Журнал «секретарська справа»
Всякий існуючий порядок доводиться безперервно наводити.
Владислав Гжегорчик
Реєстраційний індекс - це умовне позначення, яке присвоюється входять, що виходить і внутрішніми документами при їх реєстрації відповідно до прийнятої системи індексації. Він складається з порядкового реєстраційного номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і т.д.) і іншими умовними позначеннями.
Індексації підлягають всі реєстровані документи. Реєстраційні індекси проставляються на документах з реєстраційних форм (журнали реєстрації, реєстраційні картки). На додатках до котрі вступили чи відправлені документами вони не ставляться. І включає в себе кілька елементів.
Реєстраційний індекс ініціативного вихідного документа включає індекс справи за номенклатурою справ, в якому буде зберігатися копія документа, що відправляється, і через дріб - порядковий реєстраційний номер, який присвоюється вихідних документів в межах діловодного року, наприклад:
01-15 / 115. де
01-15 - індекс справи за номенклатурою справ;
115 - порядковий реєстраційний номер.
Реєстраційними індексами наказів, розпоряджень, протоколів є тільки їх порядковий номер. При необхідності виділення частини документів з єдиного реєстраційного масиву використовується додатковий буквений індекс.
При реєстрації звернень громадян порядковий реєстраційний індекс доповнюється початковою літерою прізвища заявника, наприклад: В-125 (Володько), А-52 (Антончик) і т.д. Довідкова картотека за зверненнями громадян будується за алфавітом прізвищ. Така індексація дозволяє швидко відшукати потрібний документ.
Реєстраційний індекс вихідних і внутрішніх документів проставляється в лівому верхньому кутку документа нижче реквізитів бланка. Необхідно пам'ятати, що порядкова нумерація документів зростає в межах календарного року окремо по вхідної та вихідної документації. Вихідні документи індексуються на оригіналі та копії, що залишається в організації.
Реєстраційний індекс вхідного документа включає порядковий реєстраційний номер, який присвоюється в межах діловодного року, і індекс справи за номенклатурою справ, наприклад:
125 / 01-10, де
125 - порядковий реєстраційний індекс;
01-10 - індекс справи за номенклатурою справ.
Реєстраційний індекс вхідного документа проставляється в реєстраційній штампі (або від руки) на нижньому полі праворуч під час вступу документа в організацію.
Вхідні, вихідні та внутрішні документи повинні реєструватися в організації одноразово в день надходження, підписання або затвердження.