Ведення журналів реєстрації вхідної-вихідної кореспонденції, статті, журнал «довідник
За матеріалами форуму.
- Шановні колеги! Допоможіть розібратися в ситуації! Наша компанія (невелике виробництво) "ділить" своє місцезнаходження в будівлі з ще однією компанією (тому що тісно співпрацюємо). Офіс-менеджер цієї 2-й компанії минулої п'ятниці зіронізувала над тим, що я веду журнали реєстрації вхідної-вихідної кореспонденції. Оскільки у нас невелике підприємство, я фіксую в одних журналах пошту і факси. Офіс-менеджер компанії з 2-го поверху розговорившись з працівників, які перебувають у цей час в сусідньому відділі, сказала про те, що у неї вся реєстрація пошти в комп'ютері, факси вона не реєструє, а у мене (виявляється) "цікаві методи" роботи . Сказано це було з погано прихованою насмішкою (у нас з нею взагалі напружені відносини). Я намагаюся зрозуміти, хто в цій ситуації правий, а хто ні. Реєстрація кореспонденції в паперовому вигляді звичайно далеко не найсучасніший підхід, але якщо немає системи СЕД, то можна все закинути нічого і не реєструвати?
- Вітання! У житті вийшло так що я працюю секретарем у керівника вже другий місяць, фірма маленька, і цю професію мені довелося освоювати з чистого аркуша! Хоча у мене бухгалтерське вищу освіту. Тетяна Ярашева, ті хто насміхаються над Вами не далекого розуму і смішки за вашою спиною, НЕ звертайте увагу! Ви все робите правильно! У мене теж немає системи СЕД, і доводиться робити все по-старому! З чогось треба починати, ТРЕБА ОБОВ'ЯЗКОВО.
Я так само, як і Ви не знала як бути, а тепер жоден співробітник не може без мене. Якщо будуть проблеми пишіть розберемося, і будьте спокой ни, Удачі!
- Допоможіть будь ласка! Як розробити "Програму перебування іноземної делегації в Москві". Прийом, організація, проведення зустрічей. Документальне оформлення перебування іноземної делегації вУкаіни г. Киев.
Заздалегідь дякую…
- Іноземні делегації не зустрічали, але думаю, принцип той же.
Я складала план по часу, наприклад:
10:00. (Місце), перераховуємо зустрічаючих з нашого боку.
10:20 Огляд. перерахування учасників.
11:00 Конференція з питань. (Відповідно є план, який готує відповідальний за цю справу)
і т.д. якось так.
- MilaPRO, Ви не праві!
Цю професію довелося освоювати з чистого аркуша! Ваше повідомлення дуже ЦЕНІЧНО по відношенню до інших учасників форуму. Згадайте, коли ВИ починали свою трудову діяльність. Чи ви не пам'ятаєте! Так Ось - починати треба з вивчення законів, ГОСТів і так далі, одночасно застосовувати на практиці! Коли більш менш налагоджено, далі продовжувати розвиватися, вдосконалюватися в ногу з часом.
Навіть якщо це маленька компанія або велика корпорація з філіями, в будь-якому випадку обов'язково потрібно ВЕСТИ Номенклатури справ!
- Добридень! Теж хотілося б підтримати Тетяну. Я так зрозуміла, що одним із приводів насмішок ваших колег стало те, що ви реєструєте у вхідному журналі крім пошти ще і факси. Хочу сказати, що реєстрація факсів необхідна, оскільки в отделная випадках факсимільний документ також може мати юридичну силу. Наприклад, додаткова угода до договору або додаток. Якщо в договорі прописано положення про те, що до отримання оригіналів факсимільні копії, підписані з двох сторін, мають силу оригіналів. Посудіть самі, якщо фірми знаходяться в різних куточках землі (шлях дажеУкаіни), то до того моменту, коли оригінал програми дійде до Вас поштою, ви не зможете продати товар, що це за торгівля тоді вийде. Звичайно на цьому факсі повинна бути рядок звідки він і коли прийнятий, яка автоматично прописується на факсному аркуші, і він повинен бути відповідно зареєстрований. Тому Ваші дії цілком виправдані. Не звертайте увагу на напівписьменні репліки. Згодом Ви напевно перейдете на "електронний" документообіг. Але "паперовий" ще ніхто не відміняв.
Примітка для AnNa AnNa.
Договори, допи, акти та ін. до договорів, реєструються окремо і аж ніяк не в факсах (якщо ви такі «враховуєте») і не у вхідної кореспонденції і все таки не в канцелярії. За правилами ці документи повинні приходити з супровідним листом. На жаль, не всі цим керуються. Таким чином реєструючи договір, переданий по факсу, ви реєструєте «віртуальне» супровідний лист, подверждено факт його отримання договору.
