Журнал реєстрації вхідних документів для чого він потрібен і як заповнюється
Трохи про правила реєстрації кореспонденції
Реєстрація листів проводиться в день їх надходження до канцелярії. Щодня в офіси приходять десятки, а буває, сотні всіляких конвертів, пакетів, електронних повідомлень, включаючи і «спам»: газети, буклети та інші непотрібні папери. Звичайно ж, все це реєструвати не потрібно. Пошту, яка не має відношення до діяльності фірми, необхідно фільтрувати, а документи, що надійшли «у справі» - сортувати на підлягають і не підлягають реєстрації.
Перелік документів, які відразу передаються в підрозділи, минаючи реєстраційну книгу, зазвичай прописується в інструкції з діловодства.
Винятки - офіційні запрошення на наради та документи з останнього пункту списку, що надійшли разом з супровідним листом. Всі інші папери, що стосуються безпосередньо роботи організації, що вимагають розгляду і відповіді, обов'язково заносяться в журнал реєстрації. Звідси перше правило: кожен важливий документ повинен бути зареєстрований.
Правило третє: реєстраційний номер документа повинен бути унікальним. Неприпустимо реєструвати під одним і тим же вхідним номером різні листів. Саме за унікальним кодом ідентифікується конкретний документ і надалі відслідковується його доля.
Перейдемо безпосередньо до питання заповнення реєстраційної книги. Журнал реєстрації вхідних документів бланка, встановленого нормативними актами і єдиного для всіх організацій, не має. У цьому питанні підприємство вільно встановлювати свою форму і включати в журнал стільки полів, скільки йому необхідно.
Звичайно ж, головні вимоги до журналу потрібно дотримуватися:
- заводиться єдиний журнал для всієї підлягає реєстрування кореспонденції, що надходить на підприємство;
- нумерація документів в книзі наскрізна, починається заново щороку (при цьому новий журнал заводити не обов'язково, можна продовжувати в тій же книзі).
Що стосується кількості і найменування стовпців, все залежить від специфіки організації, порядку діловодства, наявності системи контролю за виконанням документів.
Обов'язково в книзі повинні бути графи, що дозволяють вести мінімальний облік надійшла кореспонденції:
Якщо вхідних документів багато, щоб не втрачати важливі папери передбачаються графи для внесення вихідних реквізитів листа (дата, номер, які йому присвоїв відправник). Це допомагає не «задваівать» ідентичні документи (згадуємо друге правило).
При суворому обліку робиться окремий стовпець для вказівки кількості сторінок документа і переліку наявних додатків. Якщо в організації прийнято відслідковувати виконання переданих в роботу листів, не завадить інформація про виконавця, термін виконання та відмітка про закінчення роботи з документом. Ще можна виділити поле для приміток.
Електронний або паперовий?
Багато хто до цих пір ведуть журнали по-старому, в зошитах. При малому обсязі входять цей спосіб цілком життєздатний. Але відстежити долю будь-якої папери важко: щоб знайти документ, деколи треба перегорнути полкнігі. Тому в великих організаціях від паперових журналів давно відмовилися, і ведуть облік в комп'ютерних файлах. Можна електронний журнал реєстрації вхідних документів завантажити або створити самостійно в Excel або Word. Ці програми дозволяють проводити пошук, сортування, встановлювати необхідні фільтри. У таблиці зручно розмістити гіперпосилання на скановану копію документа. Доступ на редагування таких журналів, якщо вони зберігаються на внутрішньо-сервері організації, надається одному-двом співробітникам, відповідальним за прийом і обробку кореспонденції.
Однак в деяких випадках необхідний і паперовий журнал - реєструвати особливо важливі документи з тривалими термінами зберігання. Фізичний варіант журналу в цьому випадку виправданий, тому що забезпечує більш надійне збереження даних, ніж електронні носії інформації.
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)
Це швидко і безкоштовно!