Трудова книжка, ведення книги обліку
- трудова книжка
- порядок придбання, зберігання і видачі трудових книжок працівникам
- рекомендації щодо ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
- порядок оформлення записів про прийом, переміщення, присвоєння розрядів
- порядок оформлення відомостей про роботу, сумісництвом, перейменування організації, про нагородження
- порядок внесення змін і виправлень
- вкладиш до трудової книжки
- дублікат трудової книжки
- ведення трудової книжки підприємцем
- порядок підрахунку трудового стажу за періодами роботи
- варіанти записів внесення змін і виправлень
- варіанти оформлення записів про прийом, переміщення, присвоєння розрядів
Рекомендації з ведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Трудові книжки працівників, вкладиші в них, а також запасні бланки книжок і вкладишів підлягають обов'язковому обліку відповідно до вимог пункту 40 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду України від 16.04.03 № 225 .
Форма реєстрації трудових книжок
Облік трудових книжок здійснюється шляхом їх реєстрації в спеціальній обліковій формі. Під реєстрацією документів розуміється запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання (п. 4.1.1 Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. Наказом МінкультуриУкаіни від 08.11.05 № 536 та зареєстрованого в МінюстеУкаіни 27.01.06 № 7418).
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (п. 4.1.2 Типової інструкції). У процесі реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер, і він включається в інформаційно-пошукову систему організації.
Таким чином, саме поняття реєстрації документів, юридичне значення цієї процедури і її роль в діловодстві говорять про те, що кадрова служба організації повинна вести велику кількість реєстраційних книг і журналів.
Як правило, ці книги і журнали не мають чітко визначеної обов'язкової форми. Однак з цього правила є виняток, пов'язане з реєстрацією трудових книжок. Бланки книжок і вкладишів в них враховуються у відповідній прибутково-видатковій книзі, що ведеться в бухгалтерії, а заповнені книжки і вкладиші - в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, яка оформлюється кадровою службою або відповідальним за ведення кадрового діловодства (в невеликих організаціях).
Різниця між старою і новою формами дуже незначно: замість двох граф (11 і 12) в колишньої книзі, що відбивали в рублях і копійках суму, отриману з працівника за бланк трудової книжки при оформленні її вперше або за бланк вкладиша, в новій книзі залишилася одна графа (11) - «сума в рублях».
Однак ця книга має істотну особливість, яка відрізняє її від багатьох інших облікових форм.
Книга заповнюється не в межах календарного року, що характерно для більшості реєстраційних книг і журналів, а до повного використання всіх її сторінок. тобто ведеться протягом декількох років.
Інакше вирішується питання про заміну однієї форми книги на іншу в тому випадку, коли в організації велася книга обліку трудових книжок і вкладишів до них довільної форми, що не відповідає офіційно встановленої. Таку книгу необхідно "закрити", пояснивши причину припинення її ведення, а також вказавши загальна кількість зареєстрованих тут трудових книжок працівників. Потім слід почати облік трудових книжок за встановленою формою. При цьому книга «неправильної" форми ні в якому разі неподлежіт знищення, тому що в ній містяться не тільки відомості про трудові книжки раніше прийнятих працівників, а й позначки про отримання книжок звільнилися працівниками.
До книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них вносяться: трудові книжки, передані в кадрову службу працівниками при оформленні прийому на роботу; книжки, вперше оформлені працівникам в даній організації, а також вкладиші до трудових книжок, видані працівникам в період роботи в даній організації. При отриманні від працівника трудової книжки з вкладишем, оформленим в іншій організації, реєстрації підлягає тільки книжка (т. Е. Вкладиш окремим рядком в книгу обліку не вноситься).
Заповнення граф книги обліку
Порядок виправлення записів
Книга обліку ведеться в рукописному вигляді, і, природно, працівник кадрової служби, що вносить в неї записи, може припуститися помилки, яку необхідно буде виправити. Однак порядок виправлення помилок у цій ніде не обговорений.
Одним із способів виправлення помилок в рукописних документах і реєстраційних формах є закреслення однією тонкою рисою колишньої інформації та внесення нової з позначкою "Виправленому вірити" або "Виправлено в графі №.", "Виправлено найменування посади" підписаній і датованій працівником кадрової служби, який вніс виправлення . Однак такий спосіб мало підходить для цієї книги, т. К. Він вимагає спеціально відведеного місця для пояснювальній і, правильної записи і дати, не передбаченого в даній книзі.
У зв'язку з цим можна взяти за основу правила виправлення помилок, що застосовуються для змістовної частини трудової книжки: нижче помилкового запису в тій же графі зробити пояснення "Запис недійсна" і внести правильну запис (без закреслення первинної інформації).
Приклад заповнення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна відповідати певним вимогам:
• книгу бажано переплести в тверду обкладинку (з прошивкою сторінок нитками), т. К. Вона знаходиться в роботі кілька років, а потім довго зберігається в архіві;
• всі сторінки книги повинні бути заздалегідь, до початку її заповнення, пронумеровані;
• книга повинна бути прошнурована, кінці і шнура приклеєні невеликим листком паперу з внутрішнього боку обкладинки;
• книга повинна бути опечатана сургучною печаткою або опломбована (пункт 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Сургучева печатка повинна захоплювати частина аркуша паперу, виступаючі з-під нього кінці шнура і обкладинку. Якщо замість сургучною друку використовується пломба, то вона ставиться на виступаючі з-під паперу кінці шнура. Правила ведення і зберігання трудових книжок не припускають використання в даній книзі відбитків печаток організації або відділу кадрів, на що вказують при перевірках інспектора Державної інспекції праці.
• книга повинна мати заверительную напис із зазначенням цифрами і прописом кількості пронумерованих прошнурованих пронумерованих сторінок.
Відповідно до п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок засвідчується дана книга підписом керівника організації (а не працівника кадрової служби або іншої уповноваженої особи).
Після повного заповнення книги обліку починається ведення нової книги з чергового порядкового номера. Закінчена книга залишається на робочому місці кадровика і не здається в архів, т. К. Використовується при звільненні працівників, розписується за отримані ними трудові книжки.
Надалі книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них в загальному порядку (за описом) передається на зберігання до архіву організації. Термін зберігання цієї книги обліку встановлено 50 років.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них завантажити.