Архівна обробка документів, російська сімка
Якщо запитати випадкову людину, що таке архів, то більшість відповість, що це місце для зберігання документів. В уяві при цьому малюються пилові стоси паперів, а далі знання про сховище думка не йде. Насправді архівісти роблять багато складної і цікавої роботи, а діяльність архівів виходить далеко за межі безпосереднього зберігання.
Однією з найбільш затребуваних завдань вважається підготовка документів до архівного зберігання. Найчастіше вона потрібна при необхідності передавати ті чи інші відомості в державні органи, але іноді потрібна і для інших завдань:
- створення власного сховища в компанії;
- наведення порядку в наявному архіві;
- передача файлів на Позаофісне розміщення.
Що собою являє такий тип обробки?
Перш за все, слід зазначити, що зберігати потрібно лише певні папери, до того ж, кожен тип даних потрібен тільки конкретний час, хоча є і ті, які підлягають безстроковому зберіганню.
Друге, що слід зрозуміти - це те, що всі файли повинні бути не просто зібрані, а певним чином впорядковані й описані.
Відповідно вся процедура представляється собою наступну послідовність дій:
- Розбір наявних паперів.
- Знищення непотрібних файлів.
- Відновлення потрібних, але втрачених.
- Класифікація їх за типом і терміну придатності.
- Складання опису, каталогу і всіх інших супровідних документів.
Чи можна виконати цю роботу самостійно?
Закон нічого не говорить про те, хто саме повинен розбиратися з документами компаній. Це можуть бути власні співробітники, спеціально найняті для цих цілей особи, фірми-підрядники, хоч навіть директор, хто завгодно.
Але на практиці найкраще довірити рішення цього завдання професіоналам. Справа в тому, що якісне виконання даної функції передбачає дуже глибоке знання законодавства, розуміння всієї суті процедури і великий досвід роботи з архівами. Справа в тому, що кожен випадок по-своєму унікальний. І навіть незважаючи на наявність схожих моментів, складності зазвичай вирішуються по ходу. І те, що для професіонала стане просто цікавим квестом, для новачка може привести до фатальних помилок. І, звичайно, абсолютно різної буде швидкість проведення операції.
«Перший Міський Архів»
Петербурзька компанія ПГА вже багато років надає комплексні послуги, пов'язані з організацією сховищ, підготовкою паперів, а також має в своєму розпорядженні власними приміщеннями, призначеними для Позаофісне розміщення документів.
Досвідчені фахівці оперативно виконають для вас роботи будь-якої складності, але якщо ви хочете все-таки робити їх самостійно, то тут для вас проведуть навчальні семінари і тренінги.