Метод альпи, тайм-менеджмент, управління проектами
Прийомів тайм-менеджменту багато і необхідно їх якось звести в єдину систему, для того щоб можна було за допомогою неї грамотно планувати свій час. Такою системою може стати метод «Альпи»
- 10 хвилин витрачені на використання методу допомагають заощадити до декількох годин щодня;
- метод простий і легкий у використанні;
- вам простіше контролювати робочий процес, і ви легше справляєтеся з несподіваними справами;
- концентрація вашої уваги в першу чергу йде на важливих речах і це допомагає вам робити більше;
Для управління часом за методом «Альпи» потрібно пройти 5 етапів:
1) складання списку завдань
2) оцінка часу виконання
3) планування часу щодо 60 на 40
4) розстановка пріоритетів і передоручення
5) контроль процесу виконання
Етап 1. Як правильно складати список завдань за методом «Альпи».
Увечері (можна вранці) випишіть на листочок всі завдання, які вам хотілося б виконати за день. Бажано, щоб в цей список потрапили всі завдання, які у вас є, починаючи від «Приготувати завтра» і закінчуючи «Зібрати атомну бомбу на кухні». Всі дрібні побутові справи, задумки, незавершені вчора завдання пишіть в цей список.
Етап 2. Оцінка часу виконання завдань за методом «Альпи»
Після складання списку завдань, настає час оцінки часу виконання кожного завдання. У нашому суспільстві якось не прийнято оцінювати часу. Наш спосіб мислення в цьому плані можна назвати східним. (Якщо ви хочете докладніше дізнатися про різні способи планування часом, раджу ознайомитися зі статтею східної та європейської моделі планування.)
У той же час оцінка часу допомагає більш реалістично поглянути на обсяг робіт, який необхідно виконати і отже відразу ж сказати, які завдання за сьогодні ми встигнемо виконати, а які ні.
Приклад оцінки часу для завдань:
Корисна порада. При оцінки тимчасових витрат закладайте додаткові тимчасові проміжки безпеки на їх виконання (десь + 20%). За спостереження - це дозволяє точніше вкластися в план і встигнути більше.
Етап 3. Планування часу щодо 60 на 40
Чи може людина на 100% точно сказати кожна подія, яке трапиться з ним за день. Якщо ви не є героєм фільму «День бабака», то малоймовірно.
Саме тому при плануванні свого дня ви повинні враховувати цю особливість і планувати час з урахуванням можливих непередбачених ситуацій, які буде необхідно вирішити.
Вважається, що найкраще розподіляти свій час в відношенні 60 на 40. Тобто ми плануємо завдання тільки для 60% свого часу, решту часу залишаємо на різні форс-мажори.
Як на тренінгу мене запитали: «А що робити, якщо форм-мажорів не станеться?».
Радіти і використовувати час, що звільнився для того, щоб вирішити додаткові завдання.
Тому мета 3-го етапу в методі «Альпи» - це зробити так, щоб ви вибрали тільки 60% тих завдань, які ви можете сьогодні виконати. Інші або перенесли на інший день, або передоручили комусь іншому.
Етап 4. Розстановка пріоритетів і передоручення.
На цьому етапі для початку нам необхідно розставити пріоритети в справах. Про те, як це зробити ви можете прочитати в моїй статті «Матриця Ейзенхауера. Як розставити пріоритети в справах ».
Передоручити, якщо це можливо, частина завдань іншим людям.
Після того, як ви виконаєте цей пункт у вас повинна вийде таблиця виду:
Крок 5. Контроль процесу виконання за методом Альпи
Вся суть методу втрачається, якщо ми не будемо кожен день оцінювати свої результати. Давно помічено, що людина, яка бачить результати своєї праці діє ефективніше.
Саме тому вам необхідно оцінити, які з завдань були реалізовані, а які вам ще буде необхідно немає. Необхідно виявити причини, за якими справа не була виконана, і має бути вирішено, що ви будете робити, щоб такого більше не повторилося.
Застосуйте метод «Альпи» на практиці і ваші навички управління часом зростуть.
Оцініть Ваш рівень тайм-менеджменту і отримаєте рекомендації до дії.
Тест по тайм-менеджменту.
Книга-тренер з тайм-менеджменту. Завантажити безкоштовно.
Ясний і зрозумілий довідник по головним прийомам тайм-менеджменту.