- Я теж більше довіряю "паперової" реєстрації. та ще, коли працюєш на компі - багато хто може підійти і відвернути, думаючи, що ти не особливо зайнята, скільки б не було у тебе роботи; а коли влаштовуєш на столі завал з журналів - навіть при невеликому обсязі документів - відразу видно - людина шалено зайнятий))) і хоча в моїх принципах завжди тримати робоче місце в ідеальному порядку - іноді потроюється такі "показові" завали, щоб відчули, що я теж зайнята людина.
- Дівчата! На сайті www.araxgroup.ru виставлена невелика програмка реєстрації документів (вх. Вих. Внутрішніх). Абсолютно безкоштовна. Для невеликих фірм цілком прийнятна. Там є і функції пошуку і файли до реєстраційної картки можна прикріпити. Для початку вона повинна влаштувати всіх початківців.
А що стосується реєстрації документів, то вони реєструються АБСОЛЮТНО ВСе, не залежно від способу доставки. Але докомент це те, що як мінімум має текст і підпис.
- Я ще раз уважно перечитала перше повідомлення і Ваше примітка і зрозуміла, що я правильно Вас зрозуміла. Можливо це я не зовсім ясно висловилася. Поясню.
Про договорах. Ми маємо 2 різних дії. 1. Реєстрація договору (юр.подвержденіе укладення договору організацією) і 2. Реєстрація надходження договору в організацію (юр.подвержденіе факту надходження документа в організацію). 1. Реєстрацію договору, як правило, здійснює той, хто веде ці договори (договірний відділ, відділ постачання, кредитний відділ і тп. В залежності від профілю діяльності, розміру та обсягів робіт організації) і це окрема тема. При бажанні можемо обговорити. 2. Реєстрацію надходження в організацію договору, яке надійшло поштою, факсом і т.п. здійснює канцелярія. загальний відділ, секретаріат і т.п. Супровідний лист-це хороший тон для поважаючих себе і партнерів організацій, і неважливо поштою або по факсу документи надсилаються. По факсу повинна прийти точна копія того, що потім надійде поштою. Лист реєструється один раз, під час вступу оригіналів факсовий копія видаляється. Якщо компанія маленька і партнери все добре відомі то і проблем особливих немає. А якщо велика і соотвевующій документообіг, то це головний біль (причому сильна) того, хто розбирає вхідну кореспонденцію.
Про факсах і їх реєстрації. Повторюся, факс - це засіб (пристрій) передачі документа. а не вид документа. Реєструються документи. Так ви абсолютно праві, НЕ ТРЕБА реєструвати всі що приходить по факсу. Але це не заборонено. Соответвенно хто вважає для себе за необхідне реєструвати ВСЕ, може займатися цим титанічною працею. Є (наприклад в ГСДОУ) перелік документів, що підлягають обов'язковій реєстрації, і того, що не рекомендується реєструвати.
Про журналах реєстрації. Журнал реєстрації вхідної кореспонденції повинен бути ОДИН. У ньому реєструється незалежно від способу доставки (отримання) всі вхідні документи підлягають обов'язковій реєстрації. Якщо вам необхідно, можете в окрему графу виділити спосіб доставки. Якщо ви будете вести окрему реєстрацію факсів, пошти, кур'єрської доставки та ін. то додасте собі тільки головного болю під час пошуку документів. Це треба буде очками перелопатити всі журнали. Так що я настійно рекомендую не ділити. Ваше право скористатися порадою чи ні.
PS / Вибачте, якщо повідомлення здалося занадто повчальним. Мета такої немає, тільки «поділ» досвідом і знанням.
- ТатьяНочКа! спасибі повеселила. Вперше зустрічаю, такий аргумент на користь "паперу".
Lidamir. Мерсі за посилання. Треба уважно подивитися. Компанія ніде не світиться, на великих форумах її немає. Цікаво!
- Багато правильних, нехай і повчальних слов.Спасібо, NatalyZ))) Але не про те, що я до Вас хотіла донести. Хай вже кому ця тема буде необхідна і розбереться)
Хочу лише ще раз сказати, що поняття "документ" все-таки вже, ніж ви про нього говорите. Від способу його отримання багато що залежить: якщо він отриманий факсом-це копія, або по електронній пошті-це теж копія. Не можна його прирівнювати до оригіналу з "синіми" печатками і підписами. Копій "намалювати" можна скільки завгодно, але вони не будуть мати сили орігінала.Попробуйте що-небудь купити в магазині по копії 100 рублевої купюри)))) і сказати, що потім, коли-небудь, ви занесете її оригінал))))
І ще, якщо вже ми ділимося досвідом, все-таки грамотніше говорити договору, а не договір, незважаючи на деякі послаблення наших "грамотоведов".
- Пардонте "професіоналізм". багато спілкувалася з договірниками, мимоволі чіпляєш. Мені теж більше подобається "договір".
