Головна - бухгалтерський облік, його сутність і зміст - завдання бухгалтерського обліку - значення
Розкриваючи цей питання необхідно засвоїти значення бухгалтерських документів, правила їх заповнення, виправлення в них помилок, перевірки та обробки.
Оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація широко використовується з управлінням господарською діяльністю підприємств. На підставі документів здійснюється контроль за збереженням майна, за дотриманням законності і доцільності господарських операцій. Без документів неможливе ведення бухгалтерського обліку.
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.
Бухгалтерським документом. називається письмове свідчення, яке дає право на здійснення господарської операції або підтверджує, що операція здійснена.
Щоб документи досить повно розкривали господарські операції і мали юридичну силу, вони повинні мати певні відомості і бути належним чином оформлені. Показники документів, що характеризують господарські операції, називаються реквізитами. Реквізити діляться на обов'язкові та додаткові.
Обов'язковими називаються такі реквізити, без заповнення яких документ вважається недійсним.
У свою чергу кожна група ділиться на підгрупи. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), документи бухгалтерського оформлення, комбіновані.
Розпорядчими називаються документи, які дають розпорядження або наказ на здійснення операції. До них належать накази про прийняття роботу, розпорядження про проведення інвентаризації, довіреність на отримання товарів і т.д.
Виправдувальні (виконавчі) документи підтверджують, операція здійснена. Документи бухгалтерського оформлення складаються рахунковими працівниками. Комбіновані документи містять ознаки розпорядчого та виконавчого документа. За місцем складання документи поділяються на внутрішні документи і звертаються всередині підприємства. До них відносяться касові ордери, накладні на внутрішнє переміщення, платіжні відомості. Зовнішні документи надходять від інших підприємств або надсилаються з даного підприємства на інші, способу відображення операції документи бувають первинні і зводь Первинний документ складається у момент здійснення операції.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію та культуру праці управлінських працівників, того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
За способом складання документи поділяються на складені вручну частково або повністю автоматизованим способом.
Бухгалтерські документи повинні надходити в бухгалтерію для записів господарських операцій на рахунку, бухгалтерського обліку. Порядок і термін передачі документів для відображення в бухгалтерському обліку провадяться відповідно до затвердженого в організації графіком документообігу. Документообіг - це рух документів від моменту складання моменту їх передачі в архів.
Документи, що надійшли бухгалтер приймає, перевіряє та обробляє.
Після перевірки проводиться бухгалтерська обробка документів. Під бухгалтерської обробкою розуміється підготовка документів для запису на рахунках.
Контроль за оформленням, обробкою і зберіганням документів покладено на головного бухгалтера.
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.