Ієрархічна струтура робіт - важливий інструмент комунікації учасників проекту
Слідкуйте за нами в ВКонтакте. Facebook 'e і Twitter' e
Другий рівень ІСР може бути розбитий або на великі складові компоненти і роботи проекту, мають продукто- орієнтовану природу (наприклад, в проектах впровадження ERP-систем другий рівень можна розбити на модулі системи - планування, виробництво, складський облік та ін.), Або на фази життєвого циклу проекту (аналіз, дизайн, розробка, інтеграція, установка, супровід). Також не виключений варіант суміщення продукто- орієнтованого підходу і життєвого циклу.
Важливо розуміти, що в ІСР повинні входити абсолютно все результати і роботи проекту, навіть ті, які будуть виконуватися сторонніми організаціями (підрядчиками). Також, де це актуально, повинні бути включені адміністративні роботи (підтримка офісу, закупівля канцтоварів, обслуговування техніки та ін.).
На практиці, в залежності від розміру проекту, може бути розроблено і більше рівнів. При цьому не слід перестаратися з деталізацією, так як надмірно деталізована ІСР призведе до непродуктивного збільшення зусиль керівника проекту з контролю за всіма елементами. Кількість рівнів в кожній гілці ІСР може бути різним, таким чином абсолютно не обов'язково досягати однакового рівня деталізації для кожної гілки діаграми.
За кожним елементом ІСР має бути закріплено одне відповідальну особу, яка відповідає за досягнення результату, визначеного із цього елементу.
При розробці ІСР важливо дотримати 2 основні принципи побудови ІСР:
Правило 100%. Воно говорить про те, що в ІСР повинні бути включені всі результати, продукти і роботи, які повинні бути виконані за проектом, незалежно від того це зовнішні, внутрішні результати або передані для виконання 3-м особам. Дане правило також застосовується до всіх нижчестоящим компонентів.
Для того щоб вчасно зупинитися в декомпозиції ІСР і не допустити зайвої деталізації, можна скористатися наступними емпіричними правилами при визначенні найнижчих елементів ІСР:
Трудовитрати повинні становити не менше 8 годин і не більше 80 годин;
Тривалість повинна бути не більше 1 звітного періоду за проектом. Наприклад, ви готуєте звіт про прогрес виконання проекту для спонсора і клієнта 1 раз в 2 тижні. У даній ситуації тривалість розробки мінімального елемента ІСР повинна бути не більше 2-х тижнів. У цьому випадку навіть краще, щоб тривалість була не більше 1 тижня. Такий підхід дозволяє видавати в кожному наступному звіті оновлений статус по виконаним частин проекту, а не показувати весь час ті ж самі елементи "in progress".
Правило здорового глузду. Немає сенсу декомпозировать виробництво велосипедного колеса на обід і 36 спиць.
Самий мінімальний елемент ІСР називається пакет робіт. Пакет робіт повинен мати наступні характеристики:
Може бути реалістично оцінений;
Виробляє вимірний результат;
Може бути виконаний без переривання (отримання додаткової інформації для подальшого виконання);
Може бути переданий підряднику для виконання;
Надалі пакет робіт розбивається на операції, які необхідно виконати для отримання результату, визначеного в пакеті робіт, але це тема для іншої статті, присвяченій розробці розкладу проекту, так як операції не є елементами ІСР.
Для того щоб команда проекту, а також інші зацікавлені сторони однозначно розуміли, що означає кожен елемент ІСР використовується так званий словник ІСР. Словник ІСР складається паралельно з розробкою ІСР і являє собою міні-інструкцію по кожному елементу. У словнику вказується: номер елемента ІСР в структурі робіт, його назва, тривалість, витрати, допущення, вартість, попередник і послідовник елемента, результати, відповідальний та ін. Найважливіше те, що словник ІСР дозволяє керівнику проекту визначити рамки для виконавців, щоб не допустити появи додаткових робіт, або навпаки недовиконання робіт.
Нижче представлений приклад словника ІСР.
ІСР має велике значення в проекті і є одним з важливих чинників успішного досягнення проектом своїх цілей. Чим більше масштаб проекту, тим більшою мірою впливає коректно розроблена ІСР на досягнення його цілей.
Повний структуроване змісту проекту.
У якісно розробленою і добре структурованої ІСР з більшою ймовірністю будуть враховані всі результати і роботи, які необхідно отримати в рамках проекту. Це дозволить в подальшому значно зменшити поява додаткових робіт і зміна змісту проекту. Відомо, що терміни проекту збільшуються не більш від того, що невірно проведена оцінка робіт, а від того, що потрібні роботи просто не були спочатку включені в план робіт і починають "спливати" в ході виконання проекту.
Основа для планування проекту.
Після того як зібрані вимоги до проекту та його продукту, дану інформацію необхідно обробити, систематизувати і згрупувати в результати проекту, отримання яких в кінці проекту допоможе нам задовольнити зібрані вимоги.
Результати проекту, які спочатку визначаються в описі змісту проекту, представляють собою ті елементи, на які можна розбити проект на верхньому рівні. На підставі ці елементів верхнього рівня, а також зібраних вимог, відбувається розробка ІСР до необхідного ступеня деталізації. Фактично, шляхом розробки ІСР ми досягаємо детального розуміння того, як ми зможемо отримати результати проекту.
