Визначення потреби в товарі, крок 1
Визначення потреби в товарі
Нагадаємо головну мету закупівельної діяльності - купити той товар, який можна буде продати. Ми починаємо поставку товару, тому що нашим покупцям цей товар потрібен, а не тому, що нам його вигідно запропонували, тому будь-яке постачання повинна починатися з виявлення потреби.
Потреба може бути первинна і повторна.
Інструмент: запит про введення нового товару в асортимент.
Нижче наведено зразок документа, на підставі якого закупник починає пошук товару (рис. 2.3).
Важливо. закупник не повинен приймати усні запити від своїх колег. Це обумовлено декількома причинами. Як мінімум запит може бути неправильно зрозумілий або неправильно сформульований. З кого питати в разі потрапляння цього товару в неліквіди? Як максимум той підрозділ, який ініціював процес закупівлі нового товару, завізувавши цей документ, бере на себе відповідальність за те, що запитуваний товар дійсно потрібен компанії і буде проданий за умови дотримання зазначених закупівельних умов. Грубо кажучи, бланк запиту на поставку нового товару - це договір між відділом закупівлі та відділом продажів.
Мал. 2.3. Зразок запиту на поставку товару
2. Ініціатива менеджера із закупівлі
Якщо у менеджера достатньо досвіду і повноважень, то їм може бути ініційований процес розвитку асортименту. Повноваження визначаються асортиментної політикою компанії та функціями менеджера по закупкам. Як правило, менеджер із закупівлі повинен узгодити введення нового товару в асортимент зі своїм керівництвом.
Перш ніж товар буде поставлений, потрібно визначити його місце в асортименті, роль, мета введення товару, узгодити з директорами магазинів місце для товара в торговому залі, ціну, способи просування, приблизний обсяг і динаміку продажів, необхідність навчання персоналу магазинів продажу нового товару і т . д. т. е. проробити роботу з формування асортименту, про яку докладно йшлося в першій книзі «Курсу». В іншому випадку це буде закупівля товару на авось, яка може привести до утворення неліквідів і марної витрати грошей компанії.
Постійна або повторна потреба в товарі
Товар вже введений в асортиментну матрицю, присутній там, і потрібно лише поповнити вже існуючий (або закінчився) товарний запас.
Інструмент: звіт про залишки товару.
Для прийняття рішення про необхідність поставки менеджер із закупівель оперує так званими залишками [5] (або звітами про залишки) товару - тією інформацією про кількість товару на складі (складах) компанії, яку він отримує з інформаційної системи.
Незалежно від системи, з якою працює компанія, звіти про залишки повинні виходити щодня і відповідати істинному кількості. На підставі цієї інформації менеджер приймає рішення про необхідність поставки товару, що замовляється. Рішення про кількість і терміни поставки приймається з використанням інших інструментів, про які ми скажемо нижче.
щодня незалежно від того, планується поставка чи ні (вранці або ввечері, у міру того як у вашій компанії оновлюється інформація, оприбутковується і списується товар);
в різних зрізах - залишки товарів по магазинах, по складах, по постачальникам, за кількістю, за сумою, по суміжній, взаємодоповнюючих, ПРИДБАННЯ ТОВАРІВ, а також виписаний і зарезервований товар. Саме такий різноплановий підхід покаже справжню картину (рис. 2.4 і 2.5).
Мал. 2.4. Зразок звіту по залишкам (варіант 1)
Мал. 2.5. Зразок звіту по залишкам (варіант 2)