Якщо ви вважаєте, що я Вас не зрозуміла - значить воно так і є. Знову ж Про оригінали і копії ми можемо поговорити окремо
Ви абсолютно праві прирівнювати їх ні в якому разі не можна. І дуже нервово часом буває, що оригінали все не йдуть, і не йдуть.
Наша дісскуссія тільки свідчить про актуальність теми. Рада приємному і небайдужому співрозмовнику!
- З цим можна посперечатися, виходячи з судової практики, іноді "факсовая папірець" може дуже дорого обійтися організації, залежить від якої організації цей факс, якщо держоргани, то суд виходить з того, що у одержувача є можливість перевірити легітимність надісланого, і не виконання по причини "факс - не документ" загрожує штрафом; способи укладання договорів включає в себе і обмін електронними повідомленнями (є й такі судові рішення з примусу до укладання договору, підтвердження належного виконання договору та ін.); в самому договорі може бути передбачено обмін факсових та електронними повідомленнями, тоді це вже письмові докази.
- Згодна з А.А. на все 200% але це добре б в окрему тему
- Ну нарешті-то, мене почули))) з цього то все і почалося, що факс може мати силу оригіналу, і я приводила всього лише один приклад в найпершому повідомленні, з якого і почалася наша дискусія, потім вже мова зайшла і про інших , так би мовити "не документах". Згодна, актуальність теми очевидна)))) і радує небайдужість.
Усіх з наступаючим.
- Вітаю! Прочитала тему вибірково, але на своє питання, який задаю зараз, відповідь знайти не удалось.Все таки, існують на сьогоднішній день вимоги за якими обов'язково вести журнали реєстрації вх, вих, наказів?
Якщо компанія з невеликим документообігом, можна обійтися без ведення цих журналів?
- Щось мені підказує, що нормативних документів, які встановлювали б структуру реєстраційного номера, немає.
- Думаю, що потрібно затверджувати інструкцію. В першу чергу, це полегшить роботу Вам.
Повірте, нова інструкція - це не той привід, щоб зіпсувати стосунки із новачком.
- Ой як хочеться вірити. А що ж в результаті з реєстрацією робити. Вводити інший порядок реєстрації документів або залишити так як є?
Структуру рег. номера підказує ГОСТ "Унифи. сист.". Але там немає слів про те обнуляється вона. або обов'язково повинна бути наскрізною. Ось як! Взагалі я так розумію що звичайно наскрізний через весь рік. А не кожен місяць з 01 листи починати!
- В реєстрації що головне? Щоб номер був унікальним і документ був зареєстрований тільки один раз. А за якою логікою ви будете привласнювати документам номер не особливо важливо.
Просто з інструкцією Вам буде простіше контролювати цей процес. А номенклатури в організації теж немає?
- Та нічого тут немає.
Про інструкцію я розумію. Проект вже зробила і запустила на узгодження. Тут 6 заступників директора. всі повинні підписати. Інша справа що я там не прописала саме це питання. Ну, коротше все хитро зробила. Тепер чекаю. А питання все одно відкритий. Як же реєструвати. для мене все ще питання відкрите.
- Ну якщо номенклатури немає, то кореспонденція реєструється в анархічною порядку.
Ви нова людина в організації і цілком можете не зрозуміти логіки реєстрації попереднього працівника, тому реєструйте по-своєму.
Але я б почала нове життя з нового місяця.
- Про електронну реєстрацію поки ніхто не говорить. Швидше за все це буде просто файл у форматі Excel, І нумерація буде суцільний. Вирішила. І нове життя напевно почнеться дійсно з нового місяця (пов'язано з системою узгодження проекту). Дуже хочеться вже скоріше її почати. У документах чорт ногу зломить. Співробітники виймають оригінали вхідних листів. забирають їх до себе у відділ. не даючи ніякої інформації. Вихідні листи реєструються чортзна як. У папках з наказами як опинилися вихідні листи. та ще й пронумеровані. і зареєстровані як накази. це маленька частина айсберга.
- Це нонсенс! У компанії хоть кто-то крім Вас знає, як взагалі поводитися з документами? Оригінал входить листа може бути у відділі, бувало таке, проходили, але тоді мені залиште, плиз, копію документа! Він же зареєстрований! І в кінці року коли всі документи треба сортувати, я отримувала купками документи, копії яких витягала, а оригінали вкладала назад.
Співчуваю.
- Привчайте поступово своїх колег до порядку. І не бійтеся засудження з їхнього боку
- Допоможіть будь ласка, з моїм обсягом роботи, ненавмисно допустила помилку під вхідної документації, два різних листи під одним номером, що робити?
- Як це виймають оригінали листів. Вся кореспонденція надходить до секретаріату (канцелярія, загальний відділ). І нікуди більше!
- Складіть акт і всього делов.
- Яке осуд?)) Вони потім ще й спасибі скажуть, коли в один прекрасний момент не зможуть (дуууже часто буває) знайти який-небудь документ.
Анонси майбутніх номерів