Введення, реквізити управлінських документів - реквізити управлінських документів і правила їх
У новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є системою документації, яка застосовується в будь-якій організації, установі, підприємстві. ГОСТ поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД (далі - документи), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності : федеральних органів державної влади суб'єкта Укаїни, включаючи суб'єкти Укаїни, що мають поряд з українською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоуправле ня, підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.
Цей стандарт встановлює: склад реквізитів, вимоги до оформлення реквізитів, вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Укаїни, гербів суб'єктів Укаїни.
При підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:
01 - Державний герб Укаїни;
02 - герб суб'єкта Укаїни;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН);
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причина постановки;
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текс документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Деякі види документів дозволяється оформляти рукописним способом (заяви, пояснювальні записки та ін.), Але зазвичай службові документи виготовляють за допомогою різних друкованих пристроїв.
Оформляючи документи, на бланках або на аркушах паперу встановлюють такі розміри полів (не менше):
- ліве і верхнє - 20 мм;
- праве і нижнє - 10 мм.
При розташуванні реквізитів документа використовують вісім положень табулятора, вісім контрольних точок, після яких починають оформляти реквізити документа. Рахунок при цьому ведеться від кордону лівого поля аркуша.
0-е положення табулятора (межа лівого поля):
- довідкові дані про організацію;
- назва структурного підрозділу;
- місце складання або видання документа;
- заголовок до тексту;
- текст (крім початку абзаців);
- відмітка про контроль;
- найменування посади в реквізиті «підпис»;
- гриф погодження (крім розшифрування підпису);
- відмітка про завірення копії (крім розшифрування підпису);
- відмітка про виконавця;
- другий гриф затвердження (крім розшифрування підпису).
1-е положення табулятора (5 ударів від кордону лівого поля):
- початок абзаців у тексті (в тому числі і нумерованих).
2-е положення табулятора (16 ударів від кордону лівого поля):
- реєстраційний номер документа;
- розшифровка підпису у другому грифі погодження.
3-е положення табулятора (24 удари від кордону лівого поля):
- використовують при складанні таблиць.
4-е положення табулятора (32 удари від кордону лівого поля):
5-е положення табулятора (40 ударів від кордону лівого поля):
- гриф затвердження (крім розшифрування підпису);
- гриф обмеження доступу до документа;
- другий гриф узгодження (крім розшифрування підпису).
6-е положення табулятора (48 ударів від кордону лівого поля):
- розшифровка підпису в реквізиті «підпис»;
- розшифровка підпису в грифі затвердження;
- розшифровка підпису у другому грифі погодження.
7-е положення табулятора (56 ударів від кордону лівого поля):
- нумераційні заголовки в таблиці;
- слово «копія» при знятті копій з документів;
- код форми документа.