Лист-засвідчувач справи зміст і оформлення
Чи готуєте документи до передачі в архів? Не забудьте скласти лист-засвідчувач справи. Внесіть в відповідний бланк відомості про кількість аркушів і їх фізичний стан. Роз'ясніть особливості нумерації.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- навіщо потрібен лист-засвідчувач і чи обов'язково його оформлення;
- як складається лист-засвідчувач особової справи;
- які відомості вказують при заповненні листа-завірителя;
Лист-засвідчувач в системі облікових документів
Сучасне діловодство являє собою окрему сферу діяльності, присвячену питанням документування, а також організації роботи з документацією. Одним з найважливіших ділянок діловодної діяльності вважається формування справ. Під терміном "справа" розуміються документи, об'єднані в сукупність за принципом приналежності до однієї ділянки роботи.
Від вірного розподілу документації в справи залежить збереження найбільш важливих службових паперів, а також швидкість їх пошуку при подальшій роботі. Величезне значення при формуванні справ має систематизація і розташування документів всередині справи, тобто принцип його формування.
Лист-засвідчувач справи також можна вважати обліковим документом. Він містить відомості про особливості змісту справи в архіві установи і специфіці його формування. Його використовують для того щоб вести облік загальної кількості аркушів справи. Крім того, в ньому фіксують особливості їх нумерації.
Бланк листа-завірителя
Щоб прискорити процес формування справ і уніфікувати існуючу облікову документацію, для таких документів як опис і лист-засвідчувач справи, на законодавчому рівні розробляють і затверджують власні спеціальні бланки.
До стандартних реквізитами бланка відносяться:
- Назва виду документа;
- Найменування посади укладача;
- підпис;
- розшифровка;
- Дата складання;
У бланк вносять наступну інформацію:
Читайте по темі в електронному журналі
Лист-засвідчувач особової справи: зразок оформлення
Діючі на даний момент Правила організації зберігання архівних документів (Додаток №8) пропонують наступний зразок оформлення листа-завірителя:
Даний зразок дійсний для всіх справ постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання. Справи з особового складу не є винятком з цього правила. Всі справи, які готуються до передачі в архів установи після закінчення календарного року, необхідно описати і оформити в установленому Правилами порядку. Згідно з цим нормативним документом, в кінці кожної справи на паперовій основі повинен бути підшитий лист-засвідчувач. Його в загальному випадку має формат А4, в картотеках відповідає формату картки. Лист заборонено виносити на обкладинку справи або оборот останньої сторінки.
Заповнення листа-завірителя
При заповненні листа-завірителя справи слід дотримуватися наступного алгоритму:
Вказати номер справи, присвоєний відповідно до номенклатури справ;
Цифрами і прописом вказати загальну кількість пронумерованих сторінок, підшитих в тому (відзначимо, що внутрішній опис при цьому не враховується);
Вказати номера крайніх листів, наприклад: "З № 1 по №308";
Перерахувати літерні номери.
Під літерним номером на увазі номер з літерою, наприклад: 11а, 24б. Такі номери з'являються в ситуації, коли при нумерування була випадково пропущена одна або кілька сторінок. Для того щоб не переробляти нумерацію, пропущеним листам присвоюється попередній номер з літерою, наприклад: 33, 34, 34а, 34б, 35.
Перерахувати пропущені номери;
Якщо в справі не виявилося пропущених і літерних листів, необхідно поставити прочерки у відповідних рядках бланка листа-завірителя.
Відзначимо, що кількість пропущених і літерних листів необхідно враховувати при підрахунку загальної кількості пронумерованих аркушів. Так, наприклад, якщо останній лист томи має номер 264, але в справі містяться літерні аркуші 34а і 34б, а також пропущений лист номер 647, загальна кількість аркушів буде розраховуватися наступним чином: 264 + 2-1 = 265.
Вказати кількість аркушів внутрішнього опису;
Заповнити графи таблиці про особливості фізичного стану та формування справи. У лівій колонці при цьому необхідно класифікувати особливість, в правій - вказати номери аркушів, на яких вона зустрічається.
До подібних особливостей можна віднести:
- Наклеєні фотографії;
- Нестандартний (великий) формат;
- Наявність конвертів з вкладеннями (в таблиці вказується не тільки факт наявності конверта, але і кількість вкладених в нього листів);
- Фізичні ушкодження (наприклад, порвані або залиті водою сторінки, важко Новомосковскемие ксерокопії);
- Наявність друкарських примірників брошур (якщо кількість сторінок не вказано в загальній нумерації, його потрібно привести в таблиці);
Якщо документи справи не мають подібних особливостей, таблицю необхідно перекреслити буквою Z.
Вказати найменування посади особи, яка склала лист-засвідчувач, поставити підпис і розшифрувати її.
Проставити дату оформлення;
У деяких випадках після оформлення справи в його склад і стан можуть бути внесені зміни. Так, наприклад, деякі документи можуть отримати пошкодження в процесі зберігання. Або з'явиться необхідність замінити копією оригінал тієї чи іншої службової паперу. В якості додаткового прикладу можна навести трудові книжки, що не підшиваються в справу, а вкладають у конверт. Після деякого часу колишній співробітник або його родичі можуть зажадати трудову книжку з архіву, що призведе до зміни складу справи. У такому випадку всі внесені зміни необхідно зафіксувати у відповідному акті і зробити позначку в листі-засвідчувач справи з посиланням на цей акт.
Запис в цьому випадку буде виглядати наступним чином:
Видано трудову книжку (лист 58), в Книгу обліку руху трудових книжок внесено відповідний запис №118.
Керівник архівного відділу Васильєва П.К. П.К. Васильєва
Відзначимо, що правильне оформлення справ (в тому числі заповнення листа-завірителя) сприяє схоронності документів і значно прискорює їх пошук для подальшого використання. Крім того, правильна угруповання документації та її систематизація дозволяє полегшити такі процеси як проведення експертизи цінності та підготовка документів до передачі на архівне зберігання.