Внутрішні комунікації компанії
Внутрішніх комунікацій, або, як їх ще часто називають - корпоративних комунікацій, бізнес сьогодні приділяє все більше уваги. Воно й зрозуміло: це не данина моді, а зростаюча потреба і життєва необхідність. Від якості системи внутрішніх комунікацій в компанії залежить багато чого. І вже стало цілком звичним, що великі підприємства виділяють її в окремий функціонал, створюючи відповідні підрозділи і наймаючи фахівців в даній сфері. Однак невеликі організації часто абсолютно щиро вважають, що їх малі «габарити» поки дозволяють обходитися і без внутрішніх комунікацій. А деякі компанії в своєму переконанні йдуть далі, вважаючи, що внутрішніх комунікацій у них немає, і вони їм і зовсім не потрібні. Ось з цим помилкою і розберемося.
"Тут немає. І тут - немає. А що шукаємо? »
Помилка перове: в маленькій компанії немає внутрішніх комунікацій.
Перш, ніж обговорювати внутрішні комунікації, визначимося з основними поняттями.
Внутрішні комунікації - це спілкування в компанії персоналу і менеджменту в ході спільної діяльності: обмін інформацією, ідеями, думками, рішеннями, завданнями.
Канали внутрішніх комунікацій - це специфічні шляхи руху інформаційних потоків в компанії, що є інструментом розподілу інформації в певному напрямку, як і з конкретною метою.
Система внутрішніх комунікацій - структурована сукупність інформаційних каналів, що дозволяє отримувати і оптимально розподіляти інформаційні повідомлення ділового, інтелектуального і емоційного змісту в компанії цілеспрямовано і з заданою ефективністю.
З визначення внутрішніх комунікацій (далі - ВК) абсолютно очевидно, що факт їх наявності ніяк не пов'язаний з масштабом компанії і видом її бізнесу. Отже, їх не може не бути навіть в самій маленькій фірмі.
З визначення каналів внутрішніх комунікацій також очевидно, що комунікації передаються не повітряно-краплинним шляхом, як віруси, а за специфічними каналами. Отже, якщо є комунікації, тобто і канали.
З визначення системи внутрішніх комунікацій слід, що системи немає в тій компанії, де канали не структуровані і не пов'язані між собою.
Загальний висновок. при самому несприятливому розкладі в компанії немає системи внутрішніх комунікацій, а не ВК як такі.
«Ворог вступає в місто, полонених не шкодуючи, бо в кузні не було цвяха»
Якщо виходити з тези, що ВК є в будь-якої компанії, а система внутрішніх комунікацій - не скрізь, то стає зрозумілим, що при відсутності системи ВК «живуть своїм життям», розвиваються самостійно, компанією не управляються, а лише використовуються.
Помилка друга: система внутрішніх комунікацій потрібна тільки великому бізнесу, великим компаніям.
У наявності неотлаженностью процес і вічний супутник цього явища - хаос у внутрішніх комунікаціях. Ціна цього хаосу - втрати робочого часу і зниження продуктивності праці.
Як часто ми стикаємося з тим, що канали внутрішніх комунікацій використовуються нераціонально і хаотично, в кращому випадку за неформальними правилами, а в гіршому - кому як в голову прийде.
Якщо цих каналів кілька, а при сучасному рівні розвитку інформаційних технологій в будь-якому офісі їх, як правило, не один і не два, то співробітники не мають можливості структурувати потік вхідної інформації. І змушені розбирати цей потік самостійно, часто отримуючи і відправляючи дублюють один одного повідомлення по різних каналах. Інша крайність - дані передаються не по відповідних каналах. І це також результат відсутності системи внутрішніх комунікацій. Наприклад, співробітники передають файли по пошті або за допомогою інших засобів зв'язку, а не через серверне сховище, яке є в багатьох корпоративних мережах. Або призначають нараду, використовуючи скайп або який-небудь комунікатор, замість Outlook, який має відповідний сервіс. На жаль, таких прикладів безліч.
Чим менше компанія, тим простіше збудувати внутрішні комунікації в систему
Як видно, з масштабом бізнесу компанії ці речі не пов'язані. Швидше, вони пов'язані (і поглиблюються) з ростом бізнесу. І хапатися за побудову системи внутрішніх комунікацій в період бурхливого розвитку компанії - значить, слідувати відомому вітчизняному принципом «потрібно ще вчора».
Чим менше компанія, тим простіше збудувати внутрішні комунікації в систему. І коли підприємство вступить у фазу бурхливого зростання, наводити порядок в комунікаційному хаосі буде вже не з руки.
«Таїті, Таїті, що не були ми на ваших Таїті, нас і тут непогано годують»
Помилка третя: система внутрішніх комунікацій - дороге задоволення.
«Нам пісня будувати і жити допомагає»
Помилка четверта: внутрішні комунікації - це частина корпоративної культури, а корпоративна культура - це корпоративні свята, різні заходи поза роботою і інші «надмірності».
