Журнал реєстрації трудових договорів
На кожному поважному підприємстві є журнал реєстрації трудових договорів, зразок якого наведено нижче. Для чого потрібна така форма контролю документації, і як з нею працювати - ось ті питання, які підлягають розгляду в цій статті.
Книга обліку трудових договорів
українське законодавство не включило в обов'язки роботодавця оформлення і ведення журналу обліку трудових договорів. Справа ця - добровільна, і не підлягає контролю з боку перевіряючих органів. Але, як показала практика, для більш систематизованого документообігу наявність книги обліку даних документів просто необхідно.
Оформлення та ведення журналу з обліку укладених трудових договорів і додаткових угод до них збільшує обсяг роботи кадрового фахівця. Але переваг наявності книги реєстрації трудових договорів в документообігу підприємства набагато більше, ніж незручностей:
- Як вже зазначалося раніше, журнал обліку допомагає привести в порядок і систематизувати укладені з працівниками трудові договори. А, як відомо, порядок в документах - це і порядок у справах;
- Значно полегшується пошук потрібної інформації, що відноситься до договорів. При наявності даної системи реєстрації не доводиться переривати гори документів для добування необхідних відомостей;
- Видача довідок звільнилися найманим працівникам, складання відповідей на різного виду запити про періоди і характер роботи співробітників - ось неповний список тих дій кадровика, де журнал обліку буде неоціненним помічником;
- Ведення даної системи реєстрації може допомогти в разі судового спору між найманим працівником і роботодавцем. а також вирішенні конфлікту в досудовому порядку.
Правила ведення журналу реєстрації трудових договорів
Як вже було зазначено, ведення реєструючого трудові договори документа не є обов'язковим. Але, якщо роботодавець поклав на відділ кадрів цю функцію, то необхідно дотримуватися деяких правил:
- Журнал обліку трудових договорів та додаткових угод до них ведеться в паперовому вигляді. Не забороняється створювати дублікат даного документа в електронній версії (як правило, в програмі Excel);
- Рукописний варіант може бути створений на основі будь-якого паперового носія зручного розміру з твердою обкладинкою, необхідною якістю і кількістю аркушів. Також даний документ можна придбати вже в готовому вигляді - деякі організації спеціалізуються на розробці та поширенні бланків документів для кадровиків;
- Обов'язкова умова при оформленні даного документа - опломбування. Всі аркуші нумеруються, прошиваються і фіксуються пломбою. Проведення даних дій фіксується на вклейці і завіряється печаткою організації. Даний захід убезпечить документ від несанкціонованого втручання кого-небудь у внесену інформацію;
- Титульний лист заповнюється особливим чином. На ньому необхідно відобразити повне найменування організації, назва документа і інформацію про дату закладу журналу і його закінчення;
- На наступній сторінці окремою графою виділяються відомості про фахівця, що відповідає за систему реєстрації. Необхідно вказати його прізвище, ім'я, по батькові, посаду, підстави виникнення даних зобов'язань (наказ, розпорядження тощо). Так як відповідальний за дану реєстраційну систему фахівець може змінюватися, то доцільно вносяться відомості оформити у вигляді таблиці;
- При здійсненні помилок невірну інформацію акуратно закреслюють, позначаючи «помилково», потім пишуть правильні дані з позначкою «виправленому вірити» і підписом. Користуватися коректором або заштриховувати неправильні дані не можна!
Журнал реєстрації трудових договорів зразок
Журнал реєстрації трудових договорів - бланк
У зв'язку з тим, що немає зобов'язань з ведення обліку трудових договорів, закон не надав і структуру внесення записів в журнали обліку. Кожен роботодавець сам вибирає зручну для нього форму відображення інформації. Але в цілому графи однакові. Внесена інформація відображає:
- порядковий номер запису;
- дату підписаного документа;
- присвоєний номер договору;
- структурний підрозділ працівника;
- термін дії трудового договору;
- характер працевлаштування (тимчасовий або основний);
- відомості про додаткові угоди;
- примітки.
Дана система внесення записів є зручною. Вона перевірена в роботі і викликала позитивні відгуки фахівців.
У зв'язку з тим, що наше законодавство йде вперед семимильними кроками, система обліку трудових договорів, швидше за все, буде введена вже на обов'язковій основі. Тим організаціям, де журнали реєстрації трудових договорів і додаткових угод до них вже ведуться, дане нововведення не завдасть додаткових проблем.