Які правила оформлення наказів в журналі реєстрації, питання передплатників, журнал «кадрове
Але чи правильно я роблю? Адже існують накази по основній діяльності - як тоді нумерувати їх? Тобто питання полягає в тому, як з нового року почати правильну нумерацію, чи потрібно до наказу додати букву (№ 1-Л).
Документи, з якими працює кадрова служба. є кадровими документами.
Їх можна розділити на три групи:
- організаційні;
- розпорядчі (накази по основній діяльності та особовому складу, розпорядження, вказівки, рішення);
- інформаційно-довідкові.
Отже, накази бувають:
- по особовому складу;
- по основній діяльності;
- по адміністративно-господарській діяльності.
До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П. Відповідно до законодавства накази по особовому складу мають два терміни зберігання: 75 років і 5 років . Отже, доцільніше їх зберігати в окремих папках. Перша група - накази, які оформляють трудові відносини і істотні факти реалізації трудової функції працівника (стосуються умов трудового договору) і мають довготривалий термін зберігання (75 років):
- Про прийом на роботу;
- Про припинення дії трудового договору;
- Про переведення на іншу роботу;
- Про надання відпустки без збереження заробітної плати;
- Про надання відпустки по догляду за дитиною до трьох років;
- Про достроковий вихід з відпустки по догляду за дитиною;
- Про направлення в закордонне відрядження;
- Про заохочення працівника;
- Про зміну прізвища;
- Про призначення на посаду;
- Про суміщення посад / професій;
- Про виконання обов'язків (на час відпустки);
- Про встановлення надбавки до посадового окладу.
Також необхідно відзначити, що накази про призначення на посади перших осіб підприємства, тих посадових осіб, які згадуються в статуті (наприклад, генеральний директор, його заступники, головний бухгалтер, керівник служби внутрішнього контролю), є наказами з основної діяльності, а не за власним складом. Друга група - накази, оперативно регулюють виконання трудової функції працівником і мають термін зберігання 5 років:
- Дотримання правил внутрішнього розпорядку діяльності;
- Експлуатація будівель, приміщень;
- Транспортне обслуговування, внутрішній зв'язок;
- Охорона.
Папки з такими наказами повинні зберігатися 5 років.
Решта накази віднесіть до наказів по основній діяльності.
Перерахувати всі питання, які відносяться до основної діяльності і які можуть бути предметом регулювання за допомогою наказів, неможливо. Можна лише позначити основні тематичні групи наказів (розпоряджень) з основної (виробничої) діяльності підприємства:
- затвердження структури організації, її подальша зміна;
- твердження (зміна) штатного розкладу;
- скорочення штатної чисельності;
- твердження (зміна) локальних нормативних актів організації (інструкцій, правил, положень, регламентів);
- планування діяльності;
- проведення атестації персоналу;
- контроль за діяльністю (звітність);
- встановлення режиму роботи та внесення змін до нього;
- фінансування діяльності;
- матеріально-технічне забезпечення;
- інформаційне та документаційне забезпечення;
і багато іншого в залежності від специфіки діяльності організації.
Дані накази необхідно зберігати в організації постійно, до її ліквідації.
Порядок нумерації кадрових наказів не регламентований. Для наказів по основній діяльності організації на практиці характерно застосування цифрових індексів (номера), тобто проста порядкова нумерація (1, 2, 3, 4, 5.), а для наказів по особовому складу зазвичай застосовують буквено-цифрову нумерацію: 1-к , або 1 до, або 1 л / с, і т.п. Отже, кожна організація самостійно розробляє свої правила і систему реєстрації документів, які закріплюються в локальному нормативному акті (наприклад, в інструкції з діловодства або в інструкції з кадрового діловодства).
Таким чином, з усього вищесказаного, можна зробити висновок, що накази по кадрам діляться на кілька груп. При цьому, на практиці, рекомендується зберігати кожен вид наказів в окремій таткові. Отже, всі накази по організації будуть зберігатися в окремих папках і розташовуватися в них відповідно до нумерації присвоєної в журналі реєстрації. Що стосується журналу обліку наказів, то для зручності їх ведення рекомендується вести журнал на кожен вид наказів (тобто журнал реєстрації наказ по основній діяльності, журнал реєстрації наказів по особовому складу з терміном зберігання 5 років і т.д.). Отже, всі накази в кожному журналі мають свою порядкову нумерацію. При цьому, застосовувати в нумерації тільки цифрові індекси або буквено-цифрові, кожна організація вирішує самостійно. Однак, з метою відзначення даних наказів, все ж рекомендується буквено-цифрову нумерацію.
