаційні документи, що включають службове листування (листи, службові та доповідні записки, довідки, протоколи, акти, інструктивні листи, телеграми, факси і т.д.);
- кадрові документи по оформленню та руху особового складу підприємства (заяви, анкети, уявлення, довідки).
У практиці документування документи класифікуються і по ряду інших ознак:
- за призначенням (оперативно-виробничі, стандартні, типові, індивідуальні, нестандартні);
- по відношенню до даного підприємства (вхідні, вихідні, внутрішні);
- за походженням (офіційні, особисті);
- за термінами виконання (термінові, нетермінові);
- за термінами зберігання (постійного, тимчасового терміну зберігання);
- за ступенем гласності (для службового користування, секретні, несекретні, особливої важливості);
- за ступенем достовірності (оригінали, копії, дублікати, виписки);
- за юридичною силою (справжні і підроблені); за складністю і змістом (прості, складні);
- по послідовності освіти (первинні, похідні);
- за ступенем пристосованості до машинного й автоматизованої обробки (машиноорієнтованої документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки; машинозчитуваний документ, пристосований для автоматичного зчитування міститься в ньому інформації) і т.д.
Система взаємозв'язків документів проявляється в процесі управління. Рух документа в організації з моменту його створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом. Він повинен ґрунтуватися на ретельно розробленій, стабільної технології управління діловодством підприємства, яке визначається як технічне, допоміжне обслуговування конкретних функцій управління, що грає, тим не менш, важливу роль в підвищенні оперативності та ефективності роботи всього апарату управління. Оптимізація документообігу призводить до скорочення кількості одиниць і форм оброблюваних документів, спрощення процедур їх оформлення, підвищення швидкості виконання, вивільненню керівників і фахівців від виконання невластивих їм функцій технічних виконавців.
Основними функціями управління діловодством є наступні:
- забезпечення єдиного порядку документування і організації роботи з документами, що включає здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів і обліково-довідкової роботи;
- організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву вступників документів;
- здійснення контролю за правильністю оформлення документів, які подаються на підпис;
- організація виготовлення, копіювання і оперативного розмноження документів; Розробка та проектування бланків документів;
- розробка номенклатури справ підприємства;
- забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
- організація роботи за пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
- організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи та іншими нормативними документами;
- контроль документів включає: регулювання ходу їх проходження, оформлення і виконання в установлені строки;
- роботу з документами, правильність оформлення і формування їх в структурних підрозділах;
- систематичне інформування керівництва з цих питань; узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів;
- оцінки стану і дієвості - виконавської дисципліни.
Реалізація комплексу функцій по організації роботи з документами і забезпечення єдиного порядку документування здійснюється відповідно до чинних національних стандартів, керівними документами, галузевими керівними документами і стандартами підприємств з діловодства. Крім цього, підприємства, які співпрацюють з зарубіжними фірмами, при підготовці документів повинні враховувати специфіку діловодства відповідних країн, відтворену в їх національних стандартах. Ряд питань діловодства вирішене в міжнародних стандартах ISO.
При традиційній картковій реєстрації друкується необхідна кількість примірників карток, які можуть становити різні картотеки: довідкові, контрольні, за листами громадян, алфавітні, кодіфікаціонние і інші, в залежності від завдань пошуку або виду (груп) реєстрованих документів. Картки в розділі виконаних документів в довідкових картотеках групуються по номенклатурі справ. Вибір пошукових ознак визначається в залежності від видів документів і характеру запитів. Найменування пошукових ознак вказується в спеціальних роздільниках картки.
При автоматизованої реєстрації пошук здійснюється по кожному з обов'язкових реквізитів або їх сукупності.
При передачі документів на зберігання в архів передаються і пошукові системи: при традиційній картковій реєстрації - картотека з повністю заповненими реквізитами; у зв'язку з автоматизованою - з банку реєстраційних даних вилучаються відомості про документи, терміни оперативного зберігання яких закінчилися; роздруковуються і передаються роздільно в архів реєстраційні блоки картотек на документи, що підлягають і не підлягають передачі на державне зберігання.
Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання доручень, зафіксованих в документах; правильного формування та ведення справ в підрозділах підприємства (організації). Контролю підлягають всі зареєстровані документи: вхідні, вихідні та внутрішні, які за своїм характером вимагають рішення (відповіді), а також усні рішення і доручення керівництва Контроль здійснюють керівники, відповідальні виконавці, підрозділи служби діловодства або спеціально призначені особи.
Необхідність постановки документа на контроль, терміни виконання, виконавці та посадові особи, відповідальні за контроль, встановлюються керівником в резолюції або в тексті документа (наказу, протоколу, розпорядження). Терміни виконання можуть бути типовими або індивідуальними. Типові терміни виконання документів встановлюються нормативними актами органів державної влади, центральних органів управління.
Індивідуальні терміни встановлюються керівником. Допускається коригування термінів виконання за вказівкою керівника. Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів організаціям і приватним особам або іншого підтвердження виконання.
Контроль за ходом виконання документів і регулювання процесу полягають в інформуванні виконавців і керівників про наближення термінів виконання. Інформація про результати виконання документів узагальнюється і доводиться до відома керівництва в формі зведення про виконання документів і доручень за період, встановлений регламентом. Контроль за виконанням документів ведеться на основі реєстраційних карток або банку їх даних при автоматизованому контролі. Контрольна картотека систематизується по термінах виконання документів, виконавцях, групам документів (накази, рішення, вхідні, вихідні листи і т.д.). На один контрольований документ може бути заповнена кілька контрольних карток відповідно до числа виконавців, завдань або різними термінами виконання. Контроль здійснюється службою контролю.
При автоматизованому діловодстві виконавцям можуть направлятися попередження у вигляді машинограм, інформації по «електронній пошті» або локальної обчислювальної мережі в залежності від того, на яких програмних і технічних засобах реалізована система, наприклад, з виведенням на екран дисплея ЕОМ керівників і виконавців. Картка з виконаними матеріалами представляється відповідального за контроль для перевірки виконання і зняття документа з контролю. При неякісному виконанні або зриві термінів документ з контролю не знімається і переходить в розряд невиконаних вчасно. Також може бути прийнято рішення про необхідність перенесення терміну виконання такого документа.
Електронні документи і справи вимагають і спеціалізованого електронного архіву. За кордоном активно розвивається ринок спеціалізованих систем (апаратно-програмних комплексів) електронного архівування, систем обробки зображень, зразків документів. Єдину технологію електронного архівування розробили фірми Cognitive Technologies, Hewlett-Packard, LVS і Oracle (програмні продукти з мережевими версіями систем сканування і розпізнавання текстів і системою архівації, апаратні засоби в складі високопродуктивних сканерів, принтерів і пристроїв масової пам'яті типу WORM).
В останні роки прикладні роботи в технології електронного обміну даними (Electronic Data Interchange-EDI) бурхливо розвиваються, постійно розширюється сфера її застосування. Технологія EDI заснована на можливості використання замість паперових документів стандартних електронних повідомлень змінної довжини. При формуванні електронного повідомлення реквізити переданого документа по можливості представляються у вигляді кодів з використанням стандартних класифікаторів і довідників, єдиних синтаксичних правил.
Разом з тим в реальних умовах функціонування вітчизняних підприємств і недостатньо коштів для придбання дорогих систем, не можна виключати можливість вдосконалення форм і методів роботи з документами, що включає розробку, впровадження та ведення альбому і табеля уніфікованих форм документів організації, внесення в них змін; розробку спільно з відповідними структурними підрозділами організації заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни; впровадження прогресивних технологій документаційного забезпечення. Іншим напрямком раціоналізації документообігу на підприємстві є його скорочення, включаючи кількість форм документів, розробку і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення діловодства. Все це вимагає постійного підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архівів, їх психологічної адаптації до нових умов роботи і контролю за виконанням дисципліни.
У перспективі в результаті розвитку системи діловодства відбудеться перехід до технології «електронного офісу». Однак для впровадження потрібно солідна організаційна підготовка, оскільки змінюються не тільки самі документи і технологія їх обробки, а й організаційні структури, функціональні обов'язки співробітників, кваліфікаційні вимоги до них. Відповідно до цього буде потрібно перегляд всіх організаційно-методичних, нормативних та інструктивних документів підприємства. Таким чином, з'явиться і нова професія - менеджера з управління діловодством.