Приклад заповнення подорожнього листа
Для обліку витрат на ПММ організаціям та ВП, незалежно від обраної системи оподаткування, потрібен шляховий лист. Це основний первинний документ, який оформляється при експлуатації автомобіля. Прийшов час розібрати по кісточках приклад заповнення подорожнього листа.
Форма подорожнього листа
обов'язкові реквізити
- найменування та номер: наприклад, дорожній лист вантажного автомобіля, номер по вашій системі нумерації, штамп організації;
- відомості про термін дії подорожнього листа: вказується дата або період (дата початку та закінчення), тривалість може бути від одного дня до місяця;
- відомості про транспортний засіб:
- тип транспорту: вантажний, легковий, модель самого транспортного засобу і модель причепа, якщо такий є;
- державний реєстраційний знак;
- показання лічильника кілометражу при відправці машини і при її поверненні;
- дата і час в годинах і хвилинах відправки і повернення на місце постійної стоянки.
При відсутності посади штатного механіка справність автомобіля може підтвердити водій. Також при відсутності диспетчера водій також проставляє час прибуття та вибуття, кілометраж.
- відомості про водія: ПІБ водія, відмітка медпрацівника про передрейсовий та післярейсовий огляд.
У дорожньому листі повинні бути вказані дані про кількість пального на момент відправки машини і повернення її в гараж. Робляться відмітки про виданий кількості бензину або вказується номер чека, отриманого на заправці. Визначається витрата бензину фактичний і по нормі.
Подорожній лист заповнюється окремо на кожний транспортний засіб. Також шляхові листи можна заповнювати на кожного водія окремо. Зазвичай при розробці форми подорожнього листа за основу береться уніфікована форма, в яку вносяться необхідні поправки.
Такий реквізит як маршрут прямування автомобіля не включено до переліку обов'язкових реквізитів. Однак витрати на ПММ податківці можуть оскаржити, якщо конкретний маршрут не вказано. Тому потрібно записувати пункт призначення, час виїзду, приїзду, кілометраж.
Маршрут вказують на зворотному боці подорожнього листа, причому робити це потрібно максимально конкретно. Наприклад, місце відправлення - вул. Радянська д.50, офіс, місце призначення - вул. Леніна д.110, ТОВ «Самоцвіти». Кожен раз розписувати такий маршрут досить трудомістким. Але якщо якісь маршрути постійно повторюються, то є сенс присвоїти їм номери і затвердити наказом керівника. Після чого в шляховому листі можна буде писати: маршрут №1, маршрут №2 і т.д.
Якщо робота водія оплачується за відрядною системою, то тут же бухгалтер може провести розрахунок заробітної плати водія.
Приклад заповнення подорожнього листа
Приклад заповнення подорожнього листа легкового автомобіля наведено на малюнку.
Претензії з боку ИФНС
Подорожній лист - документ, який підтверджує витрати на ПММ, тому податкові інспектори приділяють йому чимало уваги. Претензії (в тому числі необгрунтовані) з боку податкових органів можуть виникнути в наступних випадках:
- шляховий лист складено більше, ніж на один день. Однак суди підтримують платників податків (постанови ФАС Московського від 13.04.11 № КА-А40 / 2962-11),
- шляховий лист не оформлений при використанні співробітником особистого автомобіля в службових цілях. Суди дотримуються протилежної точки зору (постанови ФАС Московського від 24.06.09 № КА-А40 / 4219-09). Однак, якщо сума компенсації за використання особистого транспорту велика, безпечніше все ж виписувати подорожні листи,
- шляховий лист суперечить іншим документам. Наприклад, не співпадають відомості в транспортних накладних, чеках на ПММ.
- дані спідометра в дорожньому листі на кінець одного дня і на початок наступного дня не збігаються (це відноситься тільки до службового транспорту).