Реквізити управлінських документів і правила їх оформлення
У перелік реквізитів ОРД входять:
1. Державний герб.
2. Емблема підприємства.
3. Код організації за загальнодержавним класифікатором організацій.
4. Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації.
5. Найменування міністерства.
6. Найменування організації.
7. Найменування структурного підрозділу.
9. Назва виду документа.
13. Місце складання або видання.
14. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Гриф затвердження.
18. Заголовок до тексту.
19. Відмітка про контроль.
21. Відмітка про наявність додатка.
23. Гриф погодження.
26. Відмітка про завірення копії.
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
29. Відмітка про надходження.
Вимоги до текстів службових документів:
- стислість і точність викладу інформації, виключення двоякого тлумачення;
- об'єктивність і достовірність інформації;
- складання, по можливості, простих, тобто містять одне питання, документів для полегшення і прискорення роботи з ними;
- структурування тексту документа, поділ його на такі смислові частини, як: введення, доказ, висновок.
- широке використання трафаретних і типових текстів при описі повторюваних управлінських ситуацій.
Вимоги до бланків документів
Конкретний набір реквізитів для кожного документа визначається його видом і різновидом. Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документа, незалежно від його виду. Відсутність таких реквізитів позбавляє його юридичної сили. До обов'язкових реквізитів насамперед належать постійні реквізити, що входять до складу бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу друкарським способом або за допомогою спеціального штампа і утворюють офіційний бланк документа.
Підготовка та оформлення основних видів документів
Організаційними документами називається комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівництва та фахівців підприємства.
Організаційними документами є: статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний стан підприємства, посадова інструкція працівника. Розпорядчі документи регламентують діяльність підприємства і документується в основному, за допомогою видання наказів директором підприємства. За змістом накази поділяються на два види: основний діяльності та з особового складу.
Розпорядчими документами є: наказ, розпорядження, вказівка, інструкція.
Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань виробничо - господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, вдосконалення структури та організації роботи підприємства. Інформаційно - довідкові документи відображають процеси прийняття управлінських рішень і самі рішення. Документування ходу виробничих нарад і оформлення документів покладається на співробітника, відповідального за ведення роботи з документами.