Безумовно, внутрішні комунікації - це частина корпоративної культури, причому вельми важлива її частина. Але корпоративна культура - це не тільки свята. Це культура ведення бізнесу в компанії, культура взаємодії функцій, процесів, підрозділів, співробітників. Внутрішні комунікації - це не розвага, а усвідомлена необхідність. Ставлення до неї, як до надмірності і розкоші, негативно впливає на якість будь-якого бізнес-взаємодії.
Отже, ми розібралися з основними помилками щодо внутрішніх комунікацій.
Коротке резюме. Внутрішні комунікації є в будь-якої компанії. Вони повинні бути ув'язані в систему, щоб працювати ефективно. Це не розкіш, а необхідність для успішного бізнесу. Якість комунікацій не залежить безпосередньо від розміру інвестицій в розвиток комунікаційних каналів.
Ось і криза настає ...
Тепер розглянемо такий важливий аспект, як роль і значення внутрішніх комунікацій в період кризи або проведення змін в компанії. Саме в цих випадках значимість комунікацій в цілому, а внутрішніх - зокрема, зростає настільки, що про них «згадують» навіть ті компанії, які щиро вважали систему комунікацій розкішшю або того гірше - непотрібною надмірністю.
І остання вступна «новина» з цього приводу - криза стала явищем перманентним. Кризи лише змінюють свою конфігурацію, масштаб і вид, але супроводжують бізнес-середовище постійно. Звідси мораль - вибудовувати бізнес і, відповідно, внутрішні комунікації треба з розумінням того, що ми знаходимося в стані кризи, а не безтурботним стабільності.
З настанням кризи різко зростає конкуренція бізнес-середовища. І це середовище вимагає оперативного відгуку на будь-який інформаційний сигнал, на будь-яка зміна. У конкурентній гонці виграє не той, хто володіє інформацією, а той, хто швидко і якісно нею маніпулює: знаходить, структурує, передає, отримує. Це саме те, що забезпечує система комунікацій. Всі основні ділові операції повинні проводитися швидко, чітко, якісно.
Система внутрішніх комунікацій (СВК) - це інструмент менеджменту компанії. Чітко вибудувана, вона дозволяє підвищити залученість співробітників в реалізацію стратегії бізнесу, керованість за рахунок скорочення і оптимізації інформаційних ланцюжків, тим самим зменшуючи витрати. Погодьтеся, в умовах кризи це вкрай важливо. Швидкість і якість інформаційних потоків - необхідна умова оперативного реагування компанії на швидко мінливу бізнес-середовище і ринкову ситуацію.
Ефективна СВК - інструмент, що допомагає знизити напругу всього персоналу в компанії, що знаходиться в кризовій ситуації. Саме внутрішні комунікації надають можливості доведення до персоналу ідей лідера, зниження демотивуючого впливу агресивних зовнішніх обставин, згуртування колективу і його об'єднання проти «зовнішнього ворога».
Один з найбільш згубних для корпоративного середовища факторів - інформаційний голод. Інформаційний простір компанії не терпить вакууму, і будь-яка «дірка» в ньому миттєво заповнюється фантазіями, здатними розхитати будь-яку, навіть саму струнку систему. Саме СВК підтримує рівний інформаційний фон компанії і забезпечує своєчасне надходження необхідної інформації.
Таким чином, СВК сьогодні - це аж ніяк не розкіш і привілей великого бізнесу, а система, що забезпечує виживання і розвиток компанії практично будь-якого масштабу в сучасних умовах.
Для формування СВК зовсім не обов'язково відстібати значні інвестиції. Існує маса бюджетних рішень. В тому числі тих, які дозволяють ефективніше використовувати ті комунікаційні інструменти, якими компанія вже має в своєму розпорядженні.
Інформаційні дошки, листівки, корпоративні паперові ЗМІ - старий вірний дідівський спосіб. Кому-то він здасться занадто немодно, але тим не менше він ефективний і привабливий своєю бюджетних.
Інформаційні заходи: різного формату, швидкі, мобільні, для різних аудиторій персоналу. Трохи організаційних зусиль - і необхідний інформаційний фон створений.
Так звана гучний зв'язок - швидкий і ефективний спосіб оперативного оповіщення офісу про будь-яку подію.
Все це і багато іншого, увязанное в логічну, керовану єдиним комунікаційним центром систему здатне ефективно вирішити задачу інформаційного забезпечення без додаткового фінансування. Лише за рахунок наведення порядку і регламентації роботи каналів внутрішніх комунікацій.
Внутрішні комунікації повинні працювати на випередження. Зовнішнє середовище активна, швидко формує інформаційне поле по будь-якої події, тому компанії потрібно бути готовою не доганяє поясненнями надійшла ззовні інформацію, а випереджати її проникнення своїм інформаційним посилом.
