Види бухгалтерських документів і порядок їх оформлення
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ДОКУМЕНТпредставляет собою письмове свідоцтво про фактичне здійсненні господарської операції або право на її вчинення.
Фіксування господарських операцій в документах - перший етап облікових робіт. Жодна господарська операція не може бути відображена в бухгалтерському обліку, якщо вона не оформлена бухгалтерським документом, який є носієм облікової інформації. Фактом, що підтверджує здійснення господарської операції, є первинний обліковий документ.
Кожна операція оформляється документами; правильно оформлений документ має юридичну силу, тобто він може служити засобом докази в суді.
Реквізити діляться на обов'язкові для кожного документа і додаткові.
До обов'язкових реквізитів відносяться:
- найменування документа (форми) - накладна, прибутковий касовий ордер, видатковий касовий ордер, акт, рахунок-фактура і т.д .;
- вимірювачі господарської операції в кількісному і вартісному вираженні;
- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції і за правильність її оформлення;
- підписи посадових осіб, затверджених наказом керівника підприємства.
- організаційно-розпорядчі - накази, розпорядження, вказівки, доручення і т.п. Ці документи містять розпорядження, дозвіл, доручення або право на проведення господарської операції. Інформація, що міститься в цих документах, які не заноситься в облікові регістри, так як в них не відбивається сам факт здійснення операції;
- виправдувальні (виконавчі) - накладні, вимоги, прибуткові ордери, акти приймання і т.п. Вони складаються в момент здійснення операції, відображаючи її виконання, і являють собою джерело первинної облікової інформації або перший етап облікового процесу. Інформація, що міститься в них, заноситься в облікові регістри;
- комбіновані - вони поєднують в собі дозвільний і виправдувальний характер (платіжна відомість, видатковий касовий ордер).
- документи бухгалтерського оформлення - різні розрахунки та довідки, вони заповнюються бухгалтером для виправдання записів, які не мають інших документальних підтверджень. Такі документи відіграють допоміжну роль і складаються для полегшення і прискорення роботи бухгалтерії (довідка бухгалтерії на сторнування помилково зробленого запису; розподіл прибутку підприємства, загальновиробничих, загальногосподарських, позавиробничих витрат і ін.). Інформація з таких документів також заноситься в облікові регістри.
Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими ГоскомстатомУкаіни за погодженням з МінфіномУкаіни, МінекономікіУкаіни і іншими зацікавленими федеральними органами виконавчої влади. Уніфікація форм первинної облікової документації встановлює і закріплює єдині вимоги до документування господарської діяльності організацій, систематизує облік, сприяє його раціональної організації. Кожній з форм присвоєно кодове позначення по загальносоюзному класифікатором управлінської документації (ОКУД), яке проставляється окремим реквізитом в верхньому правому куті форми.
У уніфіковані форми організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. В обов'язковому порядку при цьому повинні бути залишені без змін всі реквізити затверджених ГоскомстатомУкаіни (Росстатом) уніфікованих форм первинної облікової документації, а також дотримані вимоги стандартів до їх структурі і оформленню. Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається. Документи, за якими не передбачено типову форму, повинні бути затверджені в наказі про облікову політику підприємства.
Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після закінчення операції. В Україні все первинні документи, облікові документи та звітність повинні складатися російською мовою. На спільних підприємствах вони можуть складатися на вимогу вкладника і на іноземній мові, але при цьому обов'язковий точний підрядковий переклад.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.
Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці:
- за формою (повнота і правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);
- за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);
- по правильності зроблених обчислень.
Внесення ісправленійв касові (прибуткові та видаткові касові ордери) і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.
Помилки в первинних документах, створених вручну (за винятком касових і банківських), виправляються наступним чином:
- закреслюється однією тонкою рисою неправильний текст або сума так, щоб можна було прочитати виправлене;
- надписується над закресленим виправлений текст або сума;
- на полях відповідного рядка робиться обмовка «Виправлено» за підписом осіб підписали раніше документ, або підтверджується підписом особи яка провадила виправлення, а також проставляється дата виправлення.
Не допускаються в первинних документах підчистки і необумовлені виправлення. Якщо документ складено в декількох примірниках, то виправлення робиться на кожному примірнику окремо.
Якість бухгалтерського обліку залежить від ступеня раціональної організації документообігу. Під документообігом розуміється рух документів від моменту їх складання або надходження на підприємство до моменту їх передачі в архів. На підприємстві документи проходять кілька етапів: складання, прийняття до обліку, перевірка і обробка в бухгалтерії, відображення операцій в бухгалтерському обліку, передача в архів. Організацією документообігу займається головний бухгалтер.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська звітність підлягають обов'язковому зберіганню відповідно до статті 17 Закону «Про бухгалтерський облік» протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років. Відповідальність за забезпечення безпеки в період роботи з ними і своєчасну передачу їх в архів несе головний бухгалтер.
Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими інспекціями та податковою поліцією на підставі їх постанов відповідно до законодавства Укаїни.