Метод альпи в плануванні часу
Метод Альпи в плануванні часу можна застосовувати на будь-який період терміновості: середній, короткий, довгий. Для цього рекомендується скласти список справ в письмовому вигляді. На перший погляд все справи здаються рівноцінними. Але в будь-якому випадки потрібно розподілити справи по порядку значимості і виділити пріоритети, ступінь важливості.
Метод Альпи дуже простий. На створення плану потрібно не більше 5-10 хвилин. На практиці доведено, при постійному використанні методів і техніки планування, щоденна економія часом становить 10-20%.
Етапи складання плану
Метод Альпи складається з п'яти етапів:
- Чи не виконані справи;
- Додали нові завдання;
- Обов'язкові, важливі справи;
- Завдання з плану тижневого або щомісячного планування;
- Непередбачені завдання.
При складанні необхідно дотримати вимог:
Не слід записувати всі справи поспіль, тільки реальні необхідні завдання.
Етап №2. Оцініть приблизний час виконання кожного завдання.
Існує закономірність: будь-яке завдання зажадає такий період, скільки часу в запасі людини. Тому, задайте приблизний термін на виконання і намагайтеся в нього вкластися. Людина зосереджується, позбавляється від другорядних перешкод.
Етап №3. Резервування тимчасового запасу.
Родзинка методу Альпи в тому, щоб запланована робота була виконана за 60% робочого часу, решту часу - 40% має відводитися для резерву на непередбачені раптові обставини.
приклади:
Чи працюєте 8 годин. Значить 3 години у вас в резерві, за 5 годин виконуєте планове завдання (поспішайте, ущільнюйте робочий графік).
Якщо працюєте 10 годин. Значить 4 години на резерві, за 6 годин виконуєте завдання.
Припустимо, завдань більше 60% спланованого часу. Для цього перегляньте список всіх справ. Виділіть переваги, делегуйте права, зменшуйте відведений час. Навіть і після цього не вдалося зменшити до 60% спланованого часу. Значить, переносите невиконані справи на інший день.
Етап №4. Застосовуючи першорядні вирішення пріоритетних справ і мистецтво делегування прав, скорочуємо час до 5 6,5 годин на відведені справи. Мета даної стадії: ще раз уточнити завдання дня і пріоритети. А так же потреба часу на їх виконання.
Аналітична оцінка кожного завдання на предмет раціоналізації і делегування. Виконання остаточного варіанту за встановленою структурою.
Етап №5 завершальна. Виконання наміченого плану справ і контроль. З практики ясно, що не всі справи можуть бути виконані вчасно. Доводиться деякі переносити на завтрашній день.
Припустимо, ви помітили, що якийсь справу періодично переноситься. Існує два варіанти: припинити переносити - виконати повністю. Або це завдання стало не актуальним, варто від нього відмовитися.
Область самоменеджменту розвивається, його фахівці рекомендують плануванням дня проводити ввечері, що сприяє набуттю в собі впевненості і концентрування сил на завтрашній день. Підсвідомо людина переробляє завдання і готує конкретні рішення. Значить, новий трудовий день буде керованим, плідним, доступним для огляду.
Таким чином, можна власну повну життя раціонально планувати і організувати.
Приклад метод Альпи
Припустимо, ви бізнесмен, власник великої компанією. Неможливо, писати всі доручення повністю. Тому, полегшуєте свою роботу і роботу секретаря за допомогою скорочених букв, з вигляду конкретної діяльності.
Планування за методом Альпи список справ на день:
ПК - нове торгове місце;
В - Петров (комп'ютерна послуга);
В - Сєров (юридична допомога);
П - вивчення попиту ринку;
К - Матвєєв (реалізація продукції);
ПР - Черанев (запрос- лист);
Ч - спец. журнал для керівника:
Т - надоїв (не комплектні персоналу);
Т - Денис (відвідування сауни з одним).
Метод Альпи приклад наочно виглядає, зведений в таблицю:
Пріоритетні справи: А - термінові, важливі; Б - важливі, але дуже термінові; В- термінові, але не дуже важливі.
Краще виконувати роботу найголовнішу, знаючи час вашого плідної праці. Не забувайте про відпочинок, зміні виду діяльності, щоб ваша праця здавалася вам радість.
Приклад: не плануйте наради один за одним. Виділяйте час в першій і в другій половині дня.
Раптом кардинально змінилися намічені плани: непередбачена відрядження, ділова зустріч. Можна швидко переписати, згідно методам планування часу, за методом Альпи, план справ протягом 5-10 хвилин.
Взагалі, не бійтеся гнучкий графік роботи. Добре продуманий план, використовуючи п'ять стадій методу Альпи, не підведе вас ніколи.
Переваги методу Альпи
- Цілеспрямовані дії протягом робочого дня;
- Раціоналізація, об'єднуючи в групу родинні стосунки;
- Зменшення непотрібних інтервалів;
- Стабільна самодисципліна;
- Скорочення нервових перенапруг;
- Боротьба з забудькуватістю;
- Досягнення конкретних цілей в роботі;
- Робочий настрій;
- Підвищена задоволеність і мотивація;
- Сприйняття трудового досягнення, прилив гарного настрою в кінці зміни.
- Виділення і реалізація пріоритетних справ;
- Зростання потенціалу та особистих результатів праці;
- Правильна організація робочої зміни, купуєте і виграєте временя.
У тайм - менеджменті нараховуються багато методів планування завдань дня. До них відносяться: матриця Ейзенхауера, принцип Парето, АВС-аналіз, але метод Альпи - раціонального планування часом і складається з п'яти стадій.
Раджу взяти до уваги. І якщо вас зацікавить, використовуйте в життя.