Визначення структури таблиці
Структура таблиці може бути створена з використанням режиму таблиці або в режимі Конструктора. а також і за допомогою Майстра таблиць.
Найбільш широкі можливості по визначенню параметрів створюваної таблиці надає режим Конструктора.
При визначенні структури таблиці встановлюється, з яких полів складається окремий запис БД, і задається тип даних кожного поля. Кожне поле ідентифікується своїм ім'ям. Крім цих атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості, відображеними в нижній частині конструктора і визначають умови введення даних.
Присвоєння імен полів і вибір типу даних
Імена полів друкуються в клітинах стовпця Ім'я поля Конструктора таблиць. Ім'я поля може містити до 64 символів, включаючи пробіли, за винятком точки, знаку оклику та квадратних дужок.
У стовпці Тип даних визначається тип даних в цьому полі (перехід між стовпцями здійснюється за допомогою клавіші <Таб>). Клацнувши на стрілку в правій частині клітини, можна вибрати потрібний тип даних з списку. Поля типу Лічильник призначені для зберігання даних, значення яких не редагуються, а встановлюються автоматично при додаванні кожної нової записи в таблицю. Майстер підстановок дозволяє створювати поле, в якому користувач може вибрати значення зі сформованого заздалегідь списку.
Установка первинного ключа
В MS Accessможно виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складовою ключ.
Вказівка поля лічильника в якості ключового є найбільш простим способом створення ключових полів. Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля були визначено, то при збереженні буде видано повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки Так буде створено ключове поле лічильника.
Простий ключ визначається полем, що містить унікальні значення. Ключове поле не може містити повторювані або порожні значення. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, то слід або додати в таблицю поле лічильника і зробити його ключовим, або визначити складовою ключ.
У випадках, коли неможливо гарантувати унікальність значень кожного поля, існує можливість створити складовою ключ, що складається з декількох полів. Найчастіше така ситуація виникає для таблиці, використовуваної для скріплення двох таблиць щодо «багато-до-багатьох».
Первинний ключ може бути визначений тільки в режимі Конструктора таблиць:
1), перейдіть до поля, яке повинно стати полем первинного ключа;
2) викличте команду Правка / Ключове поле або натисніть кнопку Ключ панелі інструментів.
Ключ - поле, яке однозначно визначає відповідний запис в таблиці. В якості ключового поля найчастіше використовується поле, що містить тип даних лічильник. Однак іноді зручніше в якості ключового поля таблиці використовувати інші поля: код товару, інвентарний номер і т.п.
Тип поля визначається типом даних, яких воно містить. Поля можуть містити наступні основні типи даних, допустимих при роботі з Access:
ü Текстовий - один рядок алфавітно - цифрових символів не більше 255.
ü Числовий - число будь-якого типу (ціле, дійсне і т.д.)
ü Дата / час - поле, що містить дату або час.
ü Грошовий - поле, виражене в грошових одиницях (рублі, долари і т.д.).
ü Лічильник - містить послідовність цілих чисел, які задаються автоматично при введенні записів. Ці цифри не можуть бути змінені користувачем.
ü Логічний - містить одне зі значень TRUE (істина) або FALSE (неправда) і застосовується в логічних операціях.
ü Поле об'єкта ОLE - містить малюнки, звукові файли, таблиці Excel, документ Word і т. Д.
Установка характеристик полів
У нижній частині вікна Конструктора таблиць вказуються властивості кожного поля таблиці 5.1.
Властивості і призначення вікон
визначає індекс, що створюється по одному полю.
Введення записів виконується в режимі роботи з таблицями. Перехід до табличному поданням БД здійснюється за допомогою кнопки Режим таблиці панелі інструментів або за допомогою команди Вид / Режим таблиці.
Для переходу між стовпцями і до наступного запису використовується клавіша <Таб> або комбінація клавіш
Щоб додати малюнок або будь-який інший об'єкт в запис:
1. Перейдіть в режим Конструктора таблиць.
2. Додайте поле об'єкта ОLЕ.
3. У режимі таблиці встановіть курсор в потрібну клітину і виконайте команду Вставка®Об'ект.
Якщо об'єкт вставляється з існуючого файлу:
1. У вікні виберіть перемикач Створити з файлу.
2. Введіть повне ім'я додається файлу в поле «Файл» або натисніть кнопку Огляд і виберіть ім'я необхідного файла.
Якщо об'єкт потрібно створити:
1. Виберіть тип створюваного об'єкта в поле «Тип об'єкта».
3. Після створення малюнка або об'єкта в додатку ОLЕ виконайте команду Файл / Вихід або Файл / Вихід і повернення додатки ОLЕ.
Підтвердіть оновлення об'єкта в MS Access.
Робота з даними таблиці
Для виконання сортування даних в таблиці або формі:
1. Виберіть в таблиці або формі поле сортування. У режимі таблиці виділіть стовпець для сортування.
2. Для виконання сортування по зростанню (А-Я) чи спадний (Я-А) натисніть відповідну кнопку панелі інструментів або виберіть команду Записи / Сортування.
Фільтрація даних дозволяє вибрати з БД тільки ті записи, які задовольняють деякому умові. У MS Access існує чотири види фільтрів:
1. Фільтр по виділеному фрагменту визначає, які записи виводяться на екран шляхом виділення даних в таблиці в режимі таблиці (в тому випадку, якщо виділений фрагмент відсутній, за замовчуванням в якості умови сприймається значення того осередку, в якій стояв курсор).
2. Звичайний фільтр по команді Змінити фільтр визначає, які записи виводяться на екран шляхом вибору в якості умови значення зі списку значень кожного поля. (Використання закладки АБО внизу екрану дозволяє накладати кілька умов на значення одного поля).
3. В поле Фільтр для (контекстного меню) умова задається безпосередньо в контекстному меню для того поля, в якому це меню викликалося.
4. Розширений фільтр дозволяє проводити не тільки фільтрацію, але одночасно і сортування за зростанням або спаданням по декількох полях одночасно. У режимі роботи з таблицями, виберіть команду Записи / Фільтр / Розширений фільтр.