Ієрархічна структура робіт проекту (ІСР)
Ми знаходимося на самому початку розгляду процесів планування. І нас цікавить створення календарного плану. Вступним кроком даного процесу є визначення складу робіт, про їх послідовності поки мова не йде. Важливо зібрати в одному місці в структурованій формі всю сукупність дій, які необхідно здійснити, щоб проектна задача була повністю виконана. Першим важливим інструментом визначення змісту проекту ми розглянемо ієрархічну структуру робіт (ІСР). Теоретично створити справжній документ не буде складно, але на практиці він специфічний і потребує врахування маси нюансів.
Правила структурування робіт
Хоча завдання і робота не одне і те ж, в проекті їх об'єднує результат, який і є предметом декомпозиції при розробці ІСР. Таким чином, розбиваючи загальний результат проектної завдання на більш дрібні елементи, які ми також можемо розбити, в результаті отримуємо структурну ієрархію. Для такої ієрархії обов'язкові правила як власне розбиття, так і контролю правильності виконаної декомпозиції.
Візуальна форма ієрархічної структури робіт проекту
ІСР формується на основі ряду правил, два з яких є ключовими.
Методика побудови ієрархічної структури
Значимість ІСР зростає з ростом масштабу завдання. Будучи одним з ключових факторів успіху проекту, ієрархічна структура робіт служить основою для:
- детального розуміння того, як ми будемо вирішувати завдання проекту;
- планування ресурсів, вартості, ризиків, якості, розкладу;
- чіткого розподілу відповідальності між учасниками і організації взаємодії між ними;
- організації контролю виконання робіт і змін;
- звітності про виконання заходів і всієї завдання в цілому;
- створення організаційної структури проекту.
Ієрархічна структура робіт являє собою сукупність елементів, виконаних в зручній графічній формі. Графічне представлення має ряд переваг перед обліковим складом завдань або робіт. За рахунок наочності ІСР і колегіального праці над її створенням досягається велика залученість і мотивація команди, рівень комунікацій підвищується, покращується моніторинг операцій і їх контроль. Крім того, візуальна форма дозволяє охопити всю архітектуру проекту одним поглядом.
Важливим елементом структури виступають пакети робіт, що представляють собою як раз списки операцій, в процесі виконання яких досягається результат вищестоящої завдання. Пакет робіт виконується без потреби у додатковій інформації, видає вимірний результат, підлягає реалістичній оцінці і може бути переданий для виконання сторонньому підряднику. Важливим підмогою для ієрархічної структури є спеціальний словник. Він дозволяє всім учасникам однозначно тлумачити терміни і елементи структури, а менеджеру проекту словник допомагає визначити межі відповідальності членів команди і не допустити дублювання операцій під різними назвами. У словнику ІСР вказуються:
- номер елемента в структурі;
- назва елемента;
- тривалість операції;
- попередник і послідовник елемента;
- результати;
- відповідальний за операцію учасник.
Структура розробляється груповим методом в кілька ітерацій. При цьому послідовно розбираються мети і результати проекту, критерії їх досягнення, продукти, функціональні зони, критерії розбиття результатів, обсяги операцій, технічні вимоги. Схема етапів створення ІСР представлена в кінці розділу. Основні орієнтири (умови) при створенні структури робіт наступні.
- Для кожного елемента структури формулюється вимірний результат.
- Кожен результат вищого елемента носить агрегований характер, тобто є підсумком результатів «дочірніх» елементів декомпозиції.
- Пакети та окремі операції повинні бути унікальними.
- Структура повинна бути повною, але не надмірною.
- Елементи структури верхніх рівнів повинні бути сумісні з організаційною структурою проекту.
- Розмір елементів нижнього рівня повинен бути достатнім для ефективного управління, але не надмірною для їх контролю.
Етапи розробки ієрархічної структури робіт
Вибір критеріїв для розбиття на елементи
Існує кілька підходів до розбиття результатів проекту на елементи. Основними є два з них: продуктовий і функціональний. Дані критерії поєднувати на одному рівні не можна, а на різних рівнях ієрархії допустимо і навіть доцільно. Продуктовий підхід необхідний PM для спілкування з замовником. Замовнику важливо бачити, що і коли менеджер буде йому здавати, чи всі продукти проекту будуть йому представлені і т.п. Функціональний підхід зручний менеджеру для взаємодії з виконавцями. По ньому простіше призначити відповідальних за окремі блоки операцій.
Кубічна модель структур проекту, перетворюються в структуру робіт
Ієрархічна структура робіт, формована під керівництвом PM, на верхніх рівнях ієрархії може використовувати будь-який критерій, виходячи з логіки декомпозиції. Часто, якщо проект виконується в кілька етапів, може використовуватися підхід, виходячи з кубічної моделі структур проекту (дивитися схему, розміщену вище). На верхньому рівні ми розбиваємо результати по етапах життєвого циклу проекту. потім структурируем по виробленим проектним продуктам, і, нарешті, пакети робіт комплектуємо за функціональним критерієм або за видами діяльності. Нижче вашій увазі представлений приклад продуктової ІСР.
Приклад продуктової ієрархічної структури
Ми знаходимося в позиції менеджера проекту. Для РМ ключова інформація для створення ієрархічною структурою криється в статуті. У ньому нам важливий розділ «Структура продукту». Припустимо, на першому рівні ІСР ми відразу використовуємо продуктовий підхід, ігноруючи етапи життєвого циклу. Важливо не допускати змішування різних за значимістю операцій на одному рівні. Крім того, не можна змішувати змістовні і управлінські роботи.
Опис змістовних дій слід виконати в першу чергу. Тільки коли дане опис виконано повністю, можна формувати управлінський блок робіт, виділивши його в умовний продукт, наприклад, в «Систему управління проектом». Крім змістовного комплекту продуктів і СУП на першому рівні ієрархії також розміщуються такі «продукти», як «Проектна документація» та «Об'єкт, зданий в експлуатацію». Нижче наведено приклад ієрархічної структури, сформованої за функціональним критерієм.
Приклад функціональної ієрархічної структури
Ієрархічна структура робіт є першим документом процесів планування проекту. Іноді його, плану по віх і матриці відповідальності виявляється досить, особливо в невеликих проектах, щоб перейти до календарного планування і формування бюджету проекту. Я вважаю, що ця процедура найскладніша в плані, що вимагає ретельності, лаконічності, логічної строгості. Проте, з досвідом всі труднощі долаються, і, здійснивши структуризацію робіт кілька разів для однотипних проектів, PM, як правило, досягає відмінних результатів.