Як вести конфіденційне діловодство, питання передплатників, журнал «довідник секретаря і
У мене питання по конфіденційного діловодства. На підприємстві конфіденційний документообіг невеликий, максимум 150 документів на рік. До теперішнього року запровадився один журнал. Зараз хочемо впорядкувати систему КД і виникло питання: чи потрібно створювати журнал обліку проектів документів? Або можна створити тільки один журнал обліку вихідних і внутрішніх документів. Справа в тому, що всі документи, які видаються в організації, або відправляються в зовнішні організації, або підшиваються в справи, як таких проектів у нас немає. То чи є сенс створювати такий журнал? Або це обов'язкова вимога до всіх організацій?
Проектом документа називається документ на стадії його підготовки, до підписання. Тому якщо ви готуєте документи, що містять конфіденційну інформацію, то, відповідно, у вас є проекти конфіденційних документів. Система конфіденційного діловодства тим і відрізняється від загального діловодства, що контроль за документом і облік дій, що здійснюються з документом, ведеться з моменту створення документа: такими першими кроками є облік носіїв, які використовуються для підготовки документів, і облік проектів документів. Під урахуванням проектів документів розуміється облік документа вже на стадії його підготовки.
Після того як проект документа підписується керівником, він враховується вже як документ. Для конфіденційного діловодства важливо (один з принципів конфіденційного діловодства - облік кожного факту життєвого циклу документа) мати інформацію про те, хто із співробітників на кожному етапі роботи з документом мав до нього доступ.
Якщо, як ви пишете, у вас 150 документів на рік (вхідних, вихідних і внутрішніх), то це чимало. Можна припустити, що приблизно від третини до половини цих документів - це документи, що створюються в вашій організації, а значить, вони проходять стадію проекту, так що по всьому виходить, що облік проектів документів потрібен. Єдиних вимог до обліку носіїв конфіденційної інформації та проектів документів немає, тому організації самі вправі встановлювати і форму обліку, і те, які відомості про проект документа фіксувати. Прикладом журналу обліку проектів документів може бути журнал, складений за такою формою:
Журнал обліку проектів КД на паперових носіях