Також повторимося, що порядок ведення кадрового діловодства доцільно прописати в локальному документі організації, наприклад, положення про кадровому виробництві.
Детальніше в матеріалах Системи:
- Відповідь: Як організувати документообіг в кадровій службі
Порядок роботи з документами Порядок роботи з документами в організації закріпіть на локальному рівні. Основи документообігу. як правило, закладаються в положеннях про відділи. Більш детально схему документообігу опишіть в інструкції з діловодства організації. При цьому оборот документів в кадровій службі розглядається як складова загального документообігу організації. Порядок роботи з документами встановлено в розділі 3 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33. Види кадрових документів На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна розділити на три групи:
Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, узгодження і видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку і зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати номенклатуру справ. Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації. Організаційні документи До організаційних документів, зокрема, відносяться:
розпорядчі документи
До розпорядчих документів відносяться:
- накази і розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами;
- документи з особового складу, що відображають рух і облік кадрів (особові картки. особисті справи).
Підготовка організаційних і розпорядчих документів
До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П.
Наказ по особовому складу: від створення до архіву
Робота з наказами по особовому складу - одне з найпоширеніших напрямків в діяльності кадрових служб. Разом з тим на практиці виникає ще багато питань щодо процедури створення цього документа. Сьогодні ми розповімо про те, як підготувати проект наказу по особовому складу, як надати йому юридичну силу, як правильно організувати поточне і архівне зберігання цього документа.
види наказів
Будь-який наказ - це розпорядчий документ, що видається одноосібно керівником організації і містить обов'язкові для виконання приписи. У діловодстві виділяють два види наказів: з основної діяльності та з особового складу.
Накази по особовому складу регулюють правовідносини між працівником і роботодавцем. Цим видом документів оформляють такі процедури, як прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, відрядження, зміна прізвища, заохочення і стягнення.
Накази з особового складу відносяться до найбільш важливих документів, що утворюється в кадровому діловодстві, і є основними в діяльності кадрової служби будь-якої організації, незалежно від форми власності. Відповідно до трудового законодавства, а також законодавства про бухгалтерський облік на підставі наказів здійснюються практично всі дії, що здійснюються роботодавцем у сфері роботи з кадрами. Ведуться облікові форми, особисті справи, трудові книжки та інші документи працівників. Документи-підстави до наказів по особовому складу або включаються до особової справи працівника, або утворюють самостійне справу додатків до наказів по особовому складу.
Що служить підставою для наказу
Популярні питання
Створення проекту наказу
Накази з особового складу оформляються на загальному бланку організації і включають з себе такі реквізити *:
- назва виду документа;
- дата;
- порядковий номер наказу;
- місце видання наказу;
- індекс документа;
- заголовок до тексту наказу;
- сам текст наказу;
- підпис керівника організації;
- віза про погодження;
- дані виконавця.
Текст наказу слід викладати коротко в наказовій формі. Текст розпорядчої частини наказу по особовому складу розбивається на розділи і пункти, які оформляються арабськими цифрами з крапкою. Він складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині повинні бути визначені завдання і причини видання наказу. В розпорядчої - перераховані конкретні завдання, виконавці та терміни виконання. Крім того, обов'язково повинні бути перераховані підстави для видання наказу. Зверніть увагу, що дата наказу та реєстраційний номер пишуться від руки після завершення процедури оформлення наказу. Адже як можна заздалегідь присвоїти номер і дату документа, який ще не підписаний? Цілком можливо, що проект наказу буде перероблятися, а за цей час в книзі реєстрації нумерація піде далеко вперед.
Узгодження і підпис проекту наказу
Проекти наказів по особовому складу найчастіше готуються кадровою службою за поданням (наприклад, в доповідній або службовій записці) керівників структурних підрозділів та узгоджуються із зацікавленими посадовими особами. Вони представляються на підпис директору, особі, яка виконує його обов'язки, або заступнику директора відповідно до розподілу обов'язків та посадовими інструкціями. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і його прізвище. Не допускається підписувати документи з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Узгодження проектів наказів в структурних підрозділах організації здійснюється в термін, визначений локальними актами, наприклад до п'яти днів з моменту їх надходження, і оформляється візами керівників структурних підрозділів або посадових осіб, офіційно їх заміщають. У разі внесення в проект наказу на стадії узгодження істотних змін він подле¬жіт переоформленню і повторному погодженню.
Зберігання наказів по особовому складу
Накази з особового складу оформляються, як правило, в декількох примірниках (оригінал і копії): оригінал підшивається в відповідну справу, яке зберігається в кадровій службі; перша копія зберігається в бухгалтерії і є підставою для проведення бухгалтерських операцій; друга копія міститься в особисту справу працівника в разі, якщо воно ведеться. У кадровій службі обов'язково повинні зберігатися перші екземпляри (оригінали), які доводяться до відома працівників під розпис.
Підготовка наказів по особовому складу до тривалого зберігання починається в період складання номенклатур справ та формування справ у діловодстві. В кінці кожного року складається зведена номенклатура справ на майбутній рік, відповідним розділом в яку включаються документи кадрової служби. Документи розділу кадрової служби є систематизований перелік заголовків всіх справ, що заводяться в процесі її діяльності, із зазначенням термінів зберігання. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів, формування їх у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання. Накази з особового складу формуються в справи в залежності від термінів їх зберігання.
Повне оформлення справи передбачає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів у справі; складання засвідчувального запису (листа-завірителя); складання внутрішнього опису документів справи; оформлення обкладинки (уточнення заголовка справи, крайніх дат наказів, включених до справи). Документи, вміщені у справу, повинні бути підшиті на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплетені таким чином, щоб зберігалася можливість вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них.
Відповідно до законодавства накази по особовому складу мають два терміни зберігання: 75 років і 5 років **.
Зверніть увагу, що при великому обсязі наказів по особовому складу з терміном зберігання 75 років, зручніше їх формувати в справи з питань діяльності. Наприклад, окремо накази, пов'язані з трудовим стажем (про прийом, звільнення, переміщення працівників), і накази, в яких містяться відомості про заробітну плату (накази про преміювання, заохочення).
Терміни зберігання наказів з особового складу
Накази по особовому складу
з терміном зберігання 75 років
Накази по особовому складу
з терміном зберігання 5 років
Про прийом на роботу;
Про припинення дії трудового договору;
Про переведення на іншу роботу;
Про надання відпустки без збереження заробітної плати;
Про надання відпустки по догляду за дитиною до трьох років;
Про достроковий вихід з відпустки по догляду за дитиною;
Про направлення в закордонне відрядження;
Про заохочення працівника;
Про зміну прізвища;
Про призначення на посаду;
Про суміщення посад / професій;
Про виконання обов'язків (на час відпустки);
Про встановлення надбавки до посадового окладу
Отже, підіб'ємо підсумок сказаному. Наказ по особовому складу починає своє життя з документа-підстави, відповідно до якого готується проект самого наказу, далі він проходить узгодження в структурних підрозділах організації. Після цього наказ підписується керівником організації, доводиться до відома співробітника і зберігається в кадровій службі організації до моменту здачі в архів.
Як реєструвати документи, що надійшли в кадрову службу
поняття реєстрації
Правила реєстрації й індексування документів детально описані в пункті 3.2.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Необхідність в реєстрації
Реєструвати документи необхідно для того, щоб:
забезпечити облік документів і контроль їх виконання;
полегшити пошук документів, створити організаційно-пошукові системи;
забезпечити збереження документів.
Крім того, багато видів документів, що створюються в організації, набувають юридичну силу лише після реєстрації. Наприклад, наказ керівника організації починає діяти з моменту реєстрації. А лист отримує офіційний характер тільки після того, як йому присвоєно вихідний реєстраційний номер.
Реєстраційна форма
Реєструвати документи можна:
в спеціальних реєстраційних журналах;
на картках (дані про документ записуються на спеціальну картку, яка потім поміщається в картотеку).
Які реєстраційні книги і журнали потрібно вести кадрову службу організації
Крім того, в кадровій службі ведуть журнали: