Журнал обліку трудових книжок - правила заповнення та ведення
Всі трудові книжки працівників, разом з вкладишами і бланками, в обов'язковому порядку зберігаються у роботодавця. Крім зберігання, потрібно вести облік цих документів, для чого призначений спеціальний журнал, або книга обліку.
Необхідно ведення журналу обліку трудових книжок, як роботодавцями - організаціями, так і роботодавцями - індивідуальними підприємцями. Заповнення цього документа має певні правила, що виключають довільну форму.
Що таке журнал з обліку трудових книжок?
Трудові книжки враховуються в журналі, який представлений у вигляді книги з безліччю сторінок. Він має 13 граф і затверджений Міністерством трудаУкаіни. Формат журналу - А4.
Ця книга має виробничий випуск, її можна придбати. Так само допускається виготовлення цього документа в установі за умови дотримання спеціальних вимог.
Облік документів здійснюється співробітником кадрової служби. У нього заносяться дані прийнятих книжок працівників, яких оформляють на робоче місце. Так само в нього записуються відомості з вперше створених книжок, і тих, які видаються працівникам.
Перевірка ІП на сайті податкової потрібна, щоб дізнатися про майбутню зустріч з ФНС. Тут йдеться видах перевірок цієї держслужби.
Вкладиш теж реєструється, якщо він присутній в книжці. У ситуації, коли вкладиш був отриманий працівником в іншій установі, потрібно внести лише відомості, які є в його трудовій книжці. Дані з вкладиша записуються в наступний рядок журналу.
заповнення
При відсутності працівника в той день, коли відбулося звільнення, і передати трудову книжку особисто в руки немає можливості, необхідно повідомити його про те, що він зобов'язаний прийти і отримати її, або дозволити переслати книжку поштою. Так само роблять, коли робітник на отримання трудової книжки відповів відмовою.
У зв'язку з цим, в 12-ю і 13-ю графу журналу пишуть дату і номер повідомлення, яке відправлено співробітнику, а так само дату відправлення поштою (якщо співробітник дав згоду).
У тому випадку, якщо на підприємстві співробітнику оформляли вкладиш, звільняючись, йому необхідно поставити підпис не тільки за те, що він отримав трудову книжку, а й за отримання вкладиша, так як він був зареєстрований окремо.
опломбування
Журнал необхідно опломбувати або опечатати сургучем, захоплюючи частково паперовий лист, кінчики шнурівки і частина обкладинки. Коли книга пломбируется, пломбу ставлять на кінчики шнурівки, які виступають.
Пломба для опломбування - номерна, індикаторна. Вона зроблена у вигляді унікального індикаторного пристрою з одноразовим застосуванням. За допомогою неї можна виявити незаконний доступ до журналу. Потрібно фіксування номера пломби на титульному аркуші. Без наявності цієї записи опломбування журналу вважається недійсним.
оформлення
З огляду на те, що книга обліку руху трудових книжок використовується протягом довгого періоду, краще, щоб вона була в твердою і щільною обкладинці. Сторінки прошиваються за допомогою ниток. Потрібно позначення нумерації сторінок. Журнал необхідно прошнурувати, кінчики шнурівки закріпити на обкладинці всередині. Для цього на них потрібно приклеїти невеликий паперовий листок.
На лицьову обкладинку книги обліку приклеюється етикетка, на якій пишеться назва установи, назва самого журналу (книги), і дати, коли він розпочато, і коли закінчений. Так само на неї ставиться розпис працівника - кадровика. Підпис може ставитися і на зворотний бік. Записи в книзі обліку виробляються кульковими, гелевими або чорнильними ручками. Колір чорнила - синій, фіолетовий, чорний.
Якщо є співробітник, який не пройшов випробувальний термін, то слід оформити офіційну процедуру звільнення. Як це зробити? Запрошуємо прочитати подробиці.
Неприпустимо робити закреслення і виправлення. Також забороняється вдаватися до допомоги коректує рідини. При допущенні кадровиком помилки, він повинен написати, що вона недійсна. Можна попередньо зробити графу для приміток перед початком ведення журналу, куди будуть вноситися відомості про зроблені помилки.
Книга, що відповідає за облік трудових книжок, повинна бути завірена підписом керівництва установи. Необхідно поставити кількість сторінок і дату. Всі ці дані записуються на паперовому листку, який приклеєний на обкладинку всередині. Журнал ведуть до тих пір, поки він повністю не буде заповнений. Досягнувши останньої сторінки, в ньому ставлять число і передають на архівне зберігання. Зберігатися в архіві він повинен 75 років.
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
Це швидко і безкоштовно!