Організація роботи з бухгалтерськими документами
Організація роботи з бухгалтерськими документами.
У бухгалтерії, як і в сфері управління в цілому ведеться робота з документами, як носіями інформації. Документи є об'єктами і результатами праці роботи бухгалтерії.
Відповідно до Держстандарту, документ визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Під реквізитами розуміють обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. У статті 9 Федерального закону про бухгалтерський облік перераховані обов'язкові реквізити первинних облікових документів. Один документ позначає одиничний акт документування, але діяльність організації оформляється сукупністю взаємопов'язаних документів, що відповідають функціям управління.
Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення становить систему документації.
Система документації буває міжгалузевий і галузевої.
Впровадження засобів автоматизації та ефективність їх використання залежать від ступеня впорядкування документації, для обробки якої вони призначені.
Напрямком до вдосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Під уніфікацією розуміють приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, тобто зразків, які приймаються за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів, що сприяє поліпшенню якості документів.
Під уніфікованою системою документації розуміється система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована форма документа визначається як сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері завданнями і розташованими в певному порядку на носії інформації.
Уніфіковані документи поділяються на:
- загальноукраїнські уніфіковані форми - обов'язкові для застосування;
- галузеві уніфіковані форми - діючі всередині галузі;
- уніфіковані форми підприємства.
Бухгалтерія в процесі своєї діяльності стикається з документами декількох міжгалузевих уніфікованих систем документації:
- система первинної облікової документації;
- система первинної фінансової і звітної бухгалтерської документації бюджетних установ;
- система розрахунково-грошової документації;
- система організаційно-розпорядчої документації.
Розробниками цих систем є Державний комітет статистики, Міністерство фінансів, Державний банк України і Головний архів РФ.
Крім того, міністерства постійно розробляють уніфіковані форми документів, обов'язкові для застосування в установах даного відомства. Уніфіковані форми, розроблені конкретною організацією обов'язкові для застосування в межах цієї організації.
У бухгалтерії повинен бути пакет законодавчо-нормативної та методичної документації, що відбиває питання документування бухгалтерського обліку.
В даний час цей пакет представлений у вигляді баз даних спеціальних програм.
До необхідних нормативно-методичних документів відносяться:
- Основні правила роботи відомств архівів. 1988 р
- Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. 1989 р
Крім того, бухгалтер керується інструкцією з діловодства своєї організації і номенклатурою справ бухгалтерії.
Так як бухгалтерія, це структурний підрозділ підприємства, її документи є частиною документного фонду організації в цілому і включені в загальний документообіг.
Під документообігом розуміють рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком. Раціональної організації документообігу в бухгалтерії приділяється особлива увага, так як несвоєчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.
Всі документи бухгалтерії діляться на три документопотока:
У технологічному ланцюжку обробки і руху документів виділяються наступні етапи:
1) Прийом і первинна обробка документів.
2) Попередній розгляд і розподіл документів.
4) Контроль за виконанням.
5) Складання документів.
При отриманні документів, після перевірки правильності їх доставки, конверти розкривають, і перевіряється правильність вкладення і його цілісність, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх додатків.
Якщо документи отримані по факсу і виведені на світлочутливий папір, з нього знімається ксерокопія.
Якщо документи, що надійшли поштою, мають прострочений термін виконання, конверти зберігаються, так як поштовий штемпель є доказом дати отримання документа. Крім того, для такого документа складається акт про день отримання документа, підписаний двома співробітниками організації та працівником пошти.
На всіх надійшли документах проставляється відмітка про отримання.
Первинна обробка документів завершується сортуванням їх на реєстровані і не реєструються.
Бухгалтерські документи досить специфічні, тому вони зазвичай не підлягають централізованій реєстрації і відразу вдаються до бухгалтерії, де враховуються і реєструються окремо.
Крім того, в бухгалтерію надходять документи від відділів і підрозділів, направляються з відділу кадрів, надходять копії наказів по особовому складу для розрахунку заробітної плати.
Вимоги головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх працівників підрозділів і служб організації.
Надання первинних документів в бухгалтерію регламентується графіком документообігу, складеним головним бухгалтером і затвердженим керівником організації.
Крім документів, що надходять до бухгалтерії централізовано або з відділів, складаються внутрішні документи. Вони утворюють велику частину бухгалтерської документації.
Подальша обробка бухгалтерських документів проходить в бухгалтерії відповідно до розподілу службових обов'язків, згідно з посадовою інструкцією. Вступники документи передаються тому працівнику, за яким закріплений дану ділянку роботи.
Всі первинні документи, що надійшли в бухгалтерію або складені в ній, підлягають обов'язковій перевірці як за формою (заповнення реквізитів, правильність оформлення), так і за змістом (законність операції, логічна ув'язка показників).
Інформація первинних документів накопичується і систематизується в облікових регістрах. Під регістром розуміється книга для записів, список чого-небудь, покажчик інформації.
Відправлення та обробка вихідних документів бухгалтерії проводиться разом з усіма документами установи через канцелярію або секретаря-референта.
При наявності електронної пошти та факсу, бухгалтерія може передавати свої документи з використанням цих коштів.
При відправці перевіряється правильність оформлення документа за такими позиціями:
- наявність підпису, дати, заголовка;
- наявність в документі всіх сторінок і всіх зазначених додатків.
Якщо документ оформлений неправильно або представлений в неповному комплекті, він повертається на доопрацювання.