Поняття, значення і класифікація бухгалтерських документів - реферат, сторінка 2
Бухгалтерія, як структурний підрозділ, виконує специфічні функції ведення бухгалтерського обліку. У невеликих організаціях цю роботу може виконувати одна людина - бухгалтер. Однак у всіх випадках функція бухгалтерського обліку є однією з функцій управлінської діяльності.
Бухгалтерія в своїй роботі з документами керується Інструкцією з діловодства в даній організації і номенклатурою справ у бухгалтерії.
Так як бухгалтерія - це структурний підрозділ установи, організації або підприємства, документи бухгалтерії є частиною документального фонду організації в цілому і включені в загальний документообіг.
Під документообігом розуміється рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У Положенні про документи і документообіг в бухгалтерському обліку зазначено, що рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком.
Вся документація бухгалтерії ділиться на три документальних потоку:
вхідні (надходять) документи;
вихідні (відправляються) документи;
Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєстровані і незареєстровані і подачею нерегістріруемих документів до відділів. Бухгалтерські документи досить специфічні, тому вони зазвичай входять в список документів, що не підлягають централізованій реєстрації, і відразу передаються в бухгалтерію. Крім того, в бухгалтерію надходить досить велика кількість документів від відділів.
Подальша обробка бухгалтерських документів має свою специфіку і проходить в бухгалтерії. Відповідно до розподілу службових обов'язків надійшов документ передаються тому працівникові бухгалтерії, за яким закріплений цю ділянку роботи. Наприклад, фінансова діяльність, матеріальна, розрахунок заробітної плати і т.д.
Всі первинні документи, що надійшли в бухгалтерію, підлягають обов'язковій перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних документів, заповнення реквізитів), так і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).
Перевірені і прийняті до обліку документи систематизуються за датами здійснення операцій (в хронологічному порядку) і оформляються меморіальними ордерами (накопичувальними відомостями).
Порядок записів і форми накопичувальних облікових документів визначені в інструкціях з бухгалтерського обліку.
Підготовка організаційно-розпорядчих документів ведеться в бухгалтерії за загальними правилами складання та оформлення службових документів.
Відправлення та обробка вихідних документів бухгалтерії проводиться в загальному потоці документів установи через секретаря-референта або канцелярію (експедицію).
При відправці перевіряється правильність оформлення документа:
наявність всіх сторінок в документі і всіх зазначених додатків.
Якщо документ оформлений неправильно або представлений не в повному комплекті, він повертається в бухгалтерію для доопрацювання.
3. ПЕРВИННІ ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ. РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ
Первинна облікова інформація відбивається в первинних облікових документах.
Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік і в яких відображається первинна облікова інформація.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
дату складання документа;
найменування організації, від імені якої складено документ;
вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особисті підписи зазначених осіб.
Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технології обробки первинної облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.
Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим, то безпосередньо після її закінчення. При реалізації товарів, продукції, робіт і послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу в день по його закінченні на підставі касових чеків. Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу.
Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.
Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.
До первинних облікових документів належать:
Прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти, акти прийому-передачі основних засобів, накладні, вимоги, рахунки, акти виконаних робіт або послуг, товарні чеки, платіжні доручення, акти вибуття, акти на списання матеріалів, лімітно-забірні карти і багато інших.
Для здійснення контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.
Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства РФ, суду і прокуратури.
Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та податковою поліцією на підставі їх постанов відповідно до законодавства Укаїни.
Для систематизації та накопичення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, для відображення на рахунках бухгалтерського обліку і в бухгалтерській звітності застосовуються регістри бухгалтерського обліку.
Регістри бухгалтерського обліку ведуться в спеціальних книгах (журналах), на окремих аркушах і картках, у вигляді машинограм, отриманих при використанні обчислювальної техніки, а також на магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших магнітних носіях.
Господарські операції повинні відображатися в регістрах бухгалтерського обліку в хронологічній послідовності і групуватися по відповідним рахунках бухгалтерського обліку. Правильність відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку забезпечують особи, які склали та підписали їх.
При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки в регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, що зробила виправлення, з зазначенням дати виправлення.
Особи, які отримали доступ до інформації, що міститься в регістрах бухгалтерського обліку і у внутрішній бухгалтерської звітності, зобов'язані зберігати комерційну таємницю. За її розголошення вони несуть відповідальність, встановлену законодавством Укаїни.
До регістрів бухгалтерського обліку належать:
оборотні відомості по обліку товарно-матеріальних цінностей і основних засобів;
з обліку нематеріальних активів;
матеріальні звіти виконробів;
порівняльні відомості з інвентаризації;
журнали ордера і інші документи.
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності організації зобов'язані проводити інвентаризацію майна і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.
Проведення інвентаризації обов'язково при зміні матеріально-відповідальних осіб, при виявленні фактів розкрадання або псування майна, при реорганізації або ліквідації підприємства, в разі стихійного лиха, при передачі майна в оренду, при складанні річного звіту і в інших випадках, передбачених законодавством Укаїни.
Порядок проведення інвентаризації активів і зобов'язань організації відбивається нею в обліковій політиці, сформованої головним бухгалтером і затверджена керівником організації.
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Таким чином, можна зробити висновок, що роль і значення первинної облікової інформації в бухгалтерському обліку дуже великі. Якщо облікові документи відображають повну і достовірну інформацію, то і в зведеної бухгалтерської звітності ми отримаємо достовірну і повну інформацію про фінансово-господарської діяльності, необхідну як внутрішнім, так і зовнішнім користувачам. Володіючи порівнянної і достовірною інформацією, організація має можливість контролю за недопущенням збитків і втрат, а при їх виникненні - можливість їх швидкого усунення, а також можливість планування подальшого перспективного розвитку, виявлення внутрішньогосподарських резервів, забезпечення фінансової стійкості організації.
У свою чергу контролюючі органи мають можливість, використовуючи первинну облікову інформацію, контролювати дотримання законодавства Укаїни при здійсненні організацією господарських операцій, їх доцільністю, раціональним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів і своєчасність, і повноту сплати податків до бюджету.
Від чіткості та оперативності обробки і руху бухгалтерських документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.