Ієрархічна структура робіт (ІСР) в управлінні проектами, тайм-менеджмент, управління проектами
ІСР (ієрархічна структура роботи) - це розбиття (декомпозиція) цілей проекту на більш дрібні компоненти, які потім використовуються командою проекту для досягнення цілей проекту.
Міні приклад ієрархічної структури робіт представлений на малюнку нижче.
Ієрархічна структура робіт необхідна для того, щоб команда краще розуміли обсяг роботи, яку необхідно виконати, і могла скласти базовий план проекту (план який в подальшому буде братися за основу).
Коли ми говоримо про розбиття (декомпозиції) цілей проекту на більш дрібні керовані елементи, ми маємо на увазі наступне:
- Визначення початкових елементів для розбиття (що брати за основу: результати, фази і т.д.) і порядку розбиття.
- Розбиття верхніх рівнів ІСР на більш дрібні деталізовані рівні
- Присвоєння кожному завданні в ІСР ідентифікаційних кодів. В наведеному вище прикладі це могло б виглядати так:
Ці коди потім необхідні, щоб легко співвіднести виконане завдання з гілкою в ІСР і бачити прогрес по всій гілці.
- Перевірка необхідності і досить ступеня розбиття. Іншими словами, коли розбиття варто зупинити. Зазвичай розбиття цілей зупиняється тоді, коли члена проектної команди точно розуміють, що їм необхідно зробити для реалізації того чи іншого завдання або до моменту, коли завдання можна просто оцінити за термінами, вартості, ризиків.
Також розбиття варто зупиняти якщо у вас недостатньо інформації для подальшого визначення кроків. Наприклад, ви знаєте, як робити фундамент, будувати стіни, але не в курсі з яких частин складається дах. В цьому випадку декомпозицію ІСР краще зупинити до моменту, поки ви не розберетеся в цьому питанні.
Які правила слід дотримуватися для складання ІСР:
- Спрямованість на мету. У ІСР не повинно бути зайвих робіт. Кожна робота повинна отримувати якийсь результат, який потім призведе до спільної мети.
- Відсутність зайвих елементів. У ІСР необхідно включати тільки робіт. Терміни, гроші, ризики, ресурси - це заноситься в інші інструменти.
- Однозначна ієрархія (дерево). Всі роботи повинні бути побудовані у вигляді ієрархічного дерева. Тобто у кожного елемента ІСР (крім самого верхнього) обов'язково повинна бути тільки один елемент з якого він виходить.
- Додати роботи з управління проектом. Доброю практикою в ІСР буде додавання робіт з управління проектом.
- Перевірка і мозковий штурм. Після складання дерева ІСР (або частини дерева) необхідно обов'язково перевірити всі роботи відповідають дійсності? Чи всі враховано? Можливо варто провести мозковий штурм, для виявлення тих елементів, які не були враховані.
Після промальовування ІСР створюється словник ІСР.
Словник ІСР - це документ, що містить детальну інформацію про результату, діях і часу виконання для кожного елемента ІСР.
Інформація в ІСР може бути будь-який (в залежності від проекту), але бажано, щоб вона включала в себе:
- Код елемента в ІСР
- Опис роботи
- Відповідальна особа
- ресурси
- вартість
- Вимоги до якості
- Критерії результату (приймання)
- Контактну і технічну інформацію
Просто приклад словника ІСР представлений нижче:
Ієрархічна структура робіт може змінюватися по ходу проекту. В кінці проекту з її допомогою можна буде оцінити, наскільки початкові оцінки проекту відповідали дійсності.
Обов'язково побудуйте ІСР в своєму проекті для того, щоб краще розуміти, що вам належить зробити.
Успіхів вам у ваших проектах.
Оцініть Ваш рівень тайм-менеджменту і отримаєте рекомендації до дії.
Тест по тайм-менеджменту.