Якщо при подібних умовах компанія не працює з власним інформаційним полем, не створює прозорість для персоналу щодо стану бізнесу компанії, то доводиться пожинати плоди такої зовнішньої паніки. А Внутрікорпоративне інформаційне поле формується і наповнюється внутрішніми комунікаціями.
Коли будь-які чинники дійсно підривають бізнес компанії, завдаючи їй шкоди і змушуючи приймати непопулярні заходи щодо персоналу, внутрішні комунікації дозволяють знизити гостроту ситуації і стресові реакції. Якщо інформаційний відповідь компанії на негативні фактори надходить несвоєчасно, то є ризик, що персонал спрацює на випередження, причому відреагує швидше і агресивніше, ніж того може очікувати керівництво.
СВК створює керовані інформаційні потоки, спрямовані на співробітників компанії і витісняють неформальні домисли, зовнішні і внутрішні панічні реакції.
СВК - інструмент будь-якого сучасного керівника. Адже менеджер повинен формувати комунікацію і транслювати підлеглим свою версію пояснення того, що відбувається. Сьогодні успішний той керівник, який керує інформаційними потоками. А управляти ними можна через СВК. І сьогодні успішні ті компанії, які здатні діяти швидко, забезпечуючи високу швидкість і якість інформаційного обміну в своїй діловому середовищі. Все це вирішується системою внутрішніх комунікацій.
У кризовий період різко знижуються можливості довгострокового планування з високою часткою реалізації. Періоди реального планування стають короткими, що, однак, не скасовує природну потребу персоналу в розумінні перспектив: бізнесу, компанії і власних. Менеджмент не може собі дозволити давати людям обіцянки без гарантій їх виконання. Але якщо персонал таких прогнозів від керівництва не отримує, то виникає інформаційний вакуум, який завжди заповнюється власними припущеннями, як правило, негативними. Співробітникам завжди потрібні довгострокові прогнози - тільки так вони можуть планувати власне майбутнє або отримувати впевненість в його стабільності. Під час кризи же єдина можливість - рухатися маленькими кроками, висвітлюючи плани бізнесу на доступних і доступних для огляду (планованих) етапах. Тому надзвичайно важлива постійна комунікація менеджменту з персоналом щодо планів і можливостей бізнесу на короткостроковий період. Співробітники стратегічні плани компанії трансформують в свої маленькі гарантії «світлого майбутнього». Але коли великі плани стають по суті необгрунтованими гаслами (що для людей очевидно і тому не «гріє»), треба обов'язково пропонувати «миттєву реальність».
Образно кажучи: ми не знаємо, що буде з кліматом років через 10, а людям треба планувати своє життя в сприятливих умовах. Тому ми показуємо щотижневу динаміку погоди, на основі якої можна будувати невеликі прогнози і бути впевненим, що завтра льодовиковий період не настане.
Єдиний вихід з подібної ситуації - постійна комунікація менеджменту з персоналом компанії, що забезпечує регулярне надходження достовірної інформації рівними дозами через короткі відрізки часу. Такий ритмічний діалог - як свідчення наявності постійного зв'язку - стабілізує і оздоровлює обстановку в компанії, що вкрай важливо в кризовий період. А в сприятливій ринковій ситуації лояльно налаштовані і залучені співробітники дозволять організації вирватися вперед, утримати свої позиції на ринку або захопити вищі.
Отже, ми розглянули, що таке система внутрішніх комунікацій, і наскільки значну роль вона відіграє в бізнесі компанії. Очевидно, що система внутрішніх комунікацій - не розкіш, доступна тільки великому бізнесу, а усвідомлена необхідність для компанії будь-якого масштабу, якщо вона прагне до виживання, благополуччя і розвитку.
Хто ж повинен займатися всім цим «неспокійним господарством»?
На практиці, якщо компанія не виділяє СВК в окреме крос-функціональний напрям, то дана функція відноситься до відділу HR або PR. На мій погляд, ефективніше передати її під відповідальність HR-фахівців, тому що мети СВК безпосередньо корелюють з цілями HR-відділу, який, в свою чергу, пронизує всі бізнес-процеси компанії. PR-служба є партнером по СВК, оскільки саме вона володіє основними інструментами внутрішніх комунікацій. Нерідко трапляється ситуація, коли внутрішніми комунікаціями в компанії займається IT. Це в корені невірно, тому що IT-відділ лише поставляє технічні рішення по основних каналах СВК.
Велика епоха гордого мовчання менеджменту і покірності персоналу безповоротно пішла. На дворі ера комунікацій. Вони «прошивають» всю нашу життя і є запорукою виживання. Тому ілюзорна переконаність у відсутності і непотрібності внутрішніх комунікацій в зв'язку з масштабом компанії не є аргументом для ігнорування факту їх впливу на життя в цілому і бізнес зокрема.
Олена Рудавіна - директор з внутрішніх комунікацій ВАТ «Просвещение», експерт журналу «Кадровик»