Далі ІСР виступає базисом для подальшого планування операцій, ресурсів, бюджету, ризиків, розкладу проекту, якості та ін. Не маючи якісно розробленої ІСР, подальше планування проекту може бути непродуктивним і принесе багато «сюрпризів» у вигляді незапланованих робіт в процесі виконання.
Графічне відображення структури робіт і результатів.
Для того, щоб зрозуміти наскільки велику ефективність приносить графічне відображення ІСР в порівнянні зі списком (наприклад, списком завдань) давайте розглянемо якими можуть бути недоліки списку в порівнянні з діаграмою. Нижче наведені ці два варіанти відображення:
У списку можуть бути перераховані не всі результати або проміжні продукти проекту. Навпаки, в графічному відображенні ІСР з великою ймовірністю будуть включені всі продукти, результати, роботи, так як діаграма спочатку налаштовує на структурне мислення.
Списку не спонукає до творчого мислення. Присутність будь-яких графіків, схем, діаграм в колективному обговоренні завжди має значно більший ефект ніж списки, ряди цифр і просто текст на слайді презентації. Такі елементи викликають інтерес і спонукають до творчого процесу, змушують людини креативно мислити. В цьому випадку розробка куди більш складних ІСР (розробка програмного забезпечення, впровадження ERP, розробка нового продукту та ін.) Відбувається легко, плідно і повноцінно, так як при такому підході ймовірність упустити будь-яку роботу, або потрібний компонент результату - мінімальна.
У списку не видно зв'язок між елементами списку. Навпаки в графічному відображенні ІСР можна побачити повну ієрархію проекту і зрозуміти зв'язок між різними результатами і продуктами проекту.
Список складається однією людиною і не підходить для колективної роботи команди проекту.
За допомогою списку практично неможливо домогтися розуміння від команди всього проекту і того, щоб кожен член команди відчував себе важливою частиною проекту.
Мотивація і залученість команди.
В процесі розробки ІСР, в якому беруть участь члени команди проекту, відбувається усвідомлення кожним учасником проекту значущості своєї роботи і розуміння проекту в цілому. Фактично люди бачать себе як частину цілого, що значно підвищує ефективність їх роботи і мотивацію. Роблячи безпосередній внесок в опис змісту проекту і беручи участь в розробці ІСР, члени команди будуть відчувати себе залученими і відповідальними за що, що має бути зроблено. Ніхто не зможе сказати: "А я не планував цього, ви все це самі розробили ви й робіть ..."
ІСР наочно представляє те, яким чином буде виконуватися проект і розшифровує для замовника, спонсора, менеджменту та інших зацікавлених сторін «чорний ящик» проекту. Таки чином, ці учасники проекту будуть розуміти, що відбувається в проекті і довіряти керівникові проекту і його команді. Довіра дає потужний стимул проекту і усуває велику кількість бар'єрів.
Ефективний інструмент контролю і моніторингу.
Чим більше деталізований проект (результати і роботи), тим легше ним керувати і контролювати проект в цілому. ІСР може бути використана як інструмент звітності перед замовником, спонсором, менеджментом та іншими учасниками проекту. Це дозволить бачити якісь частини проекту вже завершено, які ще не розпочато, а які знаходяться в процесі виконання.
Чіткі призначення робіт і відповідальності.
За кожен елемент ІСР повинен нести відповідальність одна людина. Це дає чіткий розподіл ролей і відповідальності за результати і роботи проекту. Особливо в цьому допомагає словник ІСР.
Обгрунтування вартості і ресурсів.
За допомогою ІСР ви зможете ДОВЕСТИ і наочно продемонструвати спонсору, замовнику і менеджменту необхідність в грошах і ресурсах для проекту. Демонстрація ІСР цим учасникам проекту зніме велику кількість питань, пов'язаних з обґрунтуванням вартості проекту і тієї кількості ресурсів, яке ви вимагаєте для проекту.
І нарешті, Спільна розробка ІСР може бути дуже веселим заняттям і є одним з інструментів побудови команди.
Програмні засоби для створення ІСР.
Розробка складних ІСР вимагає швидке додавання нових елементів і подальшого їх коректування. На додаток до цього потрібно забезпечити інтерактивну роботу з командою проекту в процесі створення діаграми.
Після того як складена ІСР, її елементи необхідно перенести в програму для складання розкладу проекту.
На сьогодні існують програмні продукти, які в собі вже містять і інструменти для створення ІСР і інструменти для складання розкладу проекту. У цьому випадку зв'язок між ІСР і розклад проекту - очевидна. Але така можливість існує в дорогих комплексних системах для управління проектами.
Використання ІСР в будь-якому проекті незаперечно є одним з важливих факторів, які впливають на успіх проекту. Цей інструмент є обов'язковим кроком у плануванні проекту і дозволяє розкласти проект, що називається "по поличках". Коректно розроблена ІСР може значно зменшити ризик несподіваної появи в середині проекту додаткових робіт, які були упущені при плануванні проекту, а також підвищить мотивацію команди і довіру замовника і спонсора.
Слідкуйте за нами в ВКонтакте. Facebook 'e і